A pesar de la importancia de la gestión de registros, no todas las empresas están realmente preparadas para lidiar con un número cada vez mayor de información electrónica. La cantidad de datos provenientes de varias fuentes, en los más diferentes formatos y medios, hace que el proceso sea un desafío para el cumplimiento.
Así, las empresas necesitan entender la relevancia de monitorear esta información y el uso de una solución de gestión de registros (RIM) puede hacer esta tarea mucho más simple y eficiente, además de garantizar a los empleados acceso rápido y fácil a la información correcta.
Además, un programa RIM mantiene los requisitos de privacidad necesarios para garantizar el cumplimiento de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y gestiona los datos en todos los lugares de almacenamiento.
¿Por qué la gestión de registros es una obligación?
La respuesta es simple: para mantener la capacidad de recuperar un documento siempre que sea necesario, pero no es solo eso.
Mantener el cumplimiento
Si la gestión de registros ya es un desafío, mantener el cumplimiento agrega elementos que pueden hacer que este proceso sea aún más complejo. Al adoptar una solución de gestión, es posible evitar dolores de cabeza relacionados con los plazos para retener los registros, por ejemplo.
Además, con una gestión más eficiente, las empresas pueden mejorar la calidad de su información y reducir casos en los que el cumplimiento puede verse afectado. Monitorear estos registros debe ser una prioridad para las empresas.
Mayor seguridad
Una gestión de registros más cuidadosa contribuye a mejorar la seguridad de la información, reduciendo riesgos de fuga. En tiempos de Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, esto es fundamental para los negocios, ya que permite una retención más organizada de esta información. Las soluciones más eficientes también permiten el seguimiento y monitoreo del registro, desde su retiro hasta su devolución, registrando qué usuario accedió a la información.
Acceso optimizado
Con un número de registros que crece cada día, lidiar con esta información de manera desorganizada impacta directamente en la productividad de la fuerza laboral. Al optar por una solución de gestión de registros tercerizada, todo el proceso de almacenamiento, identificación y procesamiento de documentos y compartición pasa a realizarse de manera más eficiente.
Ahorro de tiempo
Optimizar la gestión de registros permite la implementación de procesos que hacen que el acceso y compartición de documentos sea más rápido y ágil, reduciendo el tiempo empleado en la búsqueda de información.
Oficina más organizada
Reducir la cantidad de papel en la oficina permite que el espacio antes destinado a los archivos sea utilizado para otras actividades, mejorando las condiciones de trabajo, y también haciendo que la empresa sea más sostenible.
Gestión optimizada
La tecnología ha permitido la aparición de soluciones que hacen la gestión de registros más eficiente. Esto significa encontrar una solución que se adapte a las necesidades de la empresa y combine, si es necesario, una gestión integrada entre registros físicos y digitales. Las soluciones digitales permiten reducir el costo de almacenamiento, el espacio utilizado y mejorar la seguridad, además de permitir una mayor flexibilidad y escalabilidad.
Productividad
Registros organizados, menos tiempo para encontrarlos y espacio mejor utilizado contribuyen a mejorar la productividad de la fuerza laboral, y también hacen que el intercambio de información sea más dinámico. Un sistema de gestión de registros también permite la adaptación a nuevas reglas y procedimientos de manera más fácil y rápida.
Experiencia del cliente
De la misma forma, cuanto más fácil y rápido se encuentre un registro, mejor será la experiencia del cliente.
Cuando la información fluye más fácilmente entre los departamentos y empleados de la empresa, los procesos son más eficientes. Y esto se vuelve aún más importante a medida que el número de registros, documentos e información crece en las empresas. Access pone a disposición de los clientes la posibilidad de crear instrumentos de control y monitoreo de los documentos de la empresa. Póngase en contacto y conozca más sobre nuestros servicios de gestión de registros e información.
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