El sector de seguros es una de las industrias que más trabaja con un enorme volumen de papeles. Diversos son los formularios y pólizas. Páginas y más páginas de documentos esenciales que registran importantes acuerdos con decenas de clientes. A causa de esto es muy importante que las aseguradoras escojan un excelente servicio de custodia y administración documental.
Una buena administración de documentos en el sector de seguros garantiza un buen flujo de trabajo operacional y que el procesamiento de reclamos y beneficios sea evaluado correctamente, ya que estas reivindicaciones generalmente exigen que los documentos ya archivados se logren encontrar. Escoger la manera correcta de hacer la administración documental garantiza que los archivos tengan un registro apropiado, lo que facilita el acceso y evita errores y fallas en los procesos.
El tiempo también es crucial en la industria de seguros. Los asegurados quieren que sus demandas sean atendidas lo más rápido posible, y que sus solicitudes se procesen rápidamente. Entonces, ¿cómo la custodia de documentos puede ser un recurso estratégico en el sector de seguros?
Administrar documentos va mucho más de una buena gestión. Las empresas de seguros adoptan esta solución para mejorar el desempeño de los servicios, reducir el riesgo de fallas y atender requisitos reglamentarios. Además de esto, un ambiente bien estructurado facilita el acceso a datos importantes y permite que las empresas de seguros tengan una política más centralizada de almacenamiento.
Atención al cliente
El sector de seguros mantiene una relación a largo plazo con sus clientes y por eso una de las tareas más importantes es mantener al cliente satisfecho.
La digitalización de los documentos en papel preserva datos importantes y facilita el acceso, mientras los documentos originales están custodiados en un sitio seguro y pueden ser solicitados cada vez que exista la necesidad.
Tener acceso a documentos digitalizados en un banco de datos organizado permite que el operador le responda al cliente con más rapidez y le dé informaciones más precisas, solucionando llamadas sin la necesidad de realizar múltiples contactos, mejorando el nivel de satisfacción del cliente.
Productividad de los empleados
La administración de documentos también puede ayudar a aumentar la productividad de los empleados. Con herramientas que hacen más simple la búsqueda de documentos, como la búsqueda por palabras claves, texto completo, fecha o nombre, los empleados pueden encontrar documentos rápidamente y mejorar el tiempo de respuesta. Esto deja el flujo de trabajo más simple y ayuda a concluir tareas de manera más rápida. Así, los empleados pueden dedicarles su tiempo a otras tareas.
El archivado eficiente en un banco de datos también permite que los empleados accedan a documentos de otras localidades.
Además de ello, el sector de recursos humanos también se puede beneficiar y mejorar su productividad con una buena administración de documentos. Se puede simplificar el mantenimiento de registros y la administración de los empleados, automatizando procesos críticos como el reclutamiento, la evaluación de desempeño y los pedidos de caducidad. Almacene todos los registros de empleados, reduzca los costos de almacenamiento de documentos y permita la autoatención de los empleados.
Otras facilidades proporcionadas por la adopción de un sistema de custodia y administración de documentos:
- Procesamiento de siniestros – un sistema consistente de administración documental reduce tiempo y costos. Independiente de que la reivindicación de seguros sea simple o compleja, el acceso automático a los documentos correctos ayuda en el tratamiento de los siniestros existentes.
- Reclamos fraudulentos – tener un ambiente controlado, donde los usuarios precisan estar autorizados para visualizar y modificar determinados documentos sin la posibilidad de excluirlos o moverlos impide el uso indebido de documentos y reduce el riesgo de reclamos fraudulentos.
- Requisitos reglamentarios – El sistema de administración de documentos permite que las compañías de seguros estén en conformidad con los requisitos reglamentarios nacionales y regionales. Cumpliendo exigencias regulatorias y alcanzando las crecientes expectativas de los clientes.
Access sabe que para mantener la eficiencia y la rentabilidad de las empresas de seguros está vinculada su capacidad de tomar decisiones inmediatas, y recuperar y entregar informaciones rápidamente. Por eso ofrecemos soluciones de administración de documentos con tecnologías poderosas y una interfaz criptografiada para activos digitales.
