En el día a día de cualquier empresa, decenas, centenas o miles de personas están tomando decisiones todo el tiempo. Y todas ellas, no importa su alcance, precisan basarse en informaciones, en conocimiento. ¿Y cómo tener esa habilidad? Con un fácil acceso a documentos y fuentes que permitan tener una visión de 360º del problema. Pero con una administración manual de documentos seguramente será complicado tener dicho acceso. Es en este escenario que entra la Administración Electrónica de Documentos (AED) comprobando que la digitalización deja las decisiones más rápidas y eficientes.
Esta capacidad de administrar electrónicamente documentos, con procesos definidos sobre cómo capturar, almacenar, proteger, compartir y recuperar es fundamental para la administración del conocimiento. La digitalización deja las decisiones más rápidas y eficientes, transformando documentos en informaciones que pueden ser integradas a todas las aplicaciones de negocios.
Vea cómo un proceso de Administración Electrónica de Documentos facilita la implantación de mejores prácticas y de un ambiente corporativo favorable para la toma de mejores decisiones:
- Seguridad de la información
- Centralización e integración de datos e historiales
- Facilidad de acceso y de distribución de archivos
- Búsquedas rápidas y hechas a distancia
- Consultas simultáneas a los registros
- Compartido de informaciones con administradores y colaboradores
- Agilidad para actividades que demandan consultas a varios documentos
- Contención de fraudes y desvíos
- Fortalecimiento de las prácticas de gobernanza y conformidad
Informaciones actualizadas, seguras y disponibles
Cuando los documentos, aún en papel, están almacenados en carpetas, no siempre podemos tener la seguridad de encontrar su versión más reciente y todas las anteriores, lo que permitiría crear una línea del tiempo y evaluar el ciclo de vida del producto o servicio.
La seguridad de las informaciones está garantizada a través de políticas de autorización de acceso, evitando que personas sin permiso tengan acceso a documentos críticos. La custodia de diversos documentos está regulada por normas de gobernanza, que determinan su ciclo de vida y hasta su compartido. Por eso, además de las implicaciones para el negocio causadas por la filtración de informaciones confidenciales o críticas, es tan importante cuidar la seguridad y tener la capacidad de rastrear el manejo de documentos.
Más allá de esto, el tiempo que se gasta para encontrar un documento es infinitamente menor, ya que todos ellos estarán en un repositorio central, disponibles para que sean transformados en decisiones capaces de generar más valor y ventaja competitiva para el negocio. Imagínese cuánto tiempo pierden sus empleados buscando documentos en pilas de carpetas, rehaciendo documentos perdidos, buscando un email con documentos adjuntos en la caja de entrada e inclusive enviando versiones desactualizadas, lo que puede causar una serie de problemas y la toma de decisiones equivocadas.
La digitalización deja las decisiones más rápidas y eficientes a partir del momento en que incentiva la colaboración y el compartido de informaciones, acciones que se vuelven mucho más fáciles con el acceso remoto a documentos indexados y clasificados.
Especialistas de Access pueden ayudar a su empresa a implantar el mejor proyecto de Administración Electrónica de Documentos, siguiendo normas, mejorando procesos internos y mostrando en el día a día cómo la digitalización deja las decisiones más rápidas y eficientes, compartiendo informaciones actualizadas y relevantes para cada departamento.
