Access Service Terms and Conditions – Canada

Terms and Conditions in English follow the French below.

  1. APPLICABILITÉ DES MODALITÉS ET CONDITIONS
    Les présentes modalités et conditions (les « Modalités et conditions ») régissent et s’appliquent à ce qui suit : (A) l’entreposage et la gestion par ACCESS (collectivement les « Services d’entreposage ») de documents, de supports physiques, de pièces entreposées sur rayons ouverts, d’images numériques (y compris les services d’imagerie), de dossiers et d’autres objets déposés (collectivement les « Dossiers »); et (B) les services offerts par ACCESS pour détruire de façon sécurisée les Dossiers (les « Services de destruction » et, collectivement avec les Services d’entreposage, les « Services ») qui sont fournis à toute personne ou entité (le « CLIENT ») en l’absence d’un contrat écrit en vigueur entre le CLIENT et ACCESS concernant ces Services. Le dépôt de matériel par le CLIENT auprès d’ACCESS (ou de tout prédécesseur d’ACCESS) aux fins d’entreposage, la garde effective par ACCESS du matériel du CLIENT pour fins d’entreposage, une demande pour d’autres Services d’ACCESS ou le paiement par le CLIENT pour des Services constitue une acceptation par le CLIENT de l’ensemble des présentes Modalités et conditions. Si le CLIENT émet un bon de commande, une note ou tout autre instrument censé couvrir les Services qui n’est pas accepté par écrit par un dirigeant autorisé d’ACCESS, le bon de commande, la note ou l’instrument en question sera émis pour usage interne du CLIENT seulement, et ne liera pas ACCESS, qu’il soit transmis avant ou après le début des Services. Tout contrat en vigueur entre le CLIENT et ACCESS concernant les Services l’emporte sur les présentes Modalités et conditions. Aux fins des présentes Modalités et conditions, « ACCESS » désigne toute filiale ou tout membre du groupe d’Access CIG, LLC qui offre les Services au CLIENT.
  2. SERVICES D’ENTREPOSAGE
    ACCESS fournira des Services d’entreposage pour les Dossiers du CLIENT selon les demandes du CLIENT.
  3. SERVICES DE DESTRUCTION
    A. Destruction des Dossiers entreposés – ACCESS peut fournir des Services de destruction si le CLIENT en fait la demande. ACCESS ne détruira pas les Dossiers sans l’autorisation écrite du CLIENT. À la demande du CLIENT, ACCESS fournira un certificat de destruction au CLIENT. Le CLIENT libère et indemnisera ACCESS de toutes les obligations, frais, amendes, pénalités, dommages et coûts, y compris les frais juridiques raisonnables (collectivement les « Coûts ») découlant de la destruction des Dossiers conformément à l’autorisation écrite du CLIENT ou se rapportant à cette destruction.
    B. Autres Services de destruction – À la demande du CLIENT, dans le cadre des Services de destruction, ACCESS peut (i) fournir des consoles de déchiquetage et d’autres équipements (les « Consoles ») dans les locaux du CLIENT pour la collecte des papiers, bandes et autres supports physiques devant être détruits; (ii) entretenir les Consoles selon un horaire convenu ou au besoin; (iii) fournir des services de déchiquetage mobiles sur place selon un horaire convenu ou au besoin; ou (iv) détruire le matériel de façon sécurisée conformément aux normes de l’industrie. Le CLIENT ne placera que du papier de bureau dans les Consoles désignées pour le papier, et que des supports physiques de stockage acceptés dans les Consoles désignées pour ces derniers (les agrafes et petits trombones sont acceptables). Le CLIENT libère et indemnisera ACCESS de tous Coûts découlant de la destruction de tout matériel placé dans les Consoles ou déposé aux fins de destruction, ou s’y rapportant. Le CLIENT doit rembourser ACCESS pour tout dommage ou toute perte des Consoles et tout dommage aux déchiqueteuses d’ACCESS causé par la mise de tout autre matériel dans les Consoles. Le Client doit payer des frais de récupération de cinquante (50) dollars par Console lorsqu’ACCESS récupère une ou des Consoles des locaux du CLIENT.
  4. AUTRES MODALITÉS CONCERNANT L’ENTREPOSAGE, LA CONSULTATION ET LA LIVRAISON DE DOSSIERS
    A. Il est interdit au CLIENT d’entreposer auprès d’ACCESS des matières susceptibles d’attirer des insectes ou de la vermine, hautement inflammables, explosives, toxiques, radioactives, dangereuses, dont l’entreposage est illégal ou qui sont autrement réputées par ACCESS comme représentant un danger (les « Matières interdites »). ACCESS se réserve le droit, sans y être obligée, d’inspecter les Dossiers et peut refuser d’accepter, ou enlever et retourner au CLIENT, des Matières interdites. Il est également interdit au CLIENT d’entreposer auprès d’ACCESS des souvenirs ou objets de collection, des objets ayant une valeur historique (tels que des fossiles, manuscrits historiques, journaux ou photographies), des œuvres d’art, des effets négociables, des bijoux, des devises ou d’autres objets ayant une valeur de marché intrinsèque.
    B. Avant de les transmettre ou de les remettre à ACCESS, le CLIENT doit crypter tous les dossiers électroniques contenant des renseignements permettant d’identifier une personne ou des renseignements sur la santé protégés ou tout autre renseignement devant être crypté en transit ou au repos en vertu des lois provinciales ou fédérales ou dont la communication à des tiers est autrement réglementée. Le CLIENT doit employer les méthodes de cryptage les plus rigoureuses dont il peut raisonnablement disposer pour le type de dossiers fournis, mais en aucun cas moins rigoureuses que celles exigées par les lois applicables ou autrement raisonnables aux termes des normes en vigueur du National Institute of Standards and Technologies des États-Unis. Les données cryptées doivent être fournies dans un format qui est inutilisable, illisible ou indéchiffrable par des personnes non autorisées. ACCESS n’inspectera pas les dossiers pour déterminer s’ils ont été correctement cryptés, et le CLIENT libère et indemnisera ACCESS de tous Coûts découlant d’un manquement par le CLIENT au présent paragraphe 4(B) ou se rapportant à un tel manquement.
    C. ACCESS se réserve le droit de mettre dans une nouvelle boîte ou de refuser tous Dossiers qui sont dans une condition impropre à l’entreposage sur étagères.
    D. ACCESS n’est pas et ne sera pas réputée être un transporteur public ou à forfait. Les dispositions des présentes Modalités et conditions relatives à la déclaration de la valeur et à la responsabilité s’appliqueront aux services de transport fournis par ACCESS.
    E. Le CLIENT convient que le défaut par ACCESS de remettre les Dossiers ou de fournir d’autres Services dans un délai raisonnable ne constitue pas un défaut des Services ni un détournement de biens, ni n’engage la responsabilité d’ACCESS, si ce défaut ou ce délai résulte d’une catastrophe naturelle (tremblement de terre, inondation, feu, etc.), d’une panne de système de communication ou d’électricité, d’un conflit de travail, de ralentissements inhabituels de la circulation ou d’une autre cause indépendante du contrôle raisonnable d’ACCESS.
    F. Le CLIENT reconnaît que chacun de ses employés ou autres représentants a le pouvoir de commander ou demander des Services au nom du CLIENT à moins d’instructions écrites spécifiques contraires du CLIENT. Sauf s’il informe expressément ACCESS du contraire par écrit, le CLIENT autorise ACCESS à remettre les Dossiers lors des livraisons à tout représentant du CLIENT (par ex. : un réceptionniste) qui accueille le messager d’ACCESS, même si le représentant du CLIENT n’est pas autrement autorisé par le CLIENT à commander ou à demander des Services.
    G. ACCESS a le droit de refuser les Services sans engager sa responsabilité si elle a des doutes quant à l’autorité de la personne qui en fait la demande ou si elle juge que les instructions du CLIENT ne sont pas complètes. Toute commande de Services faite au moyen du programme d’inventaire en ligne d’ACCESS est réputée être une commande valide faite par une personne ayant le pouvoir d’agir au nom du CLIENT.
    H. ACCESS peut sous-traiter une partie ou la totalité des Services à une société qui est, directement ou indirectement, par un ou plusieurs intermédiaires, sous le contrôle commun de toute société mère directe ou indirecte d’ACCESS (chacune un « membre du groupe d’ACCESS »), ou à tout tiers responsable. Le recours par ACCESS à des employés contractuels n’est pas réputé être un recours à un tiers aux fins du présent paragraphe. Si un transporteur public est utilisé pour transporter le matériel du CLIENT, le transporteur, et non ACCESS, est entièrement responsable des pertes ou des dommages au matériel pouvant survenir pendant que celui-ci se trouve en possession du transporteur.
    I. Des frais supplémentaires de levage, descente et main-d’œuvre peuvent être ajoutés aux coûts de transport si les Dossiers ne peuvent être transportés de manière usuelle par ascenseur ou escalier à partir d’un endroit raisonnablement accessible.
    J. Les listes détaillées ou descriptions du contenu des Dossiers transmises à ACCESS ou entrées par le CLIENT dans les programmes d’inventaire d’ACCESS sont considérées comme fournies aux fins de référence ou de tenue de dossiers du CLIENT seulement et non comme une preuve que les documents y figurant font réellement partie des Dossiers entreposés par ACCESS.
    K. Toute modification aux emplacements, à la liste d’autorisation et aux horaires de service du CLIENT doit être communiquée par écrit à ACCESS et acceptée par écrit par ACCESS pour être valide.
  5. DÉCLARATIONS ET GARANTIES DU CLIENT
    Le CLIENT déclare et garantit : (A) qu’il est le propriétaire ou le dépositaire légal de tous les Dossiers et qu’il a l’autorité d’entreposer les Dossiers sans restriction; (B) qu’il a le droit d’autoriser la destruction des Dossiers qu’il demande de détruire; et (C) à moins que le CLIENT n’en ait informé ACCESS par écrit, ni le CLIENT ni ses Dossier ne sont assujettis au Règlement général sur la protection des données de l’UE («RGPD»). Du moment que les Dossiers du CLIENT deviennent assujettis au RGPD (le cas échéant), et en l’absence d’une convention séparée, les modalités de l’Addendum relatif au traitement des données visées par le RGPP se trouvant à l’adresse www.accesscorp.com/gdpr_termdeviennent automatiquement et spécifiquement incorporées aux présentes par renvoi et lient les parties de la même manière que si elles étaient énoncées aux présentes. Le CLIENT libère, indemnisera et tiendra ACCESS indemne des Coûts découlant d’un manquement aux déclarations et garanties du CLIENT au présent paragraphe 5 ou se rapportant à un tel manquement. Sauf stipulation contraire expresse dans les présentes Modalités et conditions, ACCESS fournit tous les Services en l’état, sans garantie, en fonction de la disponibilité et avec toute anomalie le cas échéant, et ACCESS décline expressément toutes déclarations et garanties, y compris toute garantie de conformité ou de convenance à un usage particulier, ou découlant d’une pratique commerciale.
  6. PAIEMENT
    Le CLIENT accepte de payer la totalité des frais qui lui sont facturés par ACCESS conformément aux barèmes de prix en vigueur d’ACCESS et à tout énoncé des travaux applicable, tel que modifié de temps à autre par ACCESS, dans les trente (30) jours de la date de chaque facture. Les délais sont de rigueur pour tous les paiements. Le CLIENT doit donner avis écrit de toute contestation de frais dans les trente (30) jours de la date de la facture et doit payer la portion non contestée de la facture au moment de transmettre l’avis, sans quoi il aura renoncé au droit de contester les frais. Si la contestation est réglée en faveur du CLIENT, la somme sera créditée au compte du CLIENT; les sommes payables à ACCESS seront payées dans les quinze (15) jours du règlement. Les sommes non payées à l’échéance par le CLIENT porteront intérêt au moindre du taux de 18 % par an, composé mensuellement, ou du taux maximal permis par les lois applicables. Le CLIENT doit rembourser ACCESS, sur présentation d’une facture, tous les coûts et frais, y compris des honoraires d’avocat raisonnables, engagés par ACCESS pour recouvrer les sommes en souffrance.
  7. TERMINAISON DES SERVICES
    Le CLIENT doit remettre à ACCESS un préavis écrit de trente (30) jours s’il souhaite mettre fin aux Services. Ce préavis doit indiquer si le CLIENT passera prendre ses Dossiers ou s’il demande à ACCESS de les lui livrer, et doit contenir une adresse de livraison s’il y a lieu. Le paiement de toutes les factures en souffrance est une condition préalable à la terminaison des Services. ACCESS remettra un relevé de fermeture de compte contenant tous les frais applicables et un calendrier estimatif de livraison (ou de disponibilité pour la récupération), rapidement après avoir reçu un tel avis et le paiement des factures en souffrance. Les frais liés à l’entreposage et aux autres services continueront de courir après l’avis de terminaison, jusqu’à ce que tous les Dossiers aient été livrés ou récupérés. Avant la livraison ou la récupération des Dossiers, le CLIENT doit payer, en fonds immédiatement disponibles, la totalité de la somme due indiquée sur le relevé de fermeture de compte, y compris les frais de récupération, de suppression définitive, d’accès au quai de chargement, de livraison ou de destruction. Nonobstant la terminaison des Services : (A) les obligations d’indemnisation et les limitations de responsabilité prévues expressément aux présentes demeurent en vigueur; et (B) chaque partie demeure responsable des manquements aux présentes commis avant la terminaison.
  8. MANQUEMENT AUX MODALITÉS ET CONDITIONS
    Si le CLIENT néglige de payer une somme due aux termes des présentes à l’échéance ou fait défaut de façon importante aux présentes Modalités et conditions, ACCESS, à son gré, peut cesser de fournir les Services, moyennant un avis écrit, et demander le recouvrement des dommages découlant d’un non-paiement ou d’un autre manquement du CLIENT, ou exercer l’ensemble ou une partie des recours suivants sans mettre fin aux Services : (A) si les sommes dues par le CLIENT sont en souffrance pendant quarante-cinq (45) jours ou plus après la date de facturation, ACCESS peut (i) soit retourner les Dossiers du CLIENT au CLIENT (ce à quoi s’appliquent des frais de suppression définitive, de livraison, de préparation des rapports d’inventaire et d’extraction de données ainsi que d’autres frais), (ii) soit refuser au CLIENT l’accès aux Dossiers jusqu’à ce toutes les factures en souffrance soient entièrement payées; (B) si le CLIENT est en défaut de paiement pendant trois (3) mois ou plus après la date de facturation, ACCESS peut détruire les Dossiers aux frais du CLIENT et sans engager sa responsabilité envers le CLIENT, moyennant la remise d’un préavis écrit de dix (10) jours ouvrables; (C) ACCESS peut exercer les autres droits et recours prévus en droit ou en equity comme si les présentes ne prévoyaient aucun recours particulier. Si ACCESS prend une mesure conformément au présent article, elle n’aura aucune responsabilité à l’égard du CLIENT, et le CLIENT libère et indemnisera ACCESS de tous Coûts découlant d’une mesure prise par ACCESS conformément au présent article ou se rapportant à une telle mesure, y compris la mise au rebut ou la destruction de matériel. Les recours prévus aux présentes sont cumulatifs et peuvent, au gré d’ACCESS, être exercés en alternance, successivement ou de toute autre manière. Si le CLIENT enfreint les présentes Modalités et conditions, ACCESS a droit au remboursement des honoraires d’avocat raisonnables qu’elle encoure, qu’un litige ou une autre action soit intenté ou non. En ce qui concerne le droit de détruire les Dossiers conféré à ACCESS par le paragraphe 8(B) du présent article, le CLIENT reconnaît que, puisque les Dossiers ont une valeur minime ou nulle pour un tiers et que des Renseignements confidentiels (au sens défini ci-après) pourraient être illégalement dévoilés, la vente des Dossiers ne serait pas raisonnablement possible, et la destruction des Dossiers est le seul moyen raisonnable dont ACCESS dispose pour mitiger ses dommages.
  9. CONFIDENTIALITÉ
    ACCESS reconnaît qu’elle peut entreposer des Dossiers et avoir accès à des Dossiers pouvant être de nature confidentielle concernant les biens et les activités et affaires internes du CLIENT ou encore contenir des renseignements personnels de personnes physiques pouvant être protégés par la loi contre toute divulgation non autorisée. Le CLIENT reconnaît qu’il aura accès à des renseignements confidentiels et exclusifs d’ACCESS, notamment en ce qui concerne ses tarifs, ses rapports ou attestations d’audit, ses procédures d’exploitation normalisées, ses renseignements financiers et techniques, ainsi que le code relatif aux programmes d’inventaire et logiciels d’ACCESS et de ses fournisseurs. (Les renseignements confidentiels et exclusifs des deux parties sont ci-après appelés « Renseignements confidentiels ».) Chaque partie doit protéger les Renseignements confidentiels de l’autre partie avec le degré de diligence dont ferait preuve une société prudente et raisonnable à l’égard de ses propres dossiers similaires. Sans que soit limitée l’obligation des parties de protéger les Renseignements confidentiels, aucune partie ne peut divulguer un Renseignement confidentiel à un concurrent, à un client ou à un client potentiel de l’autre partie. La responsabilité d’ACCESS quant à une divulgation non autorisée de Renseignements confidentiels est limitée comme le prévoit l’article 10 des présentes. L’accès aux Renseignements confidentiels d’une partie doit être limité par la partie réceptrice aux personnes physiques nécessaires pour exécuter les Services aux termes des présentes, chacune desquelles sera tenue de maintenir la confidentialité des Renseignements confidentiels. Si une partie est juridiquement tenue de divulguer un Renseignement confidentiel, elle peut le faire sans enfreindre les présentes Modalités et conditions, pourvu que, dans la mesure où cela est permis par la loi et raisonnablement possible, elle en avise par écrit l’autre partie au préalable. La partie juridiquement tenue de divulguer un Renseignement confidentiel doit être remboursée des frais et honoraires juridiques qu’elle engage pour respecter cette obligation juridique. Les Renseignements confidentiels ne comprennent pas les renseignements qui (A) sont ou peuvent devenir accessibles au public sans manquement aux présentes Modalités et conditions, (B) étaient en la possession d’une partie avant qu’elle ne les reçoive de l’autre partie ou (C) sont ou deviennent légalement accessibles à une partie auprès d’un tiers exempt de toute obligation de confidentialité. Le CLIENT déclare et garantit qu’aucun des Dossiers ne requiert une protection contre les étrangers du fait qu’il contient des renseignements techniques concernant des articles et des services de défense (defense articles and services) au sens de l’ITAR/EAR, de l’International Trafffic in Arms Regulations, ou des données techniques (technical data) au sens de l’Export Administration Regulations. Le CLIENT doit indiquer à ACCESS les Dossiers qui, le cas échéant, contiennent de tels renseignements, et il reconnaît que des tarifs d’entreposage et de service spéciaux s’appliqueront à ces Dossiers.
  10. LIMITATIONS DE RESPONSABILITÉ
    A. Déclaration de la valeur. Le CLIENT déclare que la valeur de tous les Dossiers est (A) 1,00 $ par boîte, carton, pied linéaire de classeur à rayons ouverts ou autre unité de stockage papier (ou gigaoctet de dossiers numériques) ou (B) la valeur de remplacement réelle du support physique pour ce qui est des bandes, cartouches, cassettes et autres supports non papier, sauf si le CLIENT déclare une valeur différente par écrit à ACCESS, dont celle-ci accuse réception par écrit, et paie des frais additionnels convenus pour l’entreposage de ses Dossiers.
    B. Dossiers entreposés et supports électroniques. ACCESS n’est pas responsable de la perte ni des dommages aux Dossiers, quelle qu’en soit la cause, sauf si cette perte ou ce dommage résulte d’un défaut par ACCESS d’exercer la diligence dont aurait fait preuve une personne raisonnablement prudente dans des circonstances semblables, auquel cas la responsabilité d’ACCESS, le cas échéant, pour la perte ou le dommage aux Dossiers ne dépassera pas la valeur indiquée au paragraphe 10(A) ci-dessus. Sans que soit limitée la portée générale de ce qui précède, ACCESS n’est pas responsable (i) des pertes ou des dommages découlant d’une catastrophe naturelle, d’un accident, de la détérioration graduelle des Dossiers ou des supports, du fait de la vermine, de conflits de travail, d’un acte gouvernemental ou d’une autre cause indépendante de son contrôle raisonnable, ni (ii) de la réparation, du remplacement ou de la restauration d’images, de données ou d’autres biens perdus ou endommagés. ACCESS n’assure pas les Dossiers contre la perte, les dommages ou la destruction, quelle qu’en soit la cause. Le CLIENT doit faire assurer tous les Dossiers à ses frais. Le CLIENT doit faire en sorte que les assureurs des Dossiers renoncent à tout droit de subrogation et à toute autre méthode de redressement à l’encontre d’ACCESS, et il indemnisera ACCESS de toute perte ou dommage découlant de son omission de le faire.
    C. Autres réclamations. La responsabilité maximale d’ACCESS sera : (i) en ce qui concerne la divulgation non autorisée de Renseignements confidentiels, six (6) mois de frais totaux payés par le CLIENT; (ii) en ce qui concerne les Services d’entreposage ou de destruction fournis aux termes des présentes, six (6) mois de frais payés par le CLIENT pour les Services de ce type qui précèdent immédiatement le service dont découle la réclamation.
    D. Certains dommages. ACCESS N’EST EN AUCUN CAS RESPONSABLE, À L’ÉGARD DU CLIENT OU DE TOUT TIERS, DES DOMMAGES INDIRECTS, PARTICULIERS, ACCESSOIRES, EXEMPLAIRES, CONSÉCUTIFS OU PUNITIFS (Y COMPRIS LES PERTES DE PROFITS) LIÉS AUX PRÉSENTES MODALITÉS ET CONDITIONS OU DÉCOULANT DES SERVICES, AUX TERMES DE QUELQUE CAUSE D’ACTION QUE CE SOIT, Y COMPRIS UN CONTRAT, UNE GARANTIE, UNE RESPONSABILITÉ STRICTE OU UNE NÉGLIGENCE, MÊME SI ACCESS A ÉTÉ AVISÉE DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.
    E. Autres dommages. ACCESS n’est pas responsable des pertes ou des dommages occasionnés par une mauvaise compréhension des commandes ou des instructions reçues d’un employé ou d’un représentant apparent du CLIENT. ACCESS n’est pas responsable des erreurs de livraison qu’elle commet de bonne foi en se fiant aux commandes des employés ou représentants apparents du CLIENT. En ce qui concerne les obligations qui ne sont pas visées par le présent article 10, la responsabilité d’ACCESS ne dépassera pas la somme versée par le CLIENT à ACCESS pour le Service en cause au cours de la période de trois (3) mois précédant la réclamation du CLIENT. Les limitations de responsabilité énoncées au présent article 10 et ailleurs dans les présentes Modalités et conditions s’appliquent indépendamment de la cause d’une perte, d’un dommage ou d’une destruction de Dossiers ou de Services, et le CLIENT reconnaît que les sommes qui lui sont exigées pour les Services tiennent compte du fait qu’ACCESS invoque ces limitations de responsabilité.
  11. RÉCLAMATIONS ET RÉSOLUTION DES LITIGES/ARBITRAGE
    Toute réclamation écrite du CLIENT pour une perte, un dommages ou une destruction de Dossiers doit être effectuée au plus tard trente (30) jours après le premier des événements suivants à survenir : (A) le retour des Dossiers au CLIENT; (B) le CLIENT est avisé par ACCESS de la perte, du dommage ou de la destruction de Dossiers; (C) le CLIENT est avisé ou prend connaissance d’une autre manière de la perte, du dommage ou de la destruction de Dossiers. Cette réclamation écrite rapide est une condition préalable au redressement. ACCESS et le CLIENT déploieront des efforts raisonnables pour régler par voie de négociation toute réclamation, tout différend ou tout litige découlant des Services ou s’y rapportant, pendant une période d’au moins quinze (15) jours après sa survenue.

Si ACCESS et le CLIENT sont incapables de régler une réclamation, un différend ou un litige de la manière prévue ci-dessus, alors tout litige, toute réclamation ou tout différend découlant des présentes Modalités et conditions ou de leur manquement, de leur terminaison, de leur application, de leur interprétation ou de leur validité, ou s’y rapportant, y compris en ce qui concerne la détermination de la portée ou de l’applicabilité de leurs dispositions de règlement des litiges, doit être réglé par voie d’arbitrage final, exécutoire et sans appel.

L’arbitrage sera engagé lorsqu’une des parties remettra à l’autre partie un avis d’arbitrage présentant une brève description du litige, de la réclamation ou du différend à arbitrer et un résumé de la réparation réclamée (l’« Avis d’arbitrage »). L’arbitrage se déroulera sous le régime des lois sur l’arbitrage de l’Ontario. Il se déroulera en anglais et, sauf convention contraire, à Toronto (Ontario), au Canada.

L’arbitrage sera conduit par un seul arbitre qui sera choisi conjointement par toutes les parties à l’arbitrage. Dans l’éventualité où les parties ne s’entendent pas sur le choix d’un arbitre dans les 10 jours ouvrables suivant la remise de l’Avis d’arbitrage, elles conviennent de déléguer le pouvoir de nommer un arbitre à ADR Chambers. Les règles et procédures d’arbitrage seront celles convenues entre les parties.

Si les parties n’arrivent pas à s’entendre sur les règles et procédures d’arbitrage dans les 10 jours ouvrables suivant la nomination de l’arbitre, chaque partie peut demander à l’arbitre de les déterminer. Les parties conviennent d’informer l’arbitre qu’elles souhaitent que l’arbitrage se déroule le plus rapidement possible compte tenu de la nature des questions en litige dans l’Avis d’arbitrage.

Les parties conviennent que l’arbitrage se déroulera en privé et que toutes les questions s’y rapportant, notamment les documents échangés, les témoignages, les observations ainsi que la sentence et les motifs de l’arbitre, ne seront révélées qu’à l’arbitre, aux parties, aux avocats des parties et à d’autres personnes dans la mesure nécessaire à la procédure d’arbitrage, sauf indication contraire de la loi.

La partie perdante paiera à la partie gagnante tous les frais que cette dernière aura engagés, y compris les frais juridiques raisonnables qu’elle aura réellement payés en lien avec le litige, une réclamation ou un différend.

Les présentes Modalités et conditions n’empêchent pas les parties de demander des mesures de redressement provisoires ou conservatoires auprès de la Cour supérieure de justice de l’Ontario, et cette demande ne sera pas considérée comme incompatible avec le consentement à l’arbitrage ni comme une renonciation au droit à l’arbitrage. Une fois nommé, l’arbitre aura le pouvoir exclusif d’étudier les demandes de mesures de redressement provisoires ou conservatoires, et il sera possible de demander à tout tribunal compétent l’exécution forcée d’une mesure de ce type ordonnée par l’arbitre.

Les parties conviennent : (a) que tout arbitrage en vue de régler un différend s’applique à ce seul différend; (b) que les présentes Modalités et conditions n’autorisent pas les arbitrages collectifs ni les réclamations intentées par un demandeur ou une personne inscrite à une procédure d’arbitrage collective ou de groupe.

Pendant le déroulement d’une procédure d’arbitrage, le sous-traitant doit continuer de fournir tous les services conformément aux présentes Modalités et conditions.

  1. INDEMNISATION
    ACCESS et le CLIENT indemniseront chacun l’autre ainsi que les employés, dirigeants et administrateurs de l’autre, ainsi que les membres de son groupe, de tous les Coûts découlant d’un préjudice corporel, y compris la mort, ou de dommages causés à un bien immeuble ou à un bien meuble corporel (autre que les Dossiers), dans la mesure où ce préjudice ou ces dommages sont causés par la négligence de la partie qui indemnise.
  2. MODIFICATION DES MODALITÉS ET CONDITIONS
    ACCESS peut modifier les présentes Modalités et conditions de temps à autre. Les modifications prennent effet le premier jour du deuxième mois suivant leur publication sur la page www.accesscorp.com/access-service-terms-and-conditions/.
  3. DROIT APPLICABLE

Les présentes Modalités et conditions et la prestation des Services par ACCESS sont régies et interprétées conformément aux lois de la province d’Ontario, sans égard aux principes de conflit de lois. Le CLIENT renonce à toute allégation de forum non conveniens.

  1. DISPOSITIONS DIVERSES
    Les avis devant être remis aux termes des articles 7 et 8 des présentes Modalités et conditions et les réclamations découlant des Services doivent être faits par écrit, et doivent être remis en mains propres ou livrés par courrier recommandé ou certifié, sous pli affranchi, ou par un service de messagerie 24 h reconnu, aux adresses suivantes : pour le CLIENT – l’adresse désignée par le CLIENT pour l’envoi de factures au CLIENT; pour ACCESS – 6818 Patterson Pass Road, Suite A, Livermore, CA 94550 Attention: SVP, Contracts and Administration, ou à toute autre adresse qu’une ou l’autre des parties indique par écrit dans un avis remis conformément à la présente disposition. Les avis prennent effet à la date de la remise en mains propres ou le troisième jour ouvrable suivant la date du cachet apposé sur le courrier recommandé ou certifié, selon le cas, ou à la date de livraison à l’une des adresses précitées en cas d’envoi par un service de messagerie 24 h reconnu.

Les présentes Modalités et conditions lient le CLIENT et ses cessionnaires, héritiers, exécuteurs, successeurs et ayants droit. ACCESS peut céder la garde des Dossiers et la prestation des Services à un tiers. Le CLIENT sera avisé d’une telle cession, le cas échéant, après sa survenance.

Aucune disposition des présentes, qu’elle soit expresse ou implicite, n’a pour but de créer ou d’accorder des droits ou des recours en faveur d’une partie autre qu’ACCESS, le CLIENT et leurs successeurs et ayants droit respectifs, et aucune disposition des présentes ne confère à un tiers un droit ou un recours contre ACCESS ou le CLIENT.

Si un arbitre ou un tribunal compétent détermine qu’une disposition des présentes Modalités et conditions est illégale ou autrement inapplicable à l’égard d’un CLIENT, alors cette disposition sera limitée, retirée ou supprimée des présentes dans la mesure où elle est illégale ou inapplicable, et le reste des présentes demeurera pleinement en vigueur et, relativement à ce CLIENT, sera interprétée de façon à donner effet à l’intention originale des présentes.

Le fait qu’une partie s’abstienne d’exercer un droit aux termes des présentes ou d’exiger l’exécution d’une modalité ou d’une disposition des présentes ou qu’elle renonce à faire valoir ses droits en cas de manquement aux présentes ne l’empêche pas d’exercer ou de faire appliquer ultérieurement ce droit, et ne sera pas considéré comme une renonciation à faire valoir ses droits en cas de manquement ultérieur à la même ou à une autre modalité ou disposition des présentes.

Une renonciation à un droit aux termes des présentes Modalités et conditions n’a d’effet que si elle est faite par écrit et signée par le dirigeant autorisé de la partie contre laquelle elle est exercée.

FIN DES MODALITÉS ET CONDITIONS                                                                                                                                                                                                                  Version 2/21/2019

Terms and Conditions in English

  1. APPLICABILITY OF THESE TERMS AND CONDITIONS
    The terms and conditions provided below (the “Terms and Conditions”) shall apply to and govern (A) ACCESS’ storage and the servicing (collectively the “Storage Services”) of document storage, media storage, open shelf storage, digital images (and imaging services) and records and other deposit items (collectively, the “Records”); and (B) ACCESS’ services for the secure destruction of Records (“Destruction Services” and, collectively with Storage Services, the “Services”) that are provided to any person or entity (the “CLIENT”) in the absence of a currently enforceable written agreement between the CLIENT and ACCESS with respect to such Services. The tendering of any items for storage by the CLIENT to ACCESS (or any predecessor of ACCESS) and/or the actual custody by ACCESS of any items of CLIENT for storage, and/or the request for other Services from ACCESS, and/or the payment by CLIENT for any such Services, shall constitute acceptance by CLIENT of all of these Terms and Conditions. If CLIENT issues a purchase order, memorandum or any other instrument purporting to cover Services that is not accepted in writing by an authorized officer of ACCESS, then such purchase order, memorandum or other instrument shall be for CLIENT’s internal purposes only, and is not binding upon ACCESS whether communicated before or after commencement of Services. Any currently enforceable agreement between CLIENT and ACCESS regarding the Services shall supersede these Terms and Conditions. For purposes of these Terms and Conditions, “ACCESS” means that particular subsidiary or affiliate of Access CIG, LLC that is providing the Services to CLIENT.
  2. STORAGE SERVICES
    ACCESS will provide Storage Services for CLIENT’s Records as requested by CLIENT from time to time.
  3. DESTRUCTION SERVICES
    A. Destruction of Records in Storage – ACCESS may provide Destruction Services if requested by CLIENT. ACCESS will not destroy any Records without the CLIENT’s written authorization. Upon CLIENT’s request, ACCESS will furnish a Certificate of Destruction to CLIENT. CLIENT releases and will indemnify ACCESS from any liability, expenses, fines or penalties, damages or costs, including reasonable legal fees, (collectively, “Costs”) arising from or relating to the destruction of Records pursuant to the CLIENT’s written authorization.
    B. Other Destruction Services – Upon CLIENT’s request, as part of Destruction Services ACCESS may (i) provide shredding consoles and other equipment (“Consoles”) in CLIENT’s facilities for the collection of papers and/or tapes and other physical media to be destroyed; (ii) service the Consoles on an agreed schedule or as needed; (iii) provide mobile on-site shredding on an agreed schedule or as needed; and/or (iv) securely destroy the materials in accordance with industry standards. CLIENT shall place only office paper in Consoles designated for paper and appropriate physical storage media in Consoles designated for same (staples and small paper clips are acceptable). CLIENT releases and will indemnify ACCESS from any Costs arising from or relating to the destruction of any materials placed in the Consoles or tendered for destruction. CLIENT shall reimburse ACCESS for loss or damage to any Consoles and for any damage to ACCESS’ shredders caused by placing any other materials in Consoles. Client shall pay a removal fee of fifty (50) dollars per Console upon removal of Console(s) from CLIENT’s facility by ACCESS.
  4. OTHER TERMS FOR RECORD STORAGE, ACCESS AND DELIVERY
    A. CLIENT shall not at any time store with ACCESS any materials that would attract insects or vermin, are highly flammable, explosive, toxic, radioactive, dangerous or illegal to store, or that are otherwise deemed by ACCESS to represent a hazard (“Prohibited Materials”). ACCESS reserves the right, but is not obligated, to inspect any Records and may refuse to accept and/or remove and redeliver to CLIENT any Prohibited Materials. CLIENT shall also not store with ACCESS any memorabilia or collectibles, materials having historical value (such as fossils or historical manuscripts, journals or photographs), artwork, negotiable instruments, jewelry, currency or other items that have intrinsic market value.
    B. CLIENT shall encrypt all electronic records that include personally identifiable information or protected health information, or any other information where such other information is required by any state or Federal law to be encrypted either in transit or at rest or is otherwise subject to regulation governing its disclosure to third parties, before transmitting or otherwise delivering those records to ACCESS. CLIENT shall use the most rigorous encryption methods reasonably available for the type of records being provided, but in no event less than required by applicable law or otherwise reasonable under prevailing National Institute of Standards and Technologies standards. All encrypted data must be in a format that is unusable, unreadable or indecipherable to unauthorized individuals. ACCESS will not inspect such records to determine whether they are properly encrypted and CLIENT hereby releases and will indemnify ACCESS from any Costs arising from or relating to CLIENT’s breach of this Paragraph 4B.
    C. ACCESS reserves the right to re-box or refuse any Records that are not in a suitable condition for rack storage.
    D. ACCESS is not and shall not be deemed a contract or common carrier. The valuation and liability provisions of these Terms and Conditions shall apply to transportation services provided by ACCESS.
    E. CLIENT agrees that any failure or delay in ACCESS delivering Records or providing other Services within a reasonable period of time shall not constitute a failure of Service or a conversion of goods, nor subject ACCESS to any liability, when such failure or delay results from any act of God (earthquakes, floods, fires, etc.), communication or power system failures, labor disputes, unusual traffic delays or other reason beyond ACCESS’ reasonable control.
    F. CLIENT acknowledges that each employee or another representative of CLIENT shall have full authority on behalf of CLIENT to order or request any Services unless CLIENT provides specific written instructions to the contrary. Unless CLIENT specifically instructs ACCESS otherwise in writing, CLIENT authorizes ACCESS when performing deliveries to leave Records with any CLIENT representative, e.g. receptionist, who greets the ACCESS courier, even if CLIENT representative may not otherwise be authorized by CLIENT to order or request Services.
    G. ACCESS shall have the right to refuse Services without liability when ACCESS is doubtful as to a requesting party’s authority, or when CLIENT’s instructions are not complete to ACCESS’ satisfaction. Any order for Services placed via ACCESS’ web-based inventory program shall be deemed a valid order placed by an individual with authority to act on behalf of CLIENT.
    H. ACCESS may subcontract with any company that is, directly or indirectly, through one or more intermediaries, under the common control of any direct or indirect parent company of ACCESS (each, an “ACCESS Affiliate”), or any responsible third party, to perform all or part of the Services. ACCESS’ use of contract employees shall not be deemed the use of a third party for purposes of this Paragraph. In the event a third party common carrier is used to transport CLIENT’s materials, said carrier and not ACCESS shall be solely responsible for loss or damage to the materials while in the carrier’s possession.
    I. Additional charges for hoisting, lowering and labor may be added to transportation costs if Records cannot be transported in a customary manner by elevator or stairs from a reasonably accessible location.
    J. Itemized lists or descriptions of contents of Records submitted to ACCESS or entered by CLIENT in ACCESS’ inventory programs shall be considered for CLIENT’S recordkeeping and reference purposes only and shall not be considered proof that any documents referenced in such lists or descriptions are in fact included in the Records stored at ACCESS.
    K. Any changes to CLIENT’s locations, Authorization List, and service schedules must be communicated in writing to ACCESS, and accepted by ACCESS in writing, in order to be effective.
  5. CLIENT REPRESENTATIONS AND WARRANTIES
    CLIENT represents and warrants that: (A) it is the owner or legal custodian of all Records and has full authority to store said Records without any restrictions; (B) it has the right to authorize the destruction of the Records for which CLIENT requests such destruction; and (C) unless CLIENT has informed ACCESS in writing otherwise, neither CLIENT nor its Records are subject to the EU General Data Protection Regulation (“GDPR”). At such time as CLIENT’s Records become subject to GDPR (if ever), then in the absence of a separate agreement, the terms of the GDPR Data Processing Addendum found at www.accesscorp.com/gdpr_termshall be and are specifically incorporated herein by reference and are binding upon the parties as if fully set forth herein. CLIENT hereby releases and will indemnify and hold ACCESS harmless from any Costs arising from or relating to the breach of CLIENT’s representations and warranties in this Paragraph 5. Except as expressly provided in these Terms and Conditions, ACCESS provides all Services AS IS, As Available and With All Faults, and ACCESS expressly disclaims any and all representations and warranties, including any warranty of suitability, or fitness for a particular purpose, or arising out of a course of dealing.
  6. PAYMENT
    CLIENT agrees to pay in full to ACCESS all charges invoiced to CLIENT in accordance with ACCESS’ then current price schedule(s) and any applicable Statement(s) of Work, as modified by ACCESS from time to time, which payment shall be made within thirty (30) days of the date of each invoice. Time is of the essence for all payments. CLIENT must give written notice of any dispute with any charge in an invoice within thirty (30) days from the date of the invoice and must pay the undisputed portion of the invoice with its notice or it will have waived the right to dispute the charge. Any disputed amounts resolved in favor of CLIENT will be credited to CLIENT’s account, and amounts payable to ACCESS will be paid within fifteen (15) days of dispute resolution. Amounts not paid by CLIENT when due shall accrue interest at the lesser of 18% per annum, compounded monthly, or the maximum amount allowed by applicable law. CLIENT shall reimburse ACCESS upon invoice for all costs and fees, including reasonable attorneys’ fees, incurred by ACCESS in collecting any amounts past due.
  7. TERMINATION OF SERVICES
    CLIENT shall deliver thirty (30) days’ prior written notice to ACCESS in the event CLIENT desires to terminate all Services. Said notice shall advise whether CLIENT will pick up its Records or request ACCESS to deliver them, together with a delivery address if applicable. All outstanding invoices must be paid as a precondition to termination of Services. Promptly after receipt of said notice and payment of any outstanding invoices, ACCESS will provide an account closing statement containing all applicable charges and an estimated schedule of deliveries (or pickup availability). Storage and other service charges shall continue to accrue after notice of termination until all Records are removed. Prior to the delivery or removal of any Records, CLIENT shall pay in full in good funds the amount owed on the account closing statement including but not limited to retrieval, permanent removal, dock access, delivery or destruction charges. Notwithstanding the termination of Services: (A) all express indemnification obligations and limitations on liability provided herein shall survive, and (B) a party’s liability for breach of these Terms and Conditions occurring prior to such termination shall survive.
  8. BREACH OF TERMS AND CONDITIONS
    If CLIENT fails to pay any amount due hereunder when due, or otherwise materially breaches these Terms and Conditions, ACCESS, at its option, may stop providing Services upon written notice and seek recovery of damages resulting from CLIENT’s nonpayment or other breach, or exercise any or all of the following remedies without terminating Services: (A) if any amounts owed by CLIENT are outstanding for forty-five (45) days or more past the invoice date, ACCESS may either (i) redeliver CLIENT’s Records to CLIENT (for which permanent removal, delivery, preparation of inventory reports, data extraction and other charges will apply), or (ii) refuse CLIENT access to Records until all outstanding invoice(s) are paid in full; (B) if CLIENT is in arrears in its payment obligations for a period of three (3) months or longer past the invoice date, ACCESS may destroy the Records at CLIENT’s expense and without liability to CLIENT following ten (10) business days’ advance written notice of such destruction; or (C) exercise such other rights and remedies as may be allowed at law or in equity as if specific remedies were not herein provided. In the event ACCESS takes any actions in accordance with this Paragraph, it shall have no liability to CLIENT, and CLIENT hereby releases and will indemnify ACCESS from any Costs arising from or relating to any actions taken by ACCESS in accordance with this Paragraph, including the disposal or destruction of any materials. All remedies provided herein are cumulative and may, at the election of ACCESS, be exercised alternatively, successively or in any other manner. ACCESS shall be entitled to its reasonable attorneys’ fees, whether or not any litigation or other action is commenced, in the event of any breach by CLIENT of these Terms and Conditions. With respect to ACCESS’ right to dispose of the Records under 8(B) above, CLIENT acknowledges that, because the Records have minimal or no value to a third party and Confidential Information (defined below) may be unlawfully exposed, the sale of the Records would not be reasonably possible, and the disposal of the Records is the only reasonable way for ACCESS to mitigate its damages.
  9. CONFIDENTIALITY
    ACCESS acknowledges that it may store and have access to Records that may be of a confidential nature relating to CLIENT’s property, business and affairs, and/or contain personal information of individuals that may be protected by law from unauthorized disclosure. CLIENT acknowledges that it will have access to proprietary and confidential information of ACCESS, including but not limited to pricing, audit reports or attestations, SOPs, financial information and technical information and coding relating to ACCESS’ software and inventory programs as well as its vendors. (The confidential and proprietary information of both parties is hereinafter referred to as “Confidential Information”). Each party shall exercise the same degree of care in safeguarding Confidential Information of the other party that a careful and reasonable company would exercise with respect to similar records of its own. Without limiting the obligations of the parties to safeguard Confidential Information, neither party shall disclose Confidential Information to competitors, customers or potential customers of the other party. The liability of ACCESS for any unauthorized disclosure of any Confidential Information shall be limited as set forth in Paragraph 10 hereof. Access to Confidential Information of a party shall be restricted by the receiving party to those individuals necessary to perform the Services hereunder, each of whom shall be subject to keep the Confidential Information confidential. In the event that a party is under a legal obligation to disclose Confidential Information, that party may do so without breach of these Terms and Conditions so long as, to the extent lawful and reasonably possible, the other party is provided prior written notice. The party legally required to disclose Confidential Information shall be reimbursed legal fees and costs for compliance with any such legal obligation. Confidential Information shall not include information that (A) is or may become publicly available without breach of these Terms and Conditions, (B) was possessed by one party prior to receipt from the other party, or (C) is or becomes lawfully available to a party from a third party free of confidentiality obligations. CLIENT represents and warrants that none of the Records require protection from foreign persons because they contain technical information regarding defense articles and services within the meaning of ITAR/EAR, the International Traffic in Arms Regulations, or technical data within the meaning of the Export Administration Regulations. If any Records do contain such information, CLIENT shall notify ACCESS of the specific Records that contain such information and acknowledges that special storage and service rates shall apply thereto.
  10. LIABILITY LIMITATIONS
    A. Declaration of Valuation. CLIENT declares the value of all Records to be (A) $1.00 per box, carton, linear foot of open shelf files or other hard copy storage unit (or gigabyte of digital records) or (B) the actual replacement cost for the physical media with respect to tapes, cartridges, cassettes or other non-paper media, unless CLIENT declares a different valuation in writing to ACCESS, the receipt of which ACCESS acknowledges in writing, and pays an additional agreed upon fee for the storage of its Records.
    B. Stored Records and Electronic Media. ACCESS shall not be liable for any loss or damage to Records, however caused, unless such loss or damage results from a failure by ACCESS to exercise that care that a reasonably careful person would exercise under like circumstances, in which case ACCESS’ liability, if any, for such loss or damage to Records shall not exceed the valuation in Paragraph 10A above. Without limiting the generality of the foregoing, ACCESS is not liable or responsible for (i) loss or damage arising from Acts of God, casualty, gradual deterioration of Records or media, vermin, labor disturbances, any governmental act or other cause beyond its reasonable control, or (ii) the repair, replacement or restoration of lost or damaged images, data or other property. Records are not insured by ACCESS against loss, damage or destruction, however, caused. CLIENT must ensure all Records at its own expense. CLIENT shall cause such insurers of Records to waive any right of subrogation or any other method of recovery against ACCESS and shall indemnify ACCESS from any loss or damages resulting from its failure to do so.
    C. Other Claims. ACCESS’ maximum liability with respect to (i) the unauthorized disclosure of Confidential Information shall be six (6) months of total charges paid by CLIENT; (ii) any Storage or Destruction Services rendered hereunder is six (6) months of charges paid by CLIENT for such Services immediately preceding the service from which the claim arose.
    D. Certain Damages. ACCESS WILL NOT IN ANY EVENT BE LIABLE TO CLIENT OR ANY THIRD PARTY FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, INCIDENTAL, EXEMPLARY, CONSEQUENTIAL OR PUNITIVE DAMAGES (INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS) RELATED TO THESE TERMS AND CONDITIONS OR ARISING FROM THE SERVICES, UNDER ANY CAUSE OF ACTION WHATSOEVER, INCLUDING CONTRACT, WARRANTY, STRICT LIABILITY, OR NEGLIGENCE, EVEN IF ACCESS HAS BEEN NOTIFIED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
    E. Other. ACCESS will not be liable for any loss or damage occasioned by any misunderstanding of orders or instructions received from any ostensible CLIENT employee or representative. ACCESS will not be responsible for misdeliveries made in good faith in reliance on orders given by any ostensible employees or representatives of CLIENT. With respect to obligations not otherwise addressed in this Paragraph 10, ACCESS’ liability shall not exceed the amount paid to ACCESS by CLIENT for such Service for the three (3) month period preceding the claim by CLIENT. The limitations of liability in this Paragraph 10 and otherwise in these Terms and Conditions shall apply irrespective of the cause of loss, damage, or destruction of Records or Services and CLIENT acknowledges that the amounts it is charged for Services reflect that ACCESS is relying on such limitations of liability.
  11. CLAIMS AND DISPUTE RESOLUTION/ARBITRATION
    A written claim by CLIENT for loss, damage or destruction of Records must be made not later than thirty (30) days after: (A) redelivery of Records to CLIENT; or (B) CLIENT is notified by ACCESS of loss, damage or destruction of Records; or (C) CLIENT otherwise has notice or knowledge of such loss, damage or destruction, whichever is shorter. Such timely written claim is a condition precedent to recovery. ACCESS and CLIENT shall use reasonable efforts to resolve by negotiation any claim, controversy, or dispute arising out of or relating to the Services, for a period of at least fifteen (15) days after such claim or other dispute arises.

If ACCESS and CLIENT are unable to resolve any claim, controversy, or dispute as provided above, then any dispute, claim, or controversy arising out of or relating to these Terms and Conditions or the breach, termination, enforcement, interpretation, or validity thereof, including with respect to the determination of the scope or applicability of its dispute resolution provisions, shall be referred to and resolved by way of final and binding arbitration, with no right of appeal.

Any arbitration shall be commenced by one party delivering to the other party a notice to arbitrate, which shall set out a brief description of the dispute, claim, or controversy to be arbitrated and a summary of the relief claimed (the “Notice to Arbitrate”). The arbitration shall be conducted under the arbitration laws of Ontario. The arbitration shall be conducted in English, and the place of arbitration shall be Toronto, Ontario, Canada, unless otherwise agreed.

The arbitration shall be conducted by a single arbitrator who shall be agreed upon by all parties to the arbitration.  In the event the parties cannot agree on an arbitrator within 10 business days of delivery of the Notice to Arbitrate, the parties agree to appoint ADR Chambers as the appointing authority.  The arbitration rules and procedures shall be as agreed between the parties.

In the event the parties fail to reach agreement as to the rules and procedures to be followed in the arbitration within 10 business days of the appointment of the arbitrator, either party may apply to the arbitrator for a determination of the rules and procedures to be applied in the arbitration. The parties agree to advise the arbitrator that it is their intention to have the arbitration proceed as expeditiously as possible given the matters at issue in the Notice to Arbitrate.

The parties agree that the arbitration shall be conducted in private and that all matters relating to the arbitration, including all documents exchanged, all testimony, all submissions, and the award and reasons of the arbitrator, shall not be disclosed beyond the arbitrator, the parties, their counsel, and others as necessary to conduct the arbitration proceeding, unless required by law.

The unsuccessful party shall pay to the successful party all costs incurred, including reasonable legal fees actually paid by the successful party in relation to any dispute, claim, or controversy.

These Terms and Conditions shall not preclude the parties from seeking provisional and/or conservatory relief from the Ontario Superior Court of Justice and any such application shall not be deemed incompatible with the agreement to arbitrate or a waiver of the right to arbitrate. After the arbitrator has been appointed, the arbitrator shall have sole jurisdiction to consider applications for provisional and/or conservatory relief, and any such measures ordered by the arbitrator may be specifically enforced by any court of competent jurisdiction.

The parties agree: (a) to arbitrate solely on an individual basis, and (b) that these Terms and Conditions does not permit class arbitration or any claims brought as a plaintiff or class member in any class or representative arbitration proceeding.

While any arbitration proceedings are ongoing, the Subcontractor shall continue to provide all services in accordance with these Terms and Conditions.

  1. INDEMNIFICATION
    ACCESS and CLIENT shall each indemnify the other and the other’s affiliates, employees, officers and directors from and against all Costs for bodily injury, including death, or for damage to real or tangible personal property (other than Records) to the extent negligently caused by the indemnifying party.
  2. MODIFICATION OF TERMS AND CONDITIONS
    ACCESS may modify these Terms and Conditions from time to time. Such modifications shall take effect on the first day of the second month following their publication on www.accesscorp.com/access-service-terms-and-conditions/.
  3. GOVERNING LAW

These Terms and Conditions and the provision of Services by ACCESS, shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Province of Ontario, without regard to the principles of the conflicts of law. CLIENT waives all claims of forum non conveniens.

  1. MISCELLANEOUS
    All notices required to be given under Paragraphs 7 and 8 of these Terms and Conditions, and claims arising from the Services, shall be in writing and delivered either personally or by registered or by certified mail, postage prepaid, or by recognized overnight courier service to the following addresses: to CLIENT- the address designated by CLIENT for delivery of invoices to CLIENT; to ACCESS- 6818 Patterson Pass Road, Suite A, Livermore, CA 94550 Attention: SVP, Contracts and Administration, or at such other place as either of the parties may from time to time designate in writing in a notice given in accordance with this provision. Notice shall be effective on the date of actual personal service or the third business day after the postmark on the registered or certified mail, as the case may be, or on the date of delivery to such address if sent by recognized overnight courier service.

These Terms and Conditions bind the CLIENT and its transferees, heirs, executors, successors and assigns. ACCESS may transfer custody of all Records and assign all Services to a third party. Notice of such transfer and assignment shall be given to CLIENT following the occurrence of the same.

Nothing in these Terms and Conditions, whether express or implied, is intended to create or confer any rights or remedies in favor of any parties other than ACCESS and CLIENT and their respective successors and permitted assigns, nor shall any provision give any third party any rights or remedies against ACCESS or CLIENT.

If any provision of these Terms and Conditions is determined to be illegal or otherwise unenforceable by an arbitrator or a court of competent jurisdiction with respect to a CLIENT then, to that extent it shall be limited, or severed and deleted from these Terms and Conditions, and the remaining portions hereof shall survive, remain in full force and effect and shall, with respect to such CLIENT, be interpreted to give effect to the original intention of these Terms and Conditions.

The failure of either party to otherwise exercise any of its rights hereunder or to require the performance of any term or provision hereof, or the waiver by either party of any breach hereof, shall not prevent a subsequent exercise or enforcement of such rights or be deemed a waiver of any subsequent breach of the same or any other term or provision hereof.

A waiver of any right under these Terms and Conditions shall be effective only if in writing and signed by the authorized officer of the party against which such waiver is to be enforced.

These Terms and Conditions are drawn up in English pursuant to the formal request of parties.   Ces modalités sont rédigées en anglais à la demande expresse des deux parties.

END OF TERMS AND CONDITIONS

Version 2/21/2019