La gestión de registros es una tarea de suma importancia para las empresas que manejan documentos e información de terceros, sin embargo, esta función no siempre se asigna a una persona con experiencia. La cantidad de datos provenientes de diversas fuentes, en diferentes formatos y medios, hace que el proceso sea un desafío para cualquier corporación.
Cuando una empresa almacena o procesa registros confidenciales, incluidos datos de salud, legales y financieros, está sujeta a una serie de obligaciones administrativas y legales. La gestión de registros es un viaje complejo y desafiante, pero cuando se hace correctamente, puede generar un valor real para su negocio. Sin embargo, sin un enfoque efectivo en la gestión de registros, las empresas suelen enfrentar una variedad de problemas que afectan la eficiencia y el cumplimiento del trabajo.
Con esto en mente, hemos identificado 5 puntos negativos en la gestión de registros y cómo superarlos. Acompañe.
Brasil ocupó el sexto lugar en el ranking de países con más filtraciones de datos en el mundo. De enero a noviembre de 2021, 24,2 millones de brasileños vieron expuesta su información en Internet, debido a ataques a sistemas o filtraciones de datos, según Surfshark, una empresa de privacidad y seguridad en línea. La investigación también destaca el ataque al aplicativo ConectSUS, que estuvo fuera de línea durante aproximadamente diez días en todo Brasil, y la filtración de datos que involucró a la Policía Federal.
Es importante destacar que la mayoría de las exposiciones de datos se deben a errores humanos; incluso las principales empresas y las mayores autoridades del país están sujetas a este tipo de situaciones, que pueden poner en riesgo a miles de personas.
Según la Ley General de Protección de Datos, el incumplimiento de las normas puede resultar en una multa de hasta R$50 millones o el 2% de la facturación anual de una institución.
Los registros solo son útiles si se pueden utilizar para encontrar la información que se necesita. Pero para permitir el acceso eficiente y preciso a los registros, estos deben clasificarse, categorizarse y almacenarse en un sistema que permita búsquedas. Esto se vuelve cada vez más desafiante a medida que aumenta el volumen de documentos. Como resultado, este proceso se vuelve más complejo y muchas organizaciones tienen poco conocimiento sobre los archivos que almacenan.
La gestión inadecuada de la identidad y el acceso es una causa común de exposiciones de datos y fallas de cumplimiento. Por un lado, los registros deben ser accesibles solo para individuos autorizados. Por otro lado, el acceso debe ser directo para quienes lo necesiten. En muchos casos, la eficiencia operativa se ve afectada cuando los empleados luchan por obtener la información necesaria para realizar sus tareas.
La implementación de un sistema de gestión de identidad seguro no siempre es sencilla; por eso, tantos registros se filtran desde plataformas en la nube, incluso cuando proporcionan a los usuarios herramientas para gestionar el acceso de manera segura. Muchas empresas aún cometen errores. La verdad es que aprovechar las potentes herramientas de gestión de acceso de una plataforma de nube moderna no garantiza que se mantenga la seguridad, la privacidad y la confidencialidad de los datos.
Las normativas reguladoras exigen que las empresas almacenen registros por un período específico y los destruyan de manera segura una vez finalizado ese período.
Muchas empresas encuentran esto desafiante por varias razones:
Nuestro último problema a destacar es que nada de lo que hemos discutido hasta ahora es estático. A medida que evolucionan las regulaciones, las empresas también deben ajustar sus procesos y sistemas de almacenamiento de registros para cumplir con los nuevos requisitos. Esto puede ser especialmente costoso para empresas de servicios financieros, donde los requisitos de retención y producción de registros cambian con frecuencia. También afecta a servicios de salud, legales, seguros, recursos humanos, manufactura, educación y gubernamentales, entre otros.
Para resumir, aquí hay un resumen de los problemas mencionados anteriormente y cómo un sistema de gestión de registros efectivo puede ofrecer soluciones para cada uno de ellos. Acompañe.
Los sistemas de gestión de registros proporcionan almacenamiento seguro externo para registros físicos y digitales.
Los sistemas de gestión de registros pueden clasificar y categorizar registros. De esta manera, pueden ser fácilmente buscados a través de un portal en línea seguro, permitiendo que los usuarios autorizados encuentren rápidamente la información que necesitan.
El software de gestión de registros desarrollado específicamente incluye gestión de identidad y acceso robusta y sofisticada, y un registro exhaustivo de solicitudes de acceso.
Una programación actualizada garantiza que los registros sean manejados a lo largo de su ciclo de vida de acuerdo con los requisitos regulativos relevantes y luego se destruyan de manera segura.
El software de retención y cumplimiento sigue continuamente cientos de miles de requisitos, actualizando sistemas y controles según sea necesario.
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