La gestión de documentos digitales puede revolucionar la manera en que una organización es administrada al eliminar esas pilas de papel esparcidas por oficinas, cajones y armarios. Un estudio de PwC descubrió que, en promedio, el 7,5% de los documentos en papel se pierden y otro 3% se archivan incorrectamente. Esto le cuesta a las empresas miles de reales en términos de horas de trabajo perdidas para encontrar un documento y, a menudo, simplemente no saber dónde está.
Como la forma en que las organizaciones manejan sus documentos es totalmente diferente de cómo era hace algunos años, cada vez más sistemas de gestión de documentos digitales se implementan no solo para localizar rápidamente documentos, sino para implementar una estrategia eficaz de gestión de documentos que contribuya a optimizar la productividad y eficiencia de los procesos de negocio.
La gestión de documentos digitales, o gestión electrónica de documentos (GED), es un proceso utilizado por las empresas para organizar sus documentos en un solo lugar. El sistema crea auditorías para mostrar cuándo se accede, modifica o elimina un documento determinado, permite localizar fácilmente documentos y también hace que el control de documentos y la gestión avanzada de documentos sean más efectivos.
Las soluciones de gestión de documentos digitales también integran toda la gestión de documentos en un sistema centralizado, que puede ser alojado en la nube para facilitar el acceso a la información. Algunas soluciones asignan identificadores a los documentos para mejorar la seguridad y proteger su autenticidad, y además cuentan con recursos para garantizar que la empresa cumpla con las normativas vigentes.
Al implementar un sistema de gestión de documentos digitales, la organización puede visualizar todo el ciclo de vida de ese documento, desde su captura hasta su descarte. De esta manera, puede implementar más fácilmente una política de gestión de documentos que aborde la creación, almacenamiento, mantenimiento y plazos de retención que previamente son estipulados en el sistema.
Implementar una solución de gestión de documentos digitales va más allá de solo contar con un sistema de almacenamiento electrónico; se convierte en parte crítica del día a día de la empresa.
Sí, este es el enfoque principal de la solución, ya que lidiar con una cantidad de documentos físicos que crece diariamente se convierte en un desafío gigantesco al buscar y encontrar documentos importantes para los negocios. Para hacer este proceso más simple, la solución GED recibe los datos relativos al documento y los almacena adecuadamente de forma electrónica, organizando la información de tal manera que facilite su búsqueda y recuperación.
Otro recurso importante es la clasificación y categorización de los documentos para facilitar su indexación y reducir el tiempo para recuperar la información deseada.
Las soluciones completas de gestión de documentos digitales permiten que un administrador defina permisos de acceso a diferentes archivos, proporcionando a los usuarios acceso solo a los documentos necesarios para que realicen su trabajo. Esto evita que documentos confidenciales sean accesibles por todos los empleados de la empresa y puedan caer en manos equivocadas.
De la misma manera, una solución GED tiene recursos para generar alertas cuando un determinado documento es accedido, editado o compartido, indicando qué usuario realizó la acción. Además, el sistema permite que los usuarios se comuniquen con otros y hagan anotaciones sin necesidad de migrar a otra aplicación.
El GED puede parecer un gran archivo electrónico, pero proporciona una solución más simple para una estrategia de gestión de documentos y almacenamiento de documentos físicos, además de ofrecer costos mucho más bajos.
Mantener documentos y registros seguros puede ser un desafío; sin embargo, una solución de gestión de documentos digitales garantiza mayor seguridad a la información mediante recursos enfocados en la gestión de identidad y acceso, además de permitir el rastreo de cualquier modificación realizada en los documentos. El GED también contribuye a que las empresas puedan cumplir más fácilmente con las normas de conformidad y leyes de protección a la privacidad, como la LGPD.
Un sistema de gestión de documentos digitales garantiza que los documentos estén organizados correctamente y se puedan encontrar más rápidamente, lo que es extremadamente importante para que la empresa gestione mejor sus riesgos y para cumplir con una solicitud judicial. Además, documentos organizados hacen que los procesos de negocio sean más eficientes, impactando positivamente en la productividad de la empresa.
Del mismo modo, al adoptar una estrategia eficiente de gestión de documentos digitales, el acceso a los documentos se facilita, ya que los empleados no tienen que perder tiempo buscando la información que necesitan en una pila de documentos en papel o buscando un archivo digital perdido entre las diversas computadoras utilizadas por la empresa. Además, con los documentos organizados, los negocios se vuelven más eficientes, con los empleados utilizando su tiempo en tareas más importantes que ingresar datos manualmente en el sistema.
Los riesgos de mantener documentos físicos son varios: destrucción accidental, pérdida de documentos e incluso el vazamiento de información confidencial y críticas de la organización. El sistema de gestión de documentos digitales permite que la empresa implemente una estrategia de recuperación ante desastres y proteja los documentos mediante copias de seguridad contra posibles incidentes que lleven a la pérdida de documentos.
Con la cantidad de documentos que se crean diariamente creciendo de manera alarmante, es simplemente inviable mantener una estrategia tradicional de gestión de documentos. Y esto aplica a organizaciones de todos los tamaños, especialmente porque una buena parte de estos documentos son confidenciales y críticos para los negocios, lo que exige una solución que garantice la privacidad y seguridad de esta información.
¿Pero cuál es la mejor solución? La respuesta es simple: la mejor solución de gestión de documentos digitales es aquella que realmente satisfaga las necesidades de la empresa. Access cuenta con una solución de gestión electrónica de documentos que permite, a través del portal All Store, almacenar la información con total seguridad, agilidad y facilidad. Contáctenos y descubra más.
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