Aunque vivimos en una era cada vez más digital, si su empresa es como la mayoría, es posible que tenga almacenamiento físico disperso por todos lados, lo que hace que la gestión de estos registros sea un proceso complejo, pero muy común.
De hecho, la dependencia de registros físicos puede resultar en una gestión ineficiente e incorrecta de estos documentos, lo que puede contribuir a procesos confusos, pérdida de información importante e incluso empleados insatisfechos. Además, existen costos asociados al almacenamiento y manejo de estos documentos.
Esta confianza en los registros físicos hace que las empresas sean menos ágiles para tomar decisiones de negocio y más propensas a cometer errores, una combinación sumamente perjudicial para los negocios.
El almacenamiento y la gestión de registros físicos puede ser un gran desafío para las empresas. Estos registros pueden ser almacenados de manera incorrecta, perderse, dañarse o verse comprometidos. El acceso a estos registros es muy difícil de monitorear, lo que afecta la privacidad y la seguridad. Además, sin el control ambiental adecuado, están sujetos a desastres, como el reciente incendio en el depósito de la Cinemateca.
Para hacerlo de manera eficiente, se deben seguir algunos pasos. El primero es identificar el contenido que debe digitalizarse, asignándole una categoría y determinando el tiempo de retención. El segundo se refiere al almacenamiento de ese registro; algunas empresas mantienen estos documentos en un depósito, otras tercerizan el almacenamiento, pero lo más importante es mantener juntos los registros similares.
Estos documentos deben almacenarse de manera que sean fácilmente rastreables, controlando quién los accede y cuándo son devueltos y, en caso de extravío, que esa información esté disponible. Por último, se debe determinar el plazo de retención para cada registro.
Esto hace que su digitalización sea fundamental, ya que reduce riesgos y el impacto de algún desastre, además de contribuir a procesos más eficientes e inteligentes, favoreciendo el crecimiento del negocio.
Las empresas son responsables de la información almacenada internamente o para sus clientes, en caso de que la gestión sea realizada por un socio externo. Regulaciones como HIPAA, GDPR y SOX exigen que estos datos sean gestionados manteniendo la privacidad y la confianza del cliente. Gestionar este riesgo con registros físicos no es nada fácil.
El acceso indebido y la pérdida de documentos pueden derivar en violaciones de datos y multas significativas. Además, las prácticas de mantenimiento de registros deben realizarse de manera consistente, incluyendo seguridad, retención, disposición y rastreo, garantizando que los estándares de conformidad se cumplan correctamente.
La deforestación y el calentamiento global son reales. Por ello, reducir el consumo de papel en la oficina mediante la transformación digital permite que el negocio sea más sostenible. Esto, además de eliminar la necesidad de almacenar y gestionar registros físicos, permite un uso más eficiente del espacio físico de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Este cambio también refuerza una cultura corporativa enfocada en la preservación y la sostenibilidad, aspectos cada vez más valorados por clientes y empleados, quienes consideran este factor un diferenciador al elegir un socio comercial o empleador.
En nuestro sistema FileBridge, los usuarios pueden solicitar un registro físico y recibirlo en formato digital, haciendo que el proceso de recuperación sea más rápido. La digitalización también permite acceder a los documentos en cualquier momento y lugar. Además, los archivos digitales son mucho más fáciles de monitorear, manteniéndolos seguros y garantizando que solo usuarios autorizados tengan acceso a ellos.
Access puede ayudar a su empresa mediante un enfoque integral en la gestión de registros. Nuestro objetivo es reducir la necesidad de gestionar documentos físicos en el sitio y permitir su acceso a través de nuestro sistema en línea FileBridge. Conozca más.
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