La digitalización de expedientes médicos es la forma más eficiente para que las empresas de salud manejen grandes cantidades de documentos en papel y registros generados diariamente para atender a los pacientes. Como resultado, el número de organizaciones que buscan servicios de escaneo profesional se ha triplicado rápidamente en los últimos años.
Los servicios de digitalización de expedientes médicos ofrecidos por profesionales capacitados y experimentados permiten una digitalización adecuada del contenido, cumpliendo con normas de privacidad y conformidad, además de mejorar la eficiencia operativa y prácticamente eliminar procesos basados en papel.
Si bien muchas empresas ya han iniciado un viaje de transformación digital y están migrando hacia una oficina libre de papel, el sector de la salud aún está dando sus primeros pasos en la digitalización de expedientes médicos y otra información de pacientes, empleados, proveedores y socios.
Sin embargo, este camino no es sencillo ni fácil, ya que el sector de la salud es uno de los más regulados en cuanto al uso de datos de pacientes y la privacidad de la información personal. Contratar servicios de digitalización de expedientes médicos es la forma más eficaz de comenzar o mejorar la estrategia de digitalización y gestión de documentos para optimizar procesos, reducir costos y mejorar la atención al paciente.
Gestionar documentos en papel es ineficiente y está totalmente sujeto a errores que implican riesgos para la organización y afectan negativamente la calidad de la atención al paciente.
Como ocurre con cualquier empresa, las organizaciones de salud deben mantener los datos de los pacientes seguros y permitir acceso solo a personal autorizado. Cuando este manejo se realiza manualmente y se basa en documentos en papel, los procesos ineficientes pueden aumentar los costos y el tiempo que el personal dedica a organizar y encontrar registros cuando sea necesario.
Además, muchos registros médicos deben almacenarse durante períodos prolongados, lo que hace que el almacenamiento físico sea extremadamente costoso. La digitalización de expedientes médicos resuelve este problema al liberar espacio y reducir los costos involucrados.
Las organizaciones de salud en Chile manejan diariamente datos confidenciales de pacientes y, si esta información no se maneja correctamente, puede poner en riesgo a los profesionales de la salud y a las empresas en cuanto a la conformidad. Esto se debe principalmente a la gestión de documentos en papel, que puede perderse, dañarse o etiquetarse incorrectamente con facilidad.
En Chile, existen normativas específicas para la digitalización, uso y almacenamiento electrónico de expedientes médicos, equiparando la validez de los datos digitales al original si están firmados con certificado digital. Además, se establece un período de retención de 15 años para los expedientes médicos, tanto en formato electrónico como en papel. Las disposiciones de protección de datos buscan prevenir violaciones graves a la privacidad de la información de los pacientes, imponiendo sanciones significativas en caso de incumplimiento.
Por lo tanto, adoptar un sistema de gestión de documentos ayuda a evitar riesgos de conformidad y mejora la seguridad y privacidad de los documentos mediante un control de acceso eficiente.
Los errores pueden ocurrir en cualquier momento y en todos los entornos laborales, pero en el caso de la información médica, extravíos, almacenamiento incorrecto o errores en el llenado de formularios pueden exponer datos personales y causar pérdida de documentos.
Además, los registros en papel tienen más probabilidades de ser robados o dañados. La digitalización de expedientes médicos reduce los posibles errores y hace que los documentos sean más claros y organizados.
La migración hacia una estrategia de oficina sin papel permite a los profesionales de la salud ofrecer una atención al paciente de mejor calidad, optimizar procesos administrativos y aumentar la productividad, entre otros beneficios.
Las violaciones de datos de salud han aumentado en los últimos años. A diferencia de los números de tarjetas de crédito o cuentas bancarias, que pierden su utilidad una vez que se detecta una violación, los registros médicos permiten que los ciberdelincuentes cometan múltiples fraudes. Por lo tanto, es vital proteger esta información, y la digitalización de expedientes médicos permite almacenar documentos de manera segura en la nube y controlar el acceso únicamente a usuarios autorizados.
La digitalización de expedientes médicos permite centralizar la información y recuperarla rápidamente cuando sea necesario. Esto agiliza la atención y mejora la satisfacción del paciente. El uso de un sistema de gestión de documentos fortalece la relación entre médicos y pacientes y permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos.
Los documentos en papel ocupan mucho espacio, por lo que la digitalización de expedientes médicos puede liberar espacio físico para que la organización lo utilice en otras actividades.
La digitalización simplifica y optimiza los procesos, haciendo que los registros sean accesibles para todos en cualquier momento. El almacenamiento centralizado permite que médicos, enfermeras, personal de atención y profesionales de otros sectores accedan fácilmente a los registros, mejorando la colaboración entre equipos.
Los registros en papel son más propensos a extravíos y daños. La digitalización de expedientes médicos reduce el riesgo de pérdida y facilita su recuperación a través de un portal que centraliza la información.
La sostenibilidad no es solo una moda; cada vez más empresas implementan prácticas sostenibles que, además de contribuir a la preservación del medio ambiente, reducen costos. Eliminar el uso de papel permite que el personal se dedique a tareas más importantes y agregue valor al negocio.
La digitalización de expedientes médicos ayuda a la organización a cumplir más fácilmente con los requisitos de conformidad y privacidad. Implementar una solución de gestión de documentos permite organizar, indexar y producir informes que satisfagan las necesidades de una posible auditoría.
Muchas organizaciones de salud aún enfrentan desafíos para migrar sus registros a formatos electrónicos. Access puede hacer que este proceso sea más fácil y eficiente. Nuestras soluciones de gestión de documentos para el sector de la salud incluyen custodia de expedientes médicos, digitalización bajo demanda, conversión digital de documentos radiológicos, almacenamiento de medios, reciclaje y eliminación de expedientes médicos y servicios de consultoría. Ponte en contacto con nosotros y obtén más información.
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