La captura de datos es esencial para el futuro de la digitalización en una era cada vez más digital. Es a través de ella que se extraen o convierten datos de diversas fuentes, desde documentos físicos y digitales, como información de texto, números, imágenes, videos, entre otros, y se transforman en un formato estructurado y legible, permitiendo su procesamiento, análisis y acceso.
La primera imagen digitalizada de la que se tiene registro fue realizada por Russell Kirsh en 1957, y ayudó a impulsar la revolución de la tecnología de la información. A partir de esta primera digitalización, surgieron los faxes, los códigos de barras utilizados en empaques, la edición electrónica, la fotografía digital, las tomografías computarizadas y una infinidad de otras tecnologías de imagen.
En la década de 1990, a medida que la resolución mejoraba, la mayoría de las empresas utilizaban soluciones de captura de datos para convertir sus fotos y documentos físicos en copias digitales. Sin embargo, los documentos aún necesitaban ser manipulados, clasificados y archivados manualmente después de ser digitalizados. Este proceso largo y tedioso limitaba la utilidad de las tecnologías de imagen, lo que llevó a las empresas a buscar formas más simples y productivas de digitalizar y gestionar sus documentos.
Introducido por primera vez como una herramienta para personas con discapacidad visual, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) tomó la palabra escrita y la convirtió en formato digital, permitiendo que la computadora reconociera el texto e incluso lo leyera en voz alta. Con el tiempo, estas soluciones se adaptaron y crecieron, y ahora se utilizan en muchas prácticas comunes, incluyendo la entrada de datos, el reconocimiento automático y la extracción de información de documentos.
Muchas empresas utilizan esta solución de imagen para indexar y clasificar información en bases de datos para respaldar programaciones de retención sofisticadas, lo que libera a los empleados para iniciativas más estratégicas.
Aunque la tecnología OCR ha permitido que muchas organizaciones trabajen de manera eficiente, también presenta desafíos propios. A medida que los negocios y el mundo digital continúan evolucionando, el software necesario para seguir esta transformación debe proporcionar aún más adaptabilidad.
Más que nunca, las organizaciones están buscando formas de facilitar la colaboración y el acceso a la información para sus equipos. Los empleados necesitan poder encontrar los documentos y datos que necesitan cuando los necesitan. Desafortunadamente, con las soluciones tradicionales de captura de datos, esto sigue siendo un desafío. La investigación de AIIM reveló que muchas organizaciones están luchando con sus soluciones actuales de captura de datos por varios motivos:
Las organizaciones procesan una amplia variedad de tipos de documentos, incluyendo facturas, recibos, transacciones, aplicaciones, etc. Cada uno de estos tipos de documentos necesita ser procesado, almacenado y desechado de manera diferente, de acuerdo con diversos plazos de retención. Los sistemas tradicionales de captura de datos no se adaptan bien a estos diversos tipos de documentos.
ALa mayoría de las soluciones de captura de datos han sido diseñadas para trabajar con información altamente estructurada y flujos de trabajo predeterminados. Mientras tanto, más del 60% de la información que las empresas están capturando no es estructurada.
El 65% de las organizaciones creen que su solución de captura actual es demasiado complicada para ser utilizada por un trabajador del conocimiento típico. Los empleados terminan dedicando más tiempo tratando de entender su sistema que realmente usándolo.
Más regulaciones, más tecnología, más tipos de documentos, más información. Las organizaciones enfrentan cada vez más estos cambios en su día a día. La solución que utilizan, por lo tanto, debe ser escalable y adaptable para satisfacer sus crecientes necesidades.
En la economía de la información actual, las organizaciones necesitan una solución de captura de datos que continúe adaptándose con el tiempo. Aunque el futuro de la tecnología puede no ser completamente claro, vemos cómo Internet de las Cosas (IoT), Big Data, políticas de “traiga su propio dispositivo” (BYOD) y más están cambiando la forma en que trabajamos y dónde trabajamos.
Las organizaciones que simplifican, estandarizan y automatizan sus sistemas de captura de datos podrán transformar sus operaciones comerciales y liberar el valor de la información y las ideas que actualmente están encerradas en sus registros en papel.
A diferencia de los sistemas tradicionales de captura de datos, la captura inteligente identifica y extrae información crítica de documentos en papel y electrónicos sin necesidad de orientación humana.
Las reglas de negocio, las regulaciones del sector y una estructura clara pueden programarse en el sistema, lo que permite extraer información valiosa del documento, clasificarla adecuadamente y activarla según corresponda. Por lo tanto, la captura inteligente puede ayudarlo a:
Para lograr una transformación digital significativa, la mayoría de las organizaciones han cambiado su perspectiva sobre la captura de información, pasando de considerarla como un proceso destinado al archivado a ser un habilitador de procesos digitales desde el principio.
Si la captura de datos está obstaculizando sus esfuerzos de transformación digital, Access puede acelerar su proyecto. Aprovechando los avances más recientes en inteligencia artificial (IA) para identificar y clasificar tipos de registros y metadatos, Access garantiza que sus documentos se digitalicen de manera que priorice la accesibilidad y la capacidad de búsqueda de datos.
Os Los centros de imágenes de Access cuentan con profesionales cualificados, certificación CDIA+ y escáneres de última generación para convertir información originalmente creada en diversos formatos, permitiendo su almacenamiento digital y garantizando el acceso a través de cualquier dispositivo. Póngase en contacto para obtener más información.
Share