Business Process Management (BPM) y Workflow Management. Estos son los términos más comunes cuando se trata de mejorar la productividad en una empresa, pero que aún generan confusión.
Y esto ocurre porque tienen algunas similitudes: ambos buscan agilizar el trabajo, mejorar la eficiencia y reducir el tiempo necesario para realizar tareas, y se utilizan en todas las áreas de una empresa.
Por otro lado, sus diferencias son claras. El Workflow se basa en una única tarea, mientras que el BPM se refiere a un proceso de negocio. Además, el Workflow se considera una categoría dentro del Business Process Management, es decir, es un componente de la gestión de procesos de negocio, ya que permite que los flujos de trabajo estén mejor diseñados, lo cual es una de las prioridades del BPM.
Los flujos de trabajo forman parte del BPM. Por ejemplo, el aterrizaje de un solo avión sigue un Workflow definido. En cambio, el aterrizaje de varios aviones requiere una gestión optimizada que, en este caso, está relacionada con el BPM.
Así, se puede entender que el workflow combina diversas tareas que deben trabajar en conjunto con el objetivo de alcanzar un resultado específico. De esta forma, es posible eliminar posibles fallos de comunicación, errores en los procesos y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia, la calidad y la entrega.
A pesar de ser esencial para los negocios, el Workflow se centra en utilizar los recursos disponibles para encontrar la mejor manera de realizar un proceso, haciéndolo más eficaz.
Tiene como beneficios:
El Business Process Management consiste en la gestión de varios Workflows con el objetivo de mejorar los negocios, ya que también se centra en analizar la fuerza laboral, el presupuesto y el uso de la automatización para comprender cómo funciona cada proceso y cómo impacta en los demás procesos de la empresa.
Una solución BPM mejora la visibilidad general de todos los Workflows y ayuda a reducir posibles brechas existentes en los flujos de trabajo. Así, como cada tarea puede involucrar a varios empleados y departamentos, además de otros procesos interdependientes, el BPM analiza este flujo para encontrar el mejor camino. Esto exige, muchas veces, repensar cada proceso: diseño, tareas, flujos e integración, para que se vuelva más eficiente y eficaz.
Algunos beneficios del BPM:
La adopción del BPM ofrece flujos de trabajo más eficientes, pero requiere cambios profundos en varios procesos interconectados, al mismo tiempo que entrega resultados más significativos para el negocio. Por otro lado, una solución de Workflow Management permite que cada proceso sea organizado de forma independiente mediante la automatización.
Básicamente, si la empresa pretende optimizar un proceso específico, una solución de Workflow puede ser una respuesta puntual. Sin embargo, si existe la necesidad de evaluar diversos procesos y cómo trabajan entre sí, lo ideal es optar por una solución BPM, ya que permite la gestión de varios Workflows, organizando esos procesos, monitoreándolos y generando informes avanzados para un mejor análisis de métricas.
Cuanto más integrados estén los procesos, más fácil será su gestión y el aprovechamiento de los recursos.
Si aún tienes dudas sobre cuál es la mejor opción para tu empresa, habla con uno de nuestros especialistas. Estamos listos para resolver todas tus dudas sobre BPM y gestión de workflows.
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