La digitalización de documentos pasó de ser una opción a convertirse en una necesidad para las empresas en Chile. En oficinas tradicionales, cada empleado utiliza en promedio 10 000 hojas de papel al año, y aproximadamente el 25 % del tiempo laboral puede perderse en la búsqueda de documentos físicos. Este dato muestra el gran desafío que representa para las empresas custodiar archivos en papel.
Entonces surge una pregunta clave: ¿vale la pena mantener internamente la custodia documental de archivos físicos o es más eficiente externalizarla con un proveedor especializado?
El modelo de custodia interna —conservar toda la documentación en las instalaciones— puede parecer seguro al principio. Sin embargo, oculta riesgos y costos operativos: los documentos en papel se extravían fácilmente y encontrar uno específico puede tomar hasta dos horas diarias por colaborador. Esto genera retrabajo, demoras y afecta la toma de decisiones y auditorías.
Sumado a ello, está el costo del espacio físico. En Chile, el alquiler de oficinas puede ser elevado, y los metros cuadrados utilizados por archivos podrían destinarse a usos más estratégicos. Además, hay que sumar mobiliario, climatización e seguros: todos costos ocultos que se acumulan con el tiempo.
Mantener un archivo interno también exige definir políticas de retención y procedimientos de descarte conforme a la legislación chilena sobre protección de datos personales. La Ley N° 21.096 sobre protección de datos personales (modificada por la Ley N° 21.179) y la más reciente Ley N° 21.719, promulgada en diciembre de 2024, regulan el tratamiento de datos personales e instituyen la Agencia de Protección de Datos Personales. A partir de diciembre de 2026, las empresas deberán implementar protocolos rigurosos de clasificación, almacenamiento y destrucción segura de documentos que contengan datos personales. Además, las condiciones físicas del lugar suelen ser inadecuadas (temperaturas, humedad, accesos poco controlados), lo que aumenta el riesgo de daños o accesos no autorizados.
La externalización de la custodia de documentos físicos trae beneficios inmediatos: se ahorra espacio, se paga solo por lo utilizado y se libera personal para tareas estratégicas. Proveedores especializados optimizan el espacio con sistemas compactos y estanterías verticales, y el ahorro en costos fijos suele superar al modelo interno.
Además, no se requiere destinar personal para tareas de archivo, ya que el proveedor gestiona la indexación, organización y solicitudes de retiro o digitalización.
Los proveedores de custodia invierten en infraestructura e seguridad difícil de replicar internamente. Sus centros cuentan con acceso controlado, vigilancia 24/7, alarmas e sistemas contra incendios con sensores, rociadores especiales y detectores de humedad. Además, mantienen condiciones ideales de temperatura y humedad para preservar documentos y evitar deterioro.
Esto protege los archivos de siniestros y garantiza integridad documental. En cuanto al cumplimiento legal, los proveedores conocen las leyes de retención aplicables en Chile —desde normativas fiscales hasta regulaciones de salud, finanzas o construcción— y ayudan a implementar cronogramas adecuados para guardar y eliminar documentos. Así, la empresa siempre está lista para auditorías: un documento solicitado puede entregarse con rapidez y con historial completo.
Además, el manejo de datos personales en papel cumple con la Ley N° 21.096 y la Ley N° 21.719. Los proveedores adoptan protocolos de confidencialidad, acceso restringido y destrucción certificada al término del ciclo de vida. Esto previene violaciones que podrían implicar sanciones y daños reputacionales. Un manejo profesional externo evita incidentes similares a los mencionados en otros países.
La externalización también aporta rastreabilidad completa. Cada caja o documento recibe un código único y se registra en sistemas digitales, ofreciendo visibilidad en tiempo real. Los SLAs garantizan tiempos de respuesta rápidos —a veces en horas— y opciones de digitalización bajo demanda.
También refuerzan tu plan de continuidad operativa: incluso si ocurre un desastre en la sede —incendio, inundación, robo— los documentos permanecerán seguros en otra ubicación y fácilmente accesibles.
Optar por la externalización de la custodia documental es una decisión estratégica inteligente. Te permite reducir costos, mitigar riesgos y enfocar tu equipo en el negocio principal. Con un proveedor especializado, tu empresa gana en seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo.
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