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1. APLICABILIDAD DE ESTOS TÉRMINOS Y CONDICIONES
Los términos y condiciones que se establecen a continuación (“Términos y Condiciones”) regularán y aplicarán a los servicios prestados por MEGA ARCHIVOS S.A. (en adelante, “MA”) a cualquier persona natural o jurídica (el “Cliente”) en ausencia de un contrato escrito actualmente vigente entre el Cliente y MA (conjuntamente, las “Partes” y cada una de ellas, una “Parte”) respecto de dichos servicios, los cuales podrán incluir Servicios de Almacenamiento, Servicios de Destrucción y Servicios de Conversión, según dichos términos se definen más adelante (los “Servicios”).
La entrega por parte del Cliente a MA (o a cualquier predecesor de MA) de cualquier artículo para su almacenamiento, la custodia efectiva por parte de MA de cualquier artículo del Cliente para su almacenamiento, la solicitud de otros Servicios a MA y/o el pago por parte del Cliente por cualquiera de dichos Servicios, constituirán la aceptación por parte del Cliente de la totalidad de los presentes Términos y Condiciones.
Si el Cliente emite una orden de compra, memorándum o cualquier otro instrumento que pretenda solicitar los Servicios y que no sea aceptado por escrito por un funcionario autorizado de MA, dicha orden de compra, memorándum u otro instrumento será únicamente para fines internos del Cliente y no será vinculante para MA, tanto si se comunica antes como después del inicio de los Servicios.
Cualquier contrato actualmente vigente entre el Cliente y MA en relación con los Servicios sustituirá a los presentes Términos y Condiciones respecto de la prestación de dichos Servicios.
2. SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO
MA proporcionará servicios de almacenamiento y custodia (“Servicios de Almacenamiento”) de los documentos, medios, imágenes y registros electrónicos o digitales y otros artículos (indistintamente, los “Archivos”) del Cliente, si así lo solicita a través de una o más órdenes de trabajo (cada una referida como “OT” o “SOW”) acordadas por las Partes, las cuáles se regirán por estos Términos y Condiciones.
3. SERVICIOS DE DESTRUCCIÓN
MA proporcionará servicios para la destrucción segura de Archivos del Cliente almacenados por MA (“Servicios de Destrucción”), si el Cliente así lo solicita a través de una o más órdenes SOW acordadas por las Partes, las cuáles se regirán por estos Términos y Condiciones. A solicitud del Cliente, MA entregará un Certificado de Destrucción al Cliente. El Cliente liberará, indemnizará y eximirá a MA de toda responsabilidad, daño o costo, incluidos los honorarios legales razonables (colectivamente, “Costos”) que surjan o estén relacionados con la destrucción de los Archivos de conformidad con la solicitud del Cliente.
4. SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y SOFTWARE
5. OTROS TÉRMINOS PARA EL ALMACENAMIENTO, ACCESO Y ENTREGA DE ARCHIVOS
6. DECLARACIONES Y GARANTÍAS
El Cliente, declara y garantiza que:
El Cliente liberará, eximirá y mantendrá indemne a MA de cualesquier Costo derivado o relacionado con el incumplimiento por parte del Cliente de las declaraciones y garantías contenidas en la presente Cláusula 6, incluyendo cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de la falta de autorización e información del titular de los datos de carácter personal para su tratamiento. En consecuencia, el Cliente mantendrá indemne a MA de cualquier daño o perjuicio, reclamación, multa, demanda o acción, judicial o de cualquier otra naturaleza, contra MA, por cualquier concepto derivado de las anteriores garantías y/o del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones del Cliente establecidas en los presentes Términos y Condiciones y/o en cualquier normativa aplicable, incluyendo aquellas infracciones imputables a los contratistas y/o personal del Cliente.
7. PAGO
El Cliente acepta pagar en su totalidad a MA los cargos facturado al Cliente de acuerdo con la tarifa de precios, que se encuentre vigente, dicha tarifas estarán disponibles previa solicitud del Cliente, por cualquier medio escrito, a MA, la cual podrá ser modificada ocasionalmente por MA, y en la SOW respectiva, según corresponda, incluyendo el IVA. Todas las facturas deberán ser pagadas en un plazo de treinta (30) días a partir de su fecha de recepción por parte del Cliente. Una vez recibida la factura, el Cliente dispondrá de ocho (8) días para aceptarla o rechazarla, transcurridos los cuales se considerarán irrevocablemente aceptadas por el Cliente.
Los pagos recibidos podrán aplicarse a las facturas vencidas más antiguas. En el caso que una factura no sea pagada dentro del plazo establecido en el párrafo precedente, esta devengará el interés máximo legalmente permitido para operaciones de esta naturaleza desde su vencimiento hasta la fecha de su pago efectivo. MA facturará al Cliente todos los gastos y honorarios que resulten aplicables, incluidos aquellos en que incurra MA para el cobro de los montos adeudados por el Cliente.
Las cuotas de suscripción/licencia de software y los gastos de almacenamiento se facturan por adelantado, sobre una base mensual. Los cargos por servicio se facturan a mes vencido, y los Archivos almacenados durante la fracción de un mes se facturarán y pagarán sobre la base de un mes completo.
8. TERMINACIÓN DEL SERVICIO
El Cliente deberá notificar por escrito a MA con treinta (30) días de antelación en caso de que desee poner fin a algunos o a todos los Servicios. En dicha notificación se indicará si el Cliente retirará los Archivos o solicitará que MA se los entregue, en cuyo caso, además, señalará una
dirección de entrega. Todas las facturas cuyo pago se encuentre pendiente deberán ser pagadas como condición previa a la terminación de cualquiera de los Servicios.
Inmediatamente después de la recepción de dicha notificación y el pago de las facturas pendientes, MA proporcionará un estado de cierre de cuenta que contendrá todos los cargos aplicables y un calendario estimado para la entrega de los Archivos o disponibilidad para su retiro, según corresponda.
Los cobros por la prestación del Servicio de Almacenamiento y otros Servicios seguirán devengándose tras la notificación de terminación hasta que todos los Archivos sean entregados y/o retirados, según corresponda. Antes de la entrega o retiro de cualquier Archivo, el Cliente deberá abonar en su totalidad el importe adeudado en el estado de cierre de cuenta, incluidos, entre otros, los gastos de retiro, entrega, retiro permanente y/o destrucción, según corresponda.
No obstante a la terminación de los Servicios:
9. INCUMPLIMIENTO Y TERMINACIÓN
Si el Cliente no paga cualquier cantidad adeudada en virtud del presente instrumento en su respectiva fecha de pago, o incumple de otro modo estos Términos y Condiciones, MA, a su opción y entera discreción, podrá interrumpir inmediatamente la prestación de los Servicios previa notificación por escrito, sin que sea procedente reclamo o indemnización alguna para el Cliente, y ser indemnizado por los daños y perjuicios resultantes de la falta de pago u otro incumplimiento del Cliente, o ejercer cualquiera o todos los recursos siguientes sin poner fin a los Servicios:
En caso de que MA adopte alguna medida de conformidad con la presente Cláusula, MA no será responsable ante el Cliente ni terceros, y el Cliente le liberará, exonerará y mantendrá indemne de cualquier Costo derivado o relacionado con cualquier medida adoptada por MA de conformidad con la presente Cláusula, incluida la eliminación o destrucción de cualquier Archivo. Todos los recursos previstos en los presentes Términos y Condiciones son acumulativos y podrán, a elección de MA, ejercerse de forma alternativa, sucesiva o de cualquier otra forma según MA estime conveniente. MA tendrá derecho a ser reembolsado por los honorarios legales que sean aplicables en caso de incumplimiento por parte del Cliente de los presentes Términos y Condiciones, con independencia de que se inicie o no cualquier litigio u otra acción en su contra.
Con respecto al derecho de MA de destruir los Archivos en virtud de la letra B de esta Cláusula, el Cliente reconoce que, dado que los Archivos tienen un valor mínimo o nulo para un tercero y que la Información Confidencial (definida más adelante) puede quedar expuesta ilícitamente, la venta de los Archivos no sería razonablemente posible, y la destrucción de los Archivos es la única forma razonable de que MA mitigue sus daños.
10. CONFIDENCIALIDAD
MA reconoce que podrá almacenar y tener acceso a:
El Cliente reconoce que tendrá acceso a información privada y confidencial de MA, tanto si dicha información está marcada como privada o confidencial como si no lo está, incluidos, entre otros, precios, condiciones contractuales, informes de auditoría, información financiera, información sobre proveedores y/o información técnica y de los códigos relativos a los programas de software e inventario de MA, así como de sus proveedores.
La información confidencial y exclusiva de propiedad de ambas Partes se denominará en lo sucesivo “Información Confidencial”.
Cada una de las Partes ejercerá el mismo grado de cuidado para el resguardo de la Información Confidencial de la otra Parte que una empresa cuidadosa y razonable ejercería con respecto a registros de similar naturaleza. En ningún caso el deber de diligencia de MA será inferior al de implementar, mantener y utilizar los resguardos administrativos, técnicos y físicos razonables y apropiados para preservar la privacidad, integridad, confidencialidad y accesibilidad de la Información Confidencial del Cliente. Sin limitar las obligaciones de las Partes de resguardar la Información Confidencial, ninguna de las Partes revelará Información Confidencial de la otra a competidores, clientes o clientes potenciales de la otra Parte. La responsabilidad de MA por el uso o divulgación no autorizados de cualquier Información Confidencial se limitará a lo establecido en la Cláusula 10 de estos Términos y Condiciones. El acceso a la Información Confidencial de una de las Partes estará restringido por la Parte receptora a aquellas personas que sean necesarias para prestar los Servicios objeto del presente Contrato o para utilizar
adecuadamente la Información Confidencial para los fines previstos en relación con los Servicios y estos Términos y Condiciones.
En caso que una Parte esté legalmente obligada a revelar Información Confidencial (o a revelar Archivos que no constituyan Información Confidencial del Cliente), dicha Parte podrá hacerlo sin incumplir el presente Contrato siempre que, en la medida en que sea legal y razonablemente posible, se notifique previamente por escrito a la otra Parte. Se reembolsará a la Parte legalmente obligada a revelar Información Confidencial los honorarios y costes legales derivados del cumplimiento de dicha obligación legal, en caso que resulte aplicable.
La Información Confidencial no incluirá información que (i) esté o pueda llegar a estar públicamente disponible sin incumplimiento de estos Términos y Condiciones, (ii) estuviera en posesión de una Parte antes de recibirla de la otra Parte, o (iii) esté o llegue a estar legalmente disponible para una Parte por parte de un tercero libre de obligaciones de confidencialidad (iv) información que deba revelar por requerimiento legal emanado de los Tribunales de Justicia o alguna autoridad administrativa.
11. LIMITACIONES DE RESPONSABILIDAD
Sin limitar la generalidad de lo anterior, MA y sus Afiliados no serán responsables por (i) las pérdidas o daños que surjan producto de caso fortuito o fuerza mayor, deterioro gradual de Archivos, alimañas, disturbios laborales, cualquier acto gubernamental u otra causa más allá de su control razonable, o (ii) la reparación, reemplazo o restauración de imágenes, datos u otros bienes perdidos o dañados. Los Archivos no están asegurados por MA contra pérdida, daño o destrucción, cualquiera que sea su causa. El Cliente deberá contratar y mantener vigentes por su propia cuenta las pólizas de seguro que sean necesarias para asegurar los Archivos. El Cliente procurará que dichas aseguradoras renuncien a cualquier derecho de subrogación o cualquier otro mecanismo de recuperación en contra de MA.
12. RECLAMACIONES Y RESOLUCIÓN DE DISPUTAS
13. INDEMNIZACIÓN
Cada Parte defenderá e indemnizará a la otra Parte y a los empleados, funcionarios, directores y agentes de la otra Parte contra todos los Costos por lesiones corporales personales, incluida la muerte, y por daños a la propiedad (que no sean Archivos) en la medida en que sean causados por la negligencia o dolo en el cumplimiento de las obligaciones de la Parte indemnizadora en virtud de estos Términos y Condiciones.
14. MISCELÁNEOS
Los presentes Términos y Condiciones y la prestación de Servicios por parte de MA se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de Chile y, en todo lo no regulado expresamente en los mismos, por las disposiciones del Código Civil.
Todas las notificaciones que deban efectuarse en virtud de los presentes Términos y Condiciones, salvo las solicitudes rutinarias de Servicios, se realizarán por escrito y se entregarán personalmente o por correo certificado, al Cliente en la dirección designada por éste para la entrega de facturas; y a MA en Av. Américo Vespucio 1001, comuna de Quilicura, Santiago, o en cualquier otro lugar que cualquiera de las Partes pueda designar ocasionalmente por escrito en una notificación efectuada de conformidad con esta disposición. La notificación será efectiva en la fecha de la entrega personal efectiva o el tercer día hábil después del matasellos del correo certificado o certificado, según sea el caso, o en la fecha de entrega a dicha dirección si se envía por un servicio de mensajería reconocido de un día para otro.
Los presentes Términos y Condiciones serán vinculantes para los herederos, albaceas, sucesores y cesionarios de las respectivas Partes, en el entendimiento de que las obligaciones y derechos derivados del presente no podrán ser cedidos por el Cliente sin el previo consentimiento por escrito de MA, que no será denegado injustificadamente. MA podrá transferir la custodia de todos los Archivos y ceder todos los Servicios a un tercero. Dicha transferencia y cesión se notificará al Cliente en el momento en que se produzca.
Nada de lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones, ya sea de forma expresa o implícita, tiene por objeto crear o conferir derechos o recursos a favor de cualesquiera Partes distintas de MA y el Cliente y sus respectivos sucesores y cesionarios autorizados, ni ninguna disposición otorgará a terceros derechos o recursos contra cualquiera de las Partes cuya relación rigen los presentes Términos y Condiciones.
MA podrá modificar ocasionalmente estos Términos y Condiciones mediante la publicación de una actualización de estos en el sitio web de MA. Dichas modificaciones entrarán en vigor el primer día del segundo mes siguiente a su publicación. El hecho de que el Cliente continúe proporcionando Archivos, la custodia efectiva por parte de MA de cualquier Archivo del Cliente, la solicitud de otros Servicios a MA y/o el pago por parte del Cliente de cualquiera de los Servicios
con posterioridad a dicha fecha, constituirá la aceptación por parte del Cliente de dichas condiciones modificadas.
Si un tribunal competente determinara que alguna de las disposiciones de los presentes Términos y Condiciones es ilegal o inaplicable por cualquier motivo, dicha disposición se limitará o eliminará de los presentes Términos y Condiciones, y el resto de las disposiciones de los presentes Términos y Condiciones subsistirán, permanecerán en pleno vigor y efecto y se interpretarán de forma que se cumpla la intención de las Partes.
El hecho de que una de las Partes no ejerza cualquiera de sus derechos en virtud de los presentes Términos y Condiciones o no exija el cumplimiento de cualquier término o disposición de las mismas, o la renuncia por cualquiera de las Partes a un incumplimiento de las mismas, no impedirá el posterior ejercicio o ejecución de tales derechos ni se considerará una renuncia a cualquier incumplimiento posterior del mismo o de cualquier otro término o disposición de los presentes Términos y Condiciones. La renuncia a cualquier derecho en virtud de los presentes Términos y Condiciones sólo será efectiva si se realiza por escrito y está firmada por el funcionario autorizado de la Parte contra la que se pretende hacer valer dicha renuncia.