La tecnología OCR permite convertir diversos tipos de documentos en datos editables y con capacidad de búsqueda. Es decir, la tecnología reconoce caracteres en documentos físicos digitalizados, archivos PDF o imágenes capturadas por una cámara digital, sin que sea necesario digitar manualmente la información contenida en esos documentos.
Así, este proceso permite realizar búsquedas para localizar un fragmento específico. De esta forma, al combinar la digitalización de documentos físicos con la tecnología OCR, es posible transformar una pila de registros en papel en archivos digitales editables y con capacidad de búsqueda, lo que permite actualizar el documento si es necesario.
En Access, el proceso de OCR implica varias etapas: los documentos pasan por una preparación para que sean aptos para la digitalización; este proceso incluye la impresión de documentos (si es necesario), la eliminación de grapas, clips, etc. Luego, el documento se coloca en un escáner para generar una imagen digital que estará disponible para su búsqueda. La tercera etapa consiste en la indexación del documento, otorgándole una identidad que permite un acceso rápido y preciso a través del portal FileBridge (sistema de gestión electrónica de Access). Finalmente, para confirmar que el documento fue procesado correctamente, es necesario revisar las imágenes generadas para verificar que cumplan con las especificaciones.
Con el paso de los años, es natural que una empresa acumule miles de documentos almacenados. El desafío, entonces, es cómo encontrar rápidamente el documento deseado. Una solución de gestión documental es la respuesta, ya que permite realizar búsquedas por fecha, nombre del cliente, nombre del archivo o palabras clave definidas al momento de guardar el documento.
Aun así, puede llegar un momento en el que, incluso utilizando estos criterios, encontrar el documento correcto sea muy difícil. Es ahí donde el OCR puede ayudar, ya que digitaliza todo el contenido del documento, convirtiendo las palabras y permitiendo que la búsqueda se realice directamente dentro del texto, no solo por el nombre o palabra clave.
Por ejemplo, el OCR puede ayudar a detectar documentos duplicados o versiones antiguas de un mismo documento, e incluso encontrar documentos archivados incorrectamente.
Es importante entender que el OCR no es perfecto; no será 100% preciso —normalmente, las tasas de precisión están entre 98% y 99%—. Esto depende de las condiciones en las que el documento fue capturado, ya que influye en cómo el OCR procesará el contenido no reconocible, pudiendo generar confusión de caracteres o textos mal interpretados, lo que impide que el contenido sea completamente buscable.
Generalmente, las mejores imágenes provienen de documentos generados digitalmente, no manuscritos. Aun así, hay factores que deben observarse para garantizar una buena calidad. Por ejemplo, incluso si los documentos fueron generados por computadora, pero almacenados incorrectamente, las páginas pueden presentar manchas de humedad, rasgaduras o deterioro. Estos “defectos”, al pasar por el OCR, pueden dificultar el reconocimiento de caracteres. Por eso, para lograr una buena captura, es fundamental que los documentos se almacenen adecuadamente y sin daños.
Una solución de gestión documental con OCR integrado puede optimizar la estrategia de gestión documental de una empresa, ya que mejora significativamente la localización de documentos y contribuye a automatizar el flujo de trabajo. Sin embargo, existen situaciones en las que el uso de OCR puede no ser el más indicado, como en el procesamiento de documentos manuscritos.
Asimismo, cuando los documentos contienen muchas imágenes pero poco texto, el OCR puede no procesar correctamente el contenido de esas imágenes; en esos casos, la indexación a nivel de documento puede ser la mejor opción. Además, si la empresa ya cuenta con una indexación eficiente, es importante analizar si el uso de OCR aportará beneficios adicionales.
Y Access puede resolver todas tus dudas sobre el uso del OCR para ayudar en la digitalización de tus documentos. Habla con uno de nuestros especialistas y conoce más sobre el tema.
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