Access Service Terms and Conditions – Canada

Terms and Conditions in English follow the French below.

  1. APPLICABILITÉ DES PRÉSENTES MODALITÉS ET CONDITIONS

ACCESS convient de fournir au CLIENT des Services logiciels conformément aux conditions et modalités énoncées au présent contrat (les « Conditions »). Dans la présente Entente, (i) les « Services logiciels » correspondent aux services et solutions de stockage de dossiers électroniques; (ii) le « Logiciel » correspond à tout logiciel, programme, algorithme, bibliothèque, utilitaire, outil, interface visuelle, graphique, concept, compilation ou tout autre code ou programme informatique, de même que la documentation y afférente, étant fournis par ACCESS au CLIENT en lien avec les Services logiciels ou étant accédés par le CLIENT par Internet ou tout autre moyen de communication à distance, dont les sites Web, portails et solutions d’infonuagique; et (iii) les « Services » s’entend des Services logiciels de même que tous les autres services fournis en vertu de la présente Entente. Tout achat de Services logiciels auprès d’ACCESS sera uniquement pour l’usage interne exclusive du CLIENT et non à des fins de revente. Le CLIENT s’engage à rémunérer ACCESS pour la prestation de ses Services logiciels conformément à la Grille tarifaire en vigueur.

Toute demande de Services logiciels par le CLIENT auprès d’ACCESS et/ou la prestation de Services logiciels par ACCESS et/ou le paiement par le CLIENT pour des Services logiciels entraîne l’acceptation par le CLIENT de toutes les Modalités et conditions des présentes. Si le CLIENT émet un bon de commande, note ou autre document qui prétend viser des services non convenus et acceptés par écrit par un dirigeant autorisé d’ACCESS, le bon de commande, note ou autre document sera alors traité comme étant un document interne du CLIENT uniquement, et n’ayant aucune force obligatoire pour ACCESS, que ledit document soit transmis avant ou après le début de la prestation des Services. Tout accord juridiquement contraignant entre le CLIENT et ACCESS concernant les Services logiciels remplacera les présentes Modalités et conditions. Aux fins des présentes Modalités et conditions, « ACCESS » réfère à la société filiale ou affiliée à ACCESS CIG, LLC fournissant les Services logiciels au CLIENT.

  1. SERVICES LOGICIELS : ACCESS fournira les Services logiciels relativement aux Dossiers du CLIENT. Si le terme « Dossiers » n’est pas déjà défini dans l’Entente, celui-ci réfère alors aux documents, données, supports, images et fichiers électroniques ou numériques, et tous les autres objets remis par le CLIENT. Les Services logiciels débuteront à la demande du CLIENT pour lesdits Services. Le CLIENT reconnaît et convient qu’il n’a aucun contrôle sur la manière, les moyens ou les méthodes par lesquels ACCESS exécute les Services visés aux présentes.
  2. DROITS DE PROPRIÉTÉ:
    1. Le Logiciel et les Services logiciels sont et demeurent la propriété exclusive d’ACCESS ou des tiers desquels ACCESS a obtenu le droit de les utiliser et de les distribuer. Il est entendu qu’ACCESS et lesdits tiers conserveront leurs droits et titres de propriété respectifs relativement au Logiciel ou aux Services logiciels, ainsi que tout autre élément de propriété intellectuelle détenu ou fourni par ACCESS. ACCESS accorde au CLIENT une licence limitée, personnelle, révocable, non exclusive, non cessible et ne pouvant être octroyée en sous-licence pour accéder et utiliser les Services logiciels (la « Licence »), et ce, uniquement dans la mesure requise pour utiliser les Services logiciels conformément aux Modalités et conditions des présentes. La résiliation de la Licence accordée au CLIENT coïncidera avec la fin de l’entente sous-jacente en vertu de laquelle ACCESS a fourni les Services logiciels. Le CLIENT s’abstiendra de contester ou d’aider toute autre personne ou entité à contester le droit, le titre ou l’intérêt d’ACCESS à l’égard du Logiciel et des Services logiciels d’ACCESS.
    2. PROPRIÉTÉ DES DOSSIERS DU CLIENT. Tous les Dossiers électroniques, images et données (les « Dossiers ») du CLIENT demeureront la propriété exclusive de ce dernier. ACCESS convient de ne pas copier, numériser, transférer, vendre, divulguer, accorder de licence, modifier ou utiliser autrement les Dossiers du CLIENT à toute autre fin que dans le cadre de la prestation des Services prévus aux présentes ou en lien avec ceux-ci.
  3. DISPONIBILITÉ ET SOUTIEN DES SERVICES LOGICIELS: ACCESS assurera une surveillance vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sept jours sur sept de l’infrastructure du réseau, et des systèmes informatiques et d’exploitation afin de déceler et de corriger les anomalies. Cela comprend la détection des intrusions, ainsi que la surveillance de l’environnement, du réseau, de l’équilibrage des charges, du serveur Web, des bases de données et des pare-feux. Les Services logiciels ne seront pas accessibles durant les opérations de maintenance prévues (à l’heure actuelle, de 9 heures à 21 heures, heure de l’Est, le deuxième samedi de chaque mois, sous réserve de modifications pouvant être apportées à la discrétion d’ACCESS) ou autrement prévues par ACCESS suivant un préavis raisonnable transmis au CLIENT. ACCESS n’exerce aucun contrôle sur la connectivité aux Services logiciels et n’offre aucune garantie à cet égard. ACCESS a le droit de bloquer tout accès au Logiciel et aux Services logiciels si ACCESS estime, à sa discrétion raisonnable, qu’il serait judicieux de le faire pour préserver l’intégrité ou la sécurité du Logiciel ou des Services logiciels. Le CLIENT fera en sorte que seuls ses utilisateurs autorisés ont accès aux Services logiciels et que ces derniers emploient les Services logiciels de manière sécuritaire et en stricte conformité avec les Modalités et conditions de la présente Entente et toutes autres directives émises par ACCESS. ACCESS fournira au CLIENT tout soutien qu’ACCESS jugera raisonnable et nécessaire pour la prestation et l’utilisation des Services logiciels, de 8 heures à 20 heures, heure de l’Est. Toutefois, si ACCESS détermine de manière raisonnable que ledit soutien s’avère nécessaire pour toute raison autre qu’une erreur d’ACCESS, le CLIENT convient de payer ACCESS pour ledit soutien en fonction du temps et des matériaux requis.
  4. MODALITÉS DE L’UTILISATION DES SERVICES:
    1. LIMITES APPLICABLES À L’UTILISATION DES SERVICES LOGICIELS. Le CLIENT convient de ne pas entreprendre aucune des actions suivantes, que ce soit directement ou indirectement, et d’empêcher tous ses utilisateurs d’entreprendre ou de tenter d’entreprendre les actions suivantes : (i) utiliser le Logiciel ou les Services logiciels afin d’exploiter un bureau de service ou de soutenir les besoins de tierces parties en matière de numérisation, de stockage, d’indexation, de codage et de conservation de documents; (ii) créer ou permettre la création de versions dérivées, modifiées ou adaptées du Logiciel ou des Services logiciels; (iii) décompiler, désosser ou désassembler le Logiciel ou les Services logiciels; (iv) distribuer ou divulguer le Logiciel ou les Services logiciels; (v) effacer ou modifier toute marque de propriété ou déclaration restrictive insérée dans le Logiciel ou les Services logiciels; (vi) utiliser tout robot, moteur de balayage, programme, ou autre dispositif automatique ou procédé manuel pour copier ou effacer des images, ou pour surveiller, copier ou reproduire le Logiciel ou les Services logiciels; (vii) effectuer des tests automatisés sur le Logiciel ou les Services logiciels pour en évaluer le chargement et la pénétration, sans que ces tests aient été prévus et approuvés par ACCESS; (viii) modifier le Logiciel ou les Services logiciels ou nuire au bon fonctionnement du Logiciel ou des Services logiciels; (ix) permettre l’utilisation du Logiciel ou des Services logiciels par toute partie tierce; ou (x) utiliser le Logiciel ou les Services logiciels de façon à enfreindre les lois ou règlements applicables aux échelles locales, provinciales, fédérales ou internationales.
    2. CONFIGURATION INFORMATIQUE REQUISE. Le CLIENT et tous ses utilisateurs doivent maintenir les configurations minimales nécessaires qui répondent aux exigences de système recommandées pour accéder aux Services logiciels comme elles sont décrites dans les spécifications techniques du produit affichées sur le site Web d’ACCESS (https://www.accesscorp.com/carta-recommended-system-requirements/). ACCESS se réserve le droit de modifier lesdites configurations minimales au besoin afin d’effectuer des mises à niveau du Logiciel ou des Services logiciels.
    3. SÉCURITÉ DU RÉSEAU/DONNÉES NUMÉRIQUES, MOTS DE PASSE, ETC. Le CLIENT demeurera responsable des processus et procédures nécessaires pour sécuriser son réseau et l’accès aux Services logiciels par l’entremise de son réseau pour empêcher tout accès non autorisé, incluant, mais sans s’y limiter, tout mauvais usage ou toute appropriation illicite de mots de passe émis par le CLIENT ou ses utilisateurs. Le CLIENT préservera la confidentialité et la sécurité de ses mots de passe. En outre, si le CLIENT transmet des Dossiers électroniques, celui-ci devra veiller à effectuer ledit transfert par voie électronique sécurisée dans le format FTPS ou conformément au protocole HTTPS, ou crypter tous les Dossiers électroniques avant leur transmission à ACCESS de façon à les rendre inutilisables, illisibles ou indéchiffrables par des personnes non autorisées. Advenant tout mauvais usage ou toute appropriation illicite de mots de passe, ou toute défaillance dans le transfert sécurisé de Dossiers comme il est décrit aux présentes, le CLIENT convient de libérer, d’indemniser et de tenir ACCESS à couvert relativement à tous les dommages subis ou tous les frais encourus, y compris les frais juridiques raisonnables (collectivement, les « Frais ») pouvant en découler, et d’en assumer toute la responsabilité. Il est entendu qu’ACCESS n’assumera aucune responsabilité en ce qui concerne tout dommage subi par le CLIENT ou par toute partie tierce résultant de toute brèche de la sécurité du réseau ou des données numériques, incluant à titre d’exemple tout mauvais usage ou appropriation illicite des mots de passe créés pour le CLIENT ou ses utilisateurs.
  5. GARANTIE LIMITÉE: ACCESS garantit que ses pratiques et politiques en matière de sécurité correspondent au minimum avec les pratiques et politiques courantes employées dans l’industrie pour protéger des logiciels comparables au Logiciel contre les intrusions physiques et l’introduction de codes informatiques pouvant détruire, interrompre ou compromettre autrement, mais de façon importante ou nuire sensiblement au fonctionnement normal des Services logiciels. SAUF TOUTE DISPOSITION DU PRÉSENT PARAGRAPHE, ACCESS NE FAIT AUCUNE DÉCLARATION, NE DONNE AUCUNE GARANTIE ET NE PREND AUCUN ENGAGEMENT QUE CE SOIT, DE MANIÈRE EXPRESSE OU IMPLICITE, QUANT AUX SERVICES LOGICIELS, INCLUANT, MAIS SANS S’Y LIMITER, TOUTE GARANTIE IMPLICITE DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ADÉQUATION À UNE UTILISATION PARTICULIÈRE ET D’ABSENCE DE CONTREFAÇON. SAUF TOUTE DISPOSITION EXPRESSE DES PRÉSENTES, LES SERVICES LOGICIELS, LEURS COMPOSANTES, INTERFACES ET TOUT ÉQUIPEMENT Y AFFÉRENT, AINSI QUE TOUTE DOCUMENTATION ET TOUT AUTRE MATÉRIEL SONT FOURNIS « TELS QUELS ». SAUF TOUTE DISPOSITION EXPRESSE DES PRÉSENTES, ACCESS, LES ENTITÉS ET SOCIÉTÉS AFFILIÉES D’ACCESS NE FONT AUCUNE DÉCLARATION NI NE DONNENT AUCUNE GARANTIE QUANT AUX SERVICES LOGICIELS OU AUX RÉSULTATS POUVANT ÊTRE OBTENUS PAR L’EMPLOI DES SERVICES LOGICIELS OU AUPRÈS D’ACCESS. ACCESS, LES ENTITÉS ET SOCIÉTÉS AFFILIÉES D’ACCESS NE FONT AUCUNE DÉCLARATION NI NE DONNENT AUCUNE GARANTIE QUE LES SERVICES LOGICIELS SERONT OFFERTS SANS INTERRUPTION, EN TOUTE SÉCURITÉ, SANS ERREUR, COMPLETS ET PRÉCIS.
  6. TARIFS ET PAIEMENT: Le CLIENT s’engage à verser à ACCESS des frais pour les Services logiciels comme indiqué à la Grille tarifaire ci-jointe et dans tout EDT applicable, lesquels sont tous intégrés aux présentes par renvoi. Les délais sont de rigueur pour tous les paiements. ACCESS se réserve le droit, à son gré, de modifier de temps à autre les tarifs et les Services logiciels stipulés dans la Grille tarifaire, après avoir transmis au CLIENT un avis de modification trente (30) jours au préalable. Tout avis mentionné dans le présent paragraphe peut être transmis par courrier électronique, par télécopieur ou par courrier de première classe à un employé ou représentant du CLIENT. Les frais d’abonnement relatifs au Logiciel sont facturés à l’avance sur une base annuelle. Tous les autres Services logiciels seront facturés sur une base mensuelle à terme sauf indication contraire dans la Grille tarifaire. Les frais ne sont pas calculés au prorata. Le paiement intégral de tous les frais est exigible dans un délai de 30 jours suivant la date de chaque facture d’ACCESS.
  7. DURÉE: Les Services logiciels débuteront à la demande du CLIENT pour lesdits Services et se termineront ou arriveront à échéance conformément aux Modalités et conditions de l’Entente. À la résiliation ou toute autre forme d’échéance du Contrat pour quelque raison que ce soit, les Dossiers électroniques seront (a) extraits et livrés au CLIENT ou rendus disponibles pour collecte par le CLIENT, ou (b) être détruits ou supprimés, et ce, au choix du CLIENT, pourvu que tous les frais dus à ACCESS aux termes du Contrat, notamment les frais d’extraction, de livraison ou de destruction, doivent être payés intégralement en fonds immédiatement disponibles avant l’extraction, la livraison ou la destruction des Dossiers électroniques. Nonobstant toute expiration ou résiliation des présentes Modalités et conditions pour quelque raison que ce soit, (A) toutes les dispositions de l’Entente, notamment celles portant sur les frais applicables aux Services logiciels, continueront de s’appliquer après l’échéance ou la résiliation de l’Entente jusqu’à ce que le compte du CLIENT soit fermé et que tous les Dossiers du CLIENT soient retirés des installations et systèmes d’ACCESS; (B) toutes les dispositions portant sur les obligations d’indemnisation et les limitations de responsabilité prévues expressément aux présentes demeureront en vigueur; et (C) la responsabilité de l’une des Parties relativement à un manquement survenant avec l’expiration, la résiliation ou le retrait des Dossiers et autres biens demeurera aussi en vigueur.
  8. INDEMNISATION :
    1. ACCESS défendra et indemnisera le CLIENT ainsi que ses employés, administrateurs, dirigeants et mandataires (collectivement, les « Représentants ») à l’égard d’une réclamation ou d’une action d’un tiers à l’encontre du CLIENT ou de ses Représentants, dans la mesure où cette réclamation ou action est fondée sur une allégation voulant que les Services logiciels, lorsqu’ils sont utilisés de la manière autorisée aux présentes, violent ou usurpent un brevet, un droit d’auteur enregistré ou d’autres droits de propriété intellectuelle du tiers aux États-Unis (« Réclamations emportant indemnisation »), et indemnisera le CLIENT à l’égard des Coûts adjugés par un tribunal compétent dans le cadre d’une Réclamation emportant indemnisation ou d’un règlement convenu par ACCESS. Si une partie des Services logiciels fait l’objet ou, de l’avis d’ACCESS, est susceptible de faire l’objet d’une Réclamation emportant indemnisation, ACCESS pourra à son gré : (i) obtenir le droit (a) pour le CLIENT de continuer d’utiliser les Services logiciels, ou (b) de permettre à ACCESS de continuer à fournir les Services logiciels, (ii) modifier les Services logiciels de manière à mettre fin à la violation; (iii) remplacer les Services logiciels par des services équivalents n’entraînant pas de violation; ou (iv) mettre fin aux Services logiciels et rembourser au prorata les frais payés d’avance pour le reste de la Durée. S’il est mis fin à l’Entente, le CLIENT cessera immédiatement d’accéder et d’utiliser les Services logiciels. Nonobstant ce qui précède, ACCESS n’a aucune obligation aux termes du présent paragraphe ou autrement à l’égard des réclamations découlant : (1) de modifications aux Services logiciels qui n’ont pas été effectuées par ou pour ACCESS; (2) de la combinaison, de l’exploitation ou de l’utilisation des Services logiciels en conjonction avec un produit ou des services de tiers n’ayant pas été fournis par ACCESS (une telle combinaison donnant lieu à une Réclamation emportant indemnisation); (3) du respect d’ACCESS des spécifications ou directives écrites du CLIENT, notamment en ce qui concerne l’incorporation de logiciels, de documents ou de processus fournis ou demandés par le CLIENT; ou (4) de toute utilisation des Services logiciels par le CLIENT qui n’est pas conforme aux Modalités et conditions. Le présent paragraphe prévoit les seuls recours à la disposition du CLIENT dans le cadre des Réclamations emportant indemnisation et aucune disposition des Modalités et conditions de l’Entente ou d’ailleurs n’oblige ACCESS à indemniser davantage le CLIENT.
    2. Le CLIENT convient de défendre, d’indemniser et de tenir à couvert ACCESS, les sociétés affiliées d’ACCESS et leurs Représentants respectifs (collectivement, les « Représentants ») à l’encontre de toute réclamation ou poursuite issue d’une tierce partie découlant ou en lien avec : (i) tout défaut du CLIENT d’obtenir toute licence pertinente, droits de propriété intellectuelle, ou autres permissions, certifications réglementaires ou approbations requises en lien avec les Dossiers, technologies ou données fournies par le CLIENT, ou composantes que le CLIENT aurait stipulées ou demandées soient intégrées aux Services logiciels; (ii) toute violation par le CLIENT des droits de propriété d’ACCESS comme décrits dans les Modalités et conditions; et (iii) toute déclaration inexacte quant à l’existence d’une licence d’exportation ou toute allégation émise contre ACCESS suivant une infraction réelle ou prétendue des lois, règlements ou ordonnances applicables en matière d’exportation.
    3. Procédure d’indemnisation. La Partie indemnisée doit : (i) aviser sans délai par écrit la Partie qui indemnise de l’existence de toute réclamation; (ii) accorder à la Partie qui indemnise le plein contrôle de la contestation et du règlement de toute réclamation; (iii) collaborer avec la Partie qui indemnise, aux frais de cette dernière, à la contestation et au règlement de toute réclamation.

FIN DES MODALITÉS ET CONDITIONS                                                                                                                                                                                                                  Version 4/6/2020

Terms and Conditions in English

  1. APPLICABILITY OF THESE TERMS AND CONDITIONS

ACCESS agrees to provide Software Services to CLIENT in accordance with the terms and conditions below   (the “Terms and Conditions”).   As used herein, (i) “Software Services” shall mean electronic records storage services and solutions; (ii) “Software” shall mean any and all software, program, algorithm, library, utility, tool, visual interface, graphic, design, compilation, or other computer or program code in any form, as well as related documentation, provided by ACCESS to CLIENT in connection with the Software Services, or accessed by CLIENT through the internet or other remote means, such as websites, portals and “cloud based” solutions; and (iii) “Services” shall mean Software Services, as well as any other services provided under the Agreement. The purchase of Software Services from Access shall be solely for CLIENT’s own internal use and not for resale. CLIENT agrees to pay ACCESS the fee(s) for Software Services in accordance with its then current Price Schedule.

The request of any Software Services by the CLIENT to ACCESS and/or the actual provision of Software Services by ACCESS and/or the payment by CLIENT for any such Software Services, shall constitute acceptance by CLIENT of all of these Terms and Conditions. If CLIENT issues a purchase order, memorandum or any other instrument purporting to cover Services that is not accepted in writing by an authorized officer of ACCESS, then such purchase order, memorandum or other instrument shall be for CLIENT’s internal purposes only, and is not binding upon ACCESS whether communicated before or after commencement of Services. Any currently enforceable agreement between CLIENT and ACCESS regarding Software Services shall supersede these Terms and Conditions. For purposes of these Terms and Conditions, “ACCESS” means that particular subsidiary or affiliate of Access CIG, LLC that is providing the Software Services to CLIENT.

  1. SOFTWARE SERVICES: ACCESS shall provide Software Services in connection with CLIENT’s Records. If the term Records is not defined in the Agreement, then “Records” shall mean CLIENT’s documents, data, media, electronic or digital images and records, and other deposit items. Software Services shall begin at the request for same by CLIENT.  CLIENT shall not control the manner, means or methods by which ACCESS performs the Software Services.
  2. OWNERSHIP RIGHTS:
    1. ACCESS. The Software and Software Services are the exclusive property of ACCESS or the third parties from whom ACCESS has secured the right to use and distribute such. ACCESS and such third parties shall retain their respective right and title to all proprietary rights in the Software or the Software Services, and to any other intellectual property owned or otherwise provided by ACCESS. Solely to the extent necessary to utilize the Software Services in accordance with the Terms and Conditions, ACCESS grants CLIENT a limited, personal, revocable, non-exclusive, non-transferable, and non-sublicensable license to access and use the Software Services (“License”). CLIENT’s License shall end coterminous with termination of the underlying agreement pursuant to which ACCESS provided Software Services.  CLIENT shall not challenge, or assist any other person or entity in challenging, ACCESS’ right, title, and/or interest in the Software or Software Services
    2. CLIENT RECORDS PROPERTY OF CLIENT. All CLIENT electronic data, images and information (“Records”) shall remain the exclusive property of CLIENT. ACCESS shall not copy, scan, transfer, sell, disclose, license, alter or otherwise use the CLIENT Records for any purpose other than in relation to or arising out of provision of the Services.
  3. SOFTWARE SERVICES AVAILABILITY AND SUPPORT: ACCESS shall provide 24 hours a day and seven days a week, monitoring of the computing, operating and network infrastructure to detect and correct abnormalities. This includes environmental monitoring, network monitoring, load balance monitoring, web server and database monitoring, firewall monitoring and intrusion detection. Software Services shall not be available  during scheduled maintenance (presently from 9am to 9pm eastern time on the second Saturday of every month and subject to change at ACCESS’ discretion) or as otherwise scheduled by ACCESS with reasonable notice to CLIENT.  ACCESS does not control and does not guarantee connectivity to the Software Services. ACCESS shall have the right to block any and all access to the Software or the Software Services as ACCESS may, in its reasonable discretion, deem prudent to preserve the security or integrity of the Software or the Software Services. CLIENT shall cause only its authorized users to use the Software Services in a secure manner, and strictly in accordance with the Terms and Conditions of the Agreement and any other directions of ACCESS. ACCESS shall provide CLIENT with such support as ACCESS reasonably determines is necessary for the provision and use of the Software Services from 8am to 8pm eastern time, provided, however, that if ACCESS reasonably determines that support is required as a result of any reason other than the fault of ACCESS, CLIENT agrees to pay ACCESS for such support on a time and material basis.
  4. SERVICE AND USE TERMS:
    1. LIMITS ON USE OF SOFTWARE SERVICES. CLIENT shall not, directly or indirectly, take any of the following actions, and shall prevent any and all of its users from taking or attempting to take any of the following actions: (i) using the Software or Software Services to operate a service bureau or otherwise support the document scanning, storage, indexing, coding, and retention processes of third parties; (ii) creating or enabling the creation of derivative works, modifications, or adaptations to the Software or Software Services; (iii) decompiling, reverse engineering or disassembling the Software or Software Services; (iv) distributing or disclosing the Software or Software Services to third parties; (v) removing or modifying any proprietary marking or restrictive legends placed on the Software or Software Services; (vi) using any robot, spider, other automatic device, program, or manual process to copy or delete images, or to monitor, copy, or reproduce the Software or Software Services; (vii) performing automated load testing or penetration testing against the Software or Software Services without being scheduled and approved by ACCESS; (viii) modifying the Software or Software Services, or interfering with the proper operation of the Software or Software Services; (ix) allowing the use of the Software or Software Services by any third party; or (x) using the Software or Software Services in violation of any applicable local, state, national or international law or regulation.
    2. NECESSARY COMPUTER CONFIGURATION. CLIENT and any and all of its users shall maintain minimum configurations for accessing the Software Services which meet the recommended system requirements defined in the product technical specifications on the ACCESS website (https://www.accesscorp.com/carta-recommended-system-requirements/). ACCESS reserves the right to modify these minimum configurations as may be required to accommodate upgrades to the Software or Software Services.
    3. NETWORK/DIGITAL DATA SECURITY, PASSWORDS, ETC.CLIENT shall be responsible for processes and procedures to secure its network, and access through its network, to the Software Services against unauthorized access, including, but not limited to preventing the misuse or misappropriation of passwords issued to CLIENT or any of its users. CLIENT shall maintain the confidentiality and security of its passwords. In addition, if CLIENT transfers electronic Records, CLIENT shall do so securely by SFTP or HTTPS connection, or will encrypt any electronic Records prior to its delivery to ACCESS so as to render such Records unusable, unreadable and/or indecipherable by any unauthorized person. In the event of any misuse or misappropriation of passwords, or any failure to transfer Records securely as stated herein, CLIENT will be solely responsible for, and hereby releases and will indemnify and hold harmless ACCESS from, any liability, damages or costs, including reasonable legal fees, (collectively, “Costs”) arising therefrom. ACCESS shall have no liability whatsoever for any damages suffered by CLIENT or by any third party due to any breach of CLIENT’s network/digital data security, including, for example, any misuse or misappropriation of passwords issued to CLIENT or any and all users.
  5. LIMITED WARRANTY: ACCESS warrants that its security practices and policies will be no less than the usual and customary practices and policies currently used in the industry to safeguard software comparable to the Software against physical intrusion and the intrusion of any computer code that has the ability to destroy, interrupt or otherwise materially and adversely affect the normal operations of the Software Services. EXCEPT AS PROVIDED IN THIS PARAGRAPH, ACCESS MAKES NO OTHER REPRESENTATION, COVENANT OR WARRANTY OF ANY KIND, NATURE OR DESCRIPTION, EXPRESS OR IMPLIED, WITH RESPECT TO ITS SOFTWARE SERVICES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND NON-INFRINGEMENT. EXCEPT AS EXPRESSLY PROVIDED HEREIN, THE SOFTWARE SERVICES, ITS COMPONENTS, INTERFACES, ANY RELATED EQUIPMENT, ANY DOCUMENTATION, AND OTHER MATERIALS, ARE PROVIDED STRICTLY ON AN “AS IS” BASIS. EXCEPT AS EXPRESSLY PROVIDED HEREIN, NEITHER ACCESS NOR ANY ACCESS ENTITY OR AFFILIATE MAKES ANY REPRESENTATION OR WARRANTY AS TO THE SOFTWARE SERVICES OR AS TO THE RESULTS TO BE ATTAINED FROM THE SOFTWARE SERVICES OR FROM ACCESS. NEITHER ACCESS NOR ANY ACCESS ENTITY OR AFFILIATE MAKES ANY WARRANTY OR REPRESENTATION THAT ACCESS TO THE SOFTWARE SERVICES WILL BE UNINTERRUPTED, SECURE, COMPLETE, ACCURATE, RELIABLE, OR ERROR FREE.
  6. RATES AND PAYMENT: CLIENT agrees to pay to ACCESS charges for Software Services as set forth in the attached Price Schedule(s) and any applicable SOW(s), all of which are incorporated herein by reference. Time is of the essence for all payments. ACCESS may amend pricing and Software Services in the Price Schedule from time to time in its discretion 30 days after notice of any change is sent to CLIENT.  Notice under this Paragraph may be sent by email, fax or first class mail to an employee or representative of CLIENT. Software subscription fees are billed annually in advance. All other Software Services shall be billed monthly in arrears unless otherwise specified in the Price Schedule. Charges are not pro-rated. Payment for all charges is due in full within 30 days from the date of each ACCESS invoice.
  7. TERM: The Software Services shall begin upon the request for Software Services and terminate or expire in accordance with the terms and conditions of the Agreement. Upon the expiration or other termination of the Terms and Conditions for any reason, electronic Records will be (a) extracted and delivered to CLIENT or otherwise made available for pick-up by CLIENT, or (b) destroyed or deleted, as CLIENT may request, provided that any and all charges due to ACCESS under the Agreement and the Terms and Conditions, including but not limited to extraction, delivery or destruction charges, must be paid in full in good funds prior to extraction, and delivery or destruction of any Records. Notwithstanding any expiration or other termination of the Terms and Conditions for any reason, (A) all terms of the Terms and Conditions and the Agreement, including charges for Software Services, will continue to apply after such expiration or other termination until CLIENT’s account is closed and all CLIENT’s Records are removed from ACCESS’ facilities and/or systems; (B) all express indemnification obligations and limitations on liability provided herein shall survive; and (C) a Party’s liability for breach occurring prior to such expiration, termination, or later removal of Records and property, shall survive.
  8. INDEMNIFICATION:
    1. ACCESS shall defend and indemnify CLIENT and its employees, officers, directors, and agents (collectively “Representatives”) against a third party claim or action brought against CLIENT or its Representatives, to the extent that such claim or action is based on an allegation that the Software Services, when used as authorized under the Terms and Conditions, infringe or misappropriate that third party’s United States patent, registered copyright, or other intellectual property rights (“Indemnified Claims”), and ACCESS will indemnify CLIENT and its Representatives against any Costs finally awarded by a court of competent jurisdiction attributable to such an Indemnified Claim or agreed to settlement by ACCESS. If any portion of the Software Services becomes, or in ACCESS’ opinion, is likely to become, the subject of an Indemnified Claim, then ACCESS may at its option: (i) obtain the right: (a) for CLIENT to continue using such Services, or (b) to allow ACCESS to continue performing the Services; (ii) modify such Software Services to make them non-infringing; (iii) replace such Software Services with a non-infringing equivalent; or (iv) terminate the Software Services and refund any pre-paid fees on a pro rata basis for the remaining Term. Upon such termination, CLIENT will immediately cease all access and use to the Software Services. Notwithstanding the foregoing, ACCESS shall have no obligation under this Paragraph, or otherwise, for any claim resulting or arising from: (1) modifications of the Software Services that were not performed by or on behalf of ACCESS; (2) the combination, operation, or use of the Software Services in connection with a third-party product or services not supplied by ACCESS (the combination of which causes an Indemnified Claim); (3) ACCESS’ compliance with CLIENT’s written specifications or directions, including the incorporation of any software, materials, or processes provided by or requested by CLIENT; or (4) any use of the Software Services by CLIENT not in accordance with the Terms and Conditions. This Paragraph states CLIENT’s exclusive remedies for any Indemnified Claims, and nothing in the Agreement or the Terms and Conditions or elsewhere will obligate ACCESS to provide any greater indemnity to CLIENT.
    2. CLIENT shall defend, indemnify, and hold harmless ACCESS and ACCESS Affiliates and their respective Representatives against any third-party claim or action arising out of or relating to: (i) CLIENT’s failure to obtain any appropriate license, intellectual property rights, or other permissions, regulatory certifications, or approvals associated with Records, technology, or data provided by CLIENT, or components directed or requested by CLIENT to be installed or integrated into the Software Services; (ii) CLIENT’s breach of ACCESS’ proprietary rights as stated in the Terms and Conditions; and (iii) any inaccurate representation regarding the existence of an export license or any allegation made against ACCESS due to CLIENT’s violation or alleged violation of applicable export laws, regulations, or orders.
    3. Indemnification Procedure. The indemnified Party will: (i) promptly notify the indemnifying Party in writing of any such claim(s); (ii) grant the indemnifying Party sole control of the defense and resolution of such claim(s); and (iii) cooperate with the indemnifying Party, at the indemnifying Party’s expense, in defending and resolving the claim(s).

Version 4/6/2020