Si bien la mayor parte del mundo ha superado los cierres surgidos por la pandemia, las organizaciones con teletrabajo o formato híbrido continúan siendo una tendencia próspera en su ámbito. De hecho, según una encuesta realizada por la firma de investigación y consultoría Gartner, el 82% de los ejecutivos esperaban ofrecer la posibilidad de trabajar de forma remota al menos parte del tiempo. Y, según una investigación de Global Workplace Analytics, el 56% de la fuerza laboral estadounidense que no trabaja por cuenta propia tiene trabajos que propician el trabajo remoto al menos parte del tiempo. Esta cifra se traduce en aproximadamente 75 millones de trabajadores.
Si bien esto es beneficioso por muchas razones, también presenta nuevos desafíos cuando se trata de administrar datos confidenciales en múltiples ubicaciones. En respuesta, muchas empresas recurren a soluciones que combinan la gestión de registros digitales y los servicios de almacenamiento externo. Estos pueden ofrecer a las empresas conveniencia, seguridad, eficiencia y ahorro de costos al mismo tiempo que aumentan la productividad.
Al elegir una solución de administración y almacenamiento de registros para su organización que mantenga los registros fuera de la oficina, es importante considerar todas sus opciones cuidadosamente antes de tomar una decisión. Si tiene información confidencial que debe almacenarse de forma segura, pero que debe estar accesible cuando sea necesario, ya sea una base de datos de clientes o registros financieros, debe priorizar esas funciones y al mismo tiempo mantener bajos los costos. Las siguientes son algunas soluciones de administración de documentos que debe tener en cuenta al explorar proveedores de administración de registros y almacenamiento externo:
Almacenamiento Externo: más conveniente y rentable que el almacenamiento en la oficina
El almacenamiento externo es más conveniente, rentable y más seguro que el almacenamiento en la oficina. Si actualmente está almacenando sus documentos en una sala o instalación de registros en la oficina, su personal puede atascarse en la búsqueda de archivos. El almacenamiento externo es una opción viable a considerar si está buscando subcontratar para las tareas de menor importancia y su personal se pueda concentrar en un trabajo de mayor valor. Y si aún no está utilizando una solución externa, esta sección lo guiará a través de los beneficios del almacenamiento de archivos remoto.
Cuando almacena documentos en su lugar de trabajo, tiene que invertir en costosos bienes raíces adicionales para alojarlos, así como también pagar por el equipo que los administra y mantiene. Además del costo de alquilar o ser propietario de un edificio, las empresas también deben pagar: servicios públicos: electricidad, calefacción, aire acondicionado, agua e Internet; comprar y mantener los sistemas necesarios para controlar el acceso a la información (servidores, seguridad informática y equipos de seguridad física como cámaras de seguridad); salarios de personas para mantener y monitorear sistemas, an adición a recursos para rastrear el momento correcto en que se deben desechar esos registros. Esto hace que el almacenamiento externo sea una opción mucho más rentable y conveniente.
El almacenamiento externo tradicionalmente ofrece mayor protección y capas de seguridad adicionales que el almacenamiento en el lugar de trabajo. El almacenamiento en la oficina puede ser un riesgo de seguridad por varias razones. En primer lugar, es susceptible a toda gama de vulnerabilidades potenciales que existen en cualquier edificio, como robos y desastres naturales. En segundo lugar, debe contratar personal para supervisar las instalaciones y su contenido, ese personal podría estar poniendo en peligro la seguridad de sus documentos sin saberlo al no seguir las pautas de cumplimiento y los estándares de seguridad de la industria (es decir, un error humano). En tercer lugar, las instalaciones externas suelen ser mucho más seguras que las de la oficina porque emplean medidas de seguridad física adicionales, como entrada al lugar con tecnología biométrica o con código de barras, cerraduras electrónicas y sensores de movimiento que son más difíciles de implementar en una oficina.
Escaneo de imágenes y documentos
Escanear documentos es una excelente manera de preservar la información que contienen y reducir los costos de almacenamiento de registros en papel. La digitalización de sus documentos le permite organizarlos y administrarlos mejor, así como hacerlos más seguros y compartibles para la colaboración.
Cuando escanea documentos con Access, por ejemplo, hacemos un seguimiento de quién tiene acceso a cada documento por usted, lo que le facilita el control de los permisos en diferentes niveles. Esto puede ayudar a mejorar la productividad al facilitar que los empleados de todos los departamentos colaboren sin preocuparse por la seguridad, los problemas de privacidad o la confusión sobre quién tiene acceso a qué tipo de información.
El escaneo de documentos es solo una de las muchas formas en que su organización puede beneficiarse de las soluciones de digitalización y almacenamiento externo. ¡Déjenos hacer el trabajo pesado! Nuestros servicios ayudarán a que su negocio sea más eficiente y efectivo, permitiéndole acelerar el crecimiento.
Destrucción segura de documentos
Ya sea una empresa pequeña, mediana o grande, la disposición y destrucción de documentos es una parte importante de la gestión del ciclo de vida que ofrecen muchos proveedores de almacenamiento externo. La destrucción de documentos puede ayudar a su organización a deshacerse de documentos confidenciales de una manera rentable y segura de acuerdo con las políticas de retención de su empresa. También protege contra filtraciones de datos u otras amenazas a la seguridad, que de ocurrir pueden resultar en daños a la reputación y pérdidas financieras para su negocio. Además, la destrucción de documentos ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas aplicables en relación con la eliminación de información confidencial.
Conclusión
Los días del trabajo híbrido-remoto llegaron para quedarse. Hoy en día, cada vez más empresas están buscando formas de fusionar su presencia en la oficina con sus recursos fuera de la oficina y ahorrar dinero mediante la reducción o la venta directa de bienes inmuebles. Sin embargo, a menudo tienen dificultades para encontrar una solución que les permita hacerlo sin problemas. Al aprovechar la ayuda de una empresa para la administración externa de sus registros, las organizaciones híbridas y remotas obtienen la capacidad de administrar sus registros de manera segura, compatible, rentable y eficiente.
Access ofrece soluciones de gestión de registros que sirven a todo el ciclo de vida de los documentos, incluido el almacenamiento de registros externo, el escaneo de documentos, la sala de correo digital, la gestión de retención de registros, el control de la información, la destrucción segura de documentos y otros servicios de gestión de información habilitado por tecnología.
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