De acuerdo con varios estudios de mercado, las empresas que sufrieron grandes filtraciones de datos registraron una caída promedio del 3,5% en el valor de sus acciones en solo tres semanas después del incidente. En este sentido, la digitalización de documentos es una estrategia fundamental para proteger información sensible y evitar pérdidas financieras significativas.
Además, una investigación de Gartner revela que el 56% de los clientes manifiestan preocupación por las medidas de ciberseguridad de las organizaciones con las que se relacionan. Por ello, la gestión de documentos digitales no representa solo una modernización necesaria, sino también una ventaja competitiva. Los servicios de digitalización de documentos permiten a las empresas reducir costos operativos, eliminar la necesidad de espacio físico para almacenamiento y, sobre todo, garantizar la seguridad de la información corporativa.
Esta guía presenta las mejores prácticas para proteger datos empresariales mediante la digitalización, abordando aspectos técnicos, requisitos de cumplimiento y estrategias de implementación en el contexto empresarial.
Los profesionales chilenos pierden, en promedio, 2 horas diarias buscando documentos importantes en archivos físicos. Además, en las grandes empresas, se pierde un documento cada 12 segundos, generando un costo de reposición que puede llegar a $3.500 por archivo.
En el escenario corporativo actual, la gestión inadecuada de documentos físicos resulta en una pérdida significativa de productividad. Las investigaciones muestran que los empleados dedican entre el 5% y el 15% del tiempo a leer información en documentos, pero este porcentaje puede aumentar hasta el 50% cuando se trata solo de buscar esos archivos.
El almacenamiento tradicional de documentos requiere inversiones constantes en infraestructura física. Las empresas necesitan destinar espacios específicos, adquirir muebles adecuados y mantener condiciones ambientales controladas para preservar los documentos. Además, los costos operativos incluyen gastos en recursos humanos para la organización y mantenimiento de la información, así como gastos en materiales de oficina y equipos de impresión.
Un estudio realizado por AIIM (Association for Information and Image Management) indica que la migración al entorno digital puede reducir a la mitad el espacio utilizado para archivar documentos físicos en cinco años, proporcionando un ahorro de aproximadamente el 8% en los costos generales para la empresa.
El volumen de papel consumido en Chile sigue siendo alto, superando las 3.500 toneladas al año solo en el sector empresarial. Además del impacto ambiental, la gestión de documentos físicos presenta riesgos significativos para la seguridad de la información. Los archivos en papel están sujetos a daños por humedad, deterioro natural e incluso desastres como incendios o inundaciones.
La digitalización de documentos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a la sostenibilidad ambiental y a la seguridad de la información. Implementar soluciones de gestión electrónica de documentos puede ser una estrategia clave para las empresas chilenas que buscan optimizar sus procesos y reducir costos a largo plazo.
La digitalización de documentos ofrece una solución eficiente para estos desafíos. Con la implementación de sistemas de gestión electrónica, las empresas pueden:
Un aspecto fundamental es que los documentos digitalizados pueden protegerse mediante contraseñas y cifrado, garantizando mayor seguridad para información sensible. Además, el almacenamiento en la nube permite un acceso rápido y seguro a los archivos desde cualquier lugar, eliminando la necesidad de desplazamientos físicos para consultar documentos.
La calidad técnica en la digitalización de documentos corporativos en Chile es un factor clave para garantizar la seguridad, accesibilidad y preservación de la información. De acuerdo con las directrices del Archivo Nacional de Chile y la Ley de Archivos (Ley N.º 19.839) y sus reglamentos, la resolución mínima recomendada para documentos digitalizados es de 300 dpi para textos impresos y 600 dpi para planos, mapas o documentos técnicos. Los documentos con ilustraciones o imágenes deben digitalizarse en escala de grises o color (RGB), según las características del material original.
En cuanto a los formatos de archivo, el PDF/A se ha consolidado como estándar para documentos corporativos en Chile, ya que preserva el formato original y asegura la visualización consistente en diferentes dispositivos. Este formato también permite aplicar medidas de seguridad avanzadas, como contraseñas, firmas digitales y marcas de agua, y soporta compresión sin pérdida de calidad.
Los equipos utilizados para la digitalización deben cumplir con requisitos específicos de hardware y volumen de trabajo. Los escáneres deben contar con capacidad de procesamiento compatible con el flujo diario de documentos y ofrecer alimentador automático, además de ser compatibles con el software y los procesos internos de la empresa.
Para asegurar la integridad de los documentos digitalizados, se recomienda implementar una Unidad Técnica de Digitalización (UTD) que cuente con:
Espacio físico adecuado y climatización controlada.
Equipos especializados y software oficial, actualizado y licenciado.
Personal capacitado y con acuerdos de confidencialidad.
El proceso de digitalización debe estar documentado y monitoreado rigurosamente. Cada etapa —desde la recepción de los documentos hasta su digitalización final— debe registrar metadatos como fecha, hora y responsable, garantizando trazabilidad completa.
En términos de seguridad informática, los equipos de la UTD deben estar aislados de Internet pública, salvo para procesos de autenticación digital. Solo se debe usar software oficial y actualizado.
El control de calidad incluye la verificación de la integridad física de los documentos originales, limpieza adecuada y revisión minuciosa de las imágenes digitalizadas para asegurar que todas las páginas cumplan con la calidad requerida.
La gestión de documentos digitalizados exige un sistema informatizado de gestión documental que contemple:
Clasificación y organización.
Temporalidad y archivado.
Disposición final y preservación de los documentos.
Para documentos confidenciales o sensibles, se recomienda implementar medidas adicionales:
Control de acceso por niveles de permisos.
Cifrado de archivos.
Uso de un Repositorio Archivístico Digital Confiable (RDC-Arq), asegurando la preservación a largo plazo y cumpliendo con los lineamientos legales nacionales, incluyendo la Ley 19.839 y normas de custodia de información de la Contraloría General de la República.
La implementación de una estructura eficiente para la gestión de documentos digitales en organizaciones chilenas requiere un enfoque sistemático y planificado. Se recomienda estandarizar la organización de carpetas y archivos, ya que esto optimiza significativamente la recuperación de información y facilita el cumplimiento de normativas locales, como la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y la Ley N° 20.285 de Transparencia.
Para establecer una organización efectiva, los documentos deben estructurarse jerárquicamente por unidad, departamento o área de trabajo. Los nombres de los archivos deben seguir un patrón específico: utilizar letras de la A a la Z en mayúscula, números del 0 al 9, y campos separados por guiones bajos “_” sin espacios. Es fundamental evitar caracteres especiales, acentos y espacios en los nombres de los archivos digitales.
En la práctica, la nomenclatura de los documentos debe incluir la fecha (año-mes-día), seguida del tipo de documento y una palabra clave que identifique su contenido. Por ejemplo: Esta estandarización facilita la búsqueda y recuperación posterior de los archivos, además de asegurar trazabilidad para auditorías internas y externas.
El almacenamiento en la nube ha demostrado ser una solución eficaz para la gestión documental en Chile, permitiendo cumplir con estándares de seguridad y accesibilidad. Esta modalidad reduce en promedio un 50% el espacio físico requerido para archivado y asegura la recuperación ante pérdidas accidentales, permitiendo acceso remoto seguro a usuarios autorizados.
Para garantizar la seguridad de los datos, las políticas de respaldo (backup) deben establecer distintas frecuencias: diaria, semanal, mensual y anual. Se sugiere la siguiente retención: backups diarios mantenidos por una semana, semanales por un mes, mensuales por 12 meses y anuales por dos años, en línea con buenas prácticas internacionales y regulaciones locales.
El monitoreo continuo del sistema de backup es clave. Los registros deben revisarse diariamente en busca de errores o anomalías, implementando acciones correctivas de inmediato. Las pruebas de restauración se deben realizar semanalmente, por muestreo, en equipos distintos a los de producción.
Las unidades de almacenamiento deben ubicarse en espacios con control ambiental estricto: temperatura entre 20°C y 22°C, control de humedad, presión y polvo. El acceso físico debe estar restringido únicamente a personas autorizadas por el administrador de backup.
Se recomienda mantener una infraestructura de red dedicada para los respaldos, separada física y lógicamente de los sistemas críticos, evitando que el tráfico de datos afecte el rendimiento de los servicios corporativos.
Para documentos que requieren mayor seguridad, se debe implementar cifrado y niveles de acceso diferenciados, registrando todas las actividades: quién accedió al documento, cuándo y qué cambios realizó. Esto asegura la protección de la información sensible y el cumplimiento con la normativa chilena vigente.
En Chile, la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma establece que los documentos electrónicos firmados digitalmente tienen el mismo valor legal que los documentos físicos. Por ello, las organizaciones deben cumplir estrictamente con los estándares técnicos y legales para garantizar la validez jurídica de los archivos digitales.
El tratamiento de datos personales en documentos digitalizados se regula bajo la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, que exige a los responsables implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas, incluyendo:
Definición de responsables del tratamiento y encargados.
Registro de accesos y actividades sobre los datos.
Cifrado de información sensible cuando corresponda.
La digitalización debe cumplir requisitos técnicos:
Resolución mínima de 300 dpi para textos y fotografías.
600 dpi para planos, mapas o documentos gráficos.
Formato monocromático para textos y RGB para documentos con imágenes.
Para garantizar autenticidad e integridad, se recomienda utilizar firma electrónica avanzada certificada por un prestador de servicios de certificación autorizado por la Subsecretaría de Economía o por el Ministerio de Hacienda, lo que asegura la validez legal del documento digitalizado.
Los metadatos de los documentos digitalizados deben incluir información como asunto, autor, fecha de producción e identificador único del documento, asegurando trazabilidad y auditabilidad.
Los sistemas de almacenamiento digital deben implementar controles de acceso y protecciones contra alteración, destrucción y reproducción no autorizada de documentos. Para la preservación a largo plazo, los formatos recomendados son PDF/A para textos y PNG para fotografías.
En caso de documentos que involucren a organismos públicos, la firma electrónica avanzada es obligatoria. Para documentos entre particulares, otros medios de comprobación de autoría pueden ser aceptados según acuerdo entre las partes, siempre cumpliendo los estándares de autenticidad e integridad requeridos por la normativa chilena.
La integración de sistemas representa una ventaja estratégica para las empresas chilenas, permitiendo optimizar procesos y mejorar la eficiencia operativa. La compatibilidad con sistemas ERP es esencial, facilitando la integración automática de documentos contables, fiscales y pagos a través de APIs.
El uso de intercambio electrónico de datos (EDI) y modelos de integración hub-and-spoke permite centralizar la gestión de documentos y reducir errores. Además, herramientas de OCR y Document AI facilitan la extracción de datos, aumentando la precisión en más del 90%.
La seguridad de la integración incluye:
Autenticación multifactor.
Controles de acceso basados en roles.
Protocolos de cifrado y auditoría continua.
La integración con sistemas CRM y plataformas de automatización de marketing favorece la colaboración interdepartamental, la reducción de errores y la clasificación automática de documentos por áreas: financiera, tributaria y contable.
Para sistemas heredados, se recomienda el uso de middleware, permitiendo mantener la infraestructura existente mientras se modernizan los procesos gradualmente.
En resumen, la integración tecnológica permite:
Digitalización eficaz de procesos.
Reducción de errores manuales.
Mejora de la colaboración entre departamentos.
Cumplimiento regulatorio según la normativa chilena, incluyendo la Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica, y la Ley N° 19.628 sobre protección de datos personales.
Invertir en integración de sistemas y digitalización documental es, por tanto, una estrategia de crecimiento sostenible e inteligente, asegurando eficiencia, seguridad y competitividad a largo plazo. Hable con uno de los especialistas de Access.
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