Organizar archivos digitales es uno de los procesos más simples y descuidados por diversas organizaciones, convirtiendo la recuperación de documentos en una tarea ingrata, que requiere clics innecesarios simplemente para encontrar una carpeta o archivo específico. Este proceso de organización, por banal que pueda parecer, tiene un impacto directo en la productividad de los empleados, ya que hace que desperdicien un tiempo precioso que podría dedicarse a otras tareas más importantes.
En una era digitalizada, donde las personas acceden y almacenan innumerables documentos directamente en el computador, organizar archivos digitales es fundamental para el buen funcionamiento de los flujos de trabajo, ya que ayuda a ahorrar tiempo para acceder a la información, aumentando la productividad y contribuyendo a hacer más ágil el proceso de toma de decisiones. Además, también aumenta la ciberseguridad, reduce costos y el desperdicio de recursos.
Como las personas utilizan diversos dispositivos diferentes, esto, según Adobe, puede generar una acumulación de “detritos digitales, ralentizando los dispositivos y el flujo de trabajo”. Pero hay algunas prácticas que se pueden seguir para organizar archivos digitales de manera eficiente, ya sea en el propio computador, en la nube o en servidores locales:
Antes de comenzar a organizar los archivos, es esencial pensar en las necesidades de la organización. Para ello, identifica qué archivos se acceden con frecuencia y cuáles son los más difíciles de mantener organizados. Aprovecha para hacer de la organización parte de la rutina de trabajo, limpiando los archivos y eliminando los innecesarios.
El primer paso es mantener el escritorio limpio. Todos los archivos deben almacenarse en el servidor para facilitar su acceso y compartirlos de manera más eficiente.
La mayoría de los archivos puede almacenarse en una sola carpeta, siempre que estén nombrados y mantenidos de acuerdo con su jerarquía. La creación de carpetas debe ocurrir solo si se crean varios archivos similares, evitando así la creación de un árbol de carpetas con múltiples capas innecesarias.
El objetivo de organizar archivos digitales es hacerlos más fáciles de encontrar, y la forma en que se nombran estos archivos y carpetas tiene un impacto directo en este proceso. Algunos ejemplos incluyen nombrarlos por fecha, por departamento, por tipo de documento o proyecto. Sé consistente y lógico, añadiendo etiquetas y utilizando una nomenclatura uniforme para cada tipo de archivo.
Acceder a archivos digitales en sistemas diferentes puede crear problemas de compatibilidad, alterando la forma en que se presentan esos archivos o incluso causando problemas de formato. Al estandarizar o convertir los archivos, es posible hacerlos accesibles en cualquier sistema. Además, también se puede ahorrar espacio de almacenamiento. Al convertir un archivo de PowerPoint a PDF, por ejemplo, el tamaño del archivo puede reducirse al comprimir animaciones o transiciones, preservando el contenido esencial.
Mantener archivos como parte de un conjunto más grande de datos, permitiendo que no sean accedidos individualmente, es importante para mantener juntos documentos importantes, por ejemplo, documentos fiscales de diferentes años, facilitando la búsqueda y hasta ahorrando espacio.
Este sistema agrupa archivos similares y crea subgrupos para facilitar la búsqueda de archivos digitales. Para crear el agrupamiento, es necesario considerar categorías útiles que faciliten el acceso, etiquetando las carpetas de alto nivel de acuerdo con las necesidades para hacer el flujo de trabajo más eficiente.
Los archivos comprimidos son la mejor manera de reducir su tamaño y eliminar información redundante, haciéndolos más fáciles de almacenar. Además, son fácilmente descomprimibles con algunos clics.
Un software de organización de archivos digitales permite la aplicación de etiquetas, agrupamiento automático y contribuye a mantener la consistencia con las convenciones de nomenclatura y esquemas organizativos, permitiendo el acceso a los archivos en cualquier lugar.
La protección de datos es esencial para la organización de archivos digitales, por lo que deben adoptarse algunas estrategias para garantizar la protección de los datos, como incorporar contraseñas para el acceso a archivos y carpetas, desactivar la opción de descarga y la opción de edición y proporcionar acceso solo de lectura.
A pesar de que es posible realizar todos estos procesos manualmente, automatizarlos es la forma más eficiente de organizarlos. Hay diversas herramientas en el mercado que hacen este proceso, pero algunos recursos son esenciales, como permitir la clasificación, acceso, nomenclatura de documentos, entre otros, sin que sea necesaria la intervención humana. La solución también debe realizar cargas y exportar diversos tipos de documentos sin convertirlos y proporcionar un sistema OCR para la captura automática de datos y clasificación. Además, debe ofrecer un sistema robusto y seguro de almacenamiento.
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