A pesar de la creciente digitalización, almacenar documentos en papel todavía forma parte de la rutina de todas las empresas, ya sea por un factor cultural o legal, ya que algunos documentos deben ser almacenados por más de 20 años, como los certificados de salud ocupacional, o permanentemente, en el caso del Libro de Inspección del Trabajo. Sin embargo, en el caso de utilizar prácticas inadecuadas para guardar documentos en papel y gestionar documentos, la desorganización hace que la recuperación de los documentos sea más difícil, si es que se pueden encontrar.
Entonces, ¿cómo guardar documentos en papel durante todo su ciclo de vida sin perderlos o dañarlos?
Organizar documentos en papel es esencial para evitar que la información crítica y confidencial se filtre. Para ello, se pueden utilizar diversos métodos de gestión de documentos, digitalizando los documentos, o manteniéndolos organizados en archivos, cajas fuertes e instalaciones de almacenamiento externo. Y esto varía según el contenido de los documentos y la frecuencia de acceso.
El primer paso para organizar y guardar documentos en papel es preparar estos documentos.
Es necesario revisar salas, armarios, gavetas, etc., para encontrar todos los documentos que deben ser almacenados.
Una vez hecho esto, es necesario organizar el papeleo, creando categorías que ayuden en el momento de recuperarlos – facturas y recibos, registros médicos, información personal, documentos fiscales, proyectos, etc.
La clasificación permite la identificación de documentos que pueden ser descartados, por haber llegado al final de su ciclo de vida. Para realizar la destrucción segura de documentos, contar con el apoyo de una empresa especializada, como Access, garantiza que esta información no será recuperada.
De acuerdo con Gartner, un empleado promedio gasta alrededor de 10 mil hojas de papel al año. Además, un estudio de Serasa Experian muestra que el 44% de las empresas brasileñas guardan papeles sin digitalizarlos, lo que los hace más propensos a extravíos, accidentes o problemas en la gestión de estos documentos, pero es posible mitigar estos riesgos y guardar documentos en papel con mayor eficiencia.
La gestión de documentos físicos puede ser costosa e ineficiente, ya que estos papeles pueden dañarse, ser robados o destruidos. Además, hace que el proceso de recuperación sea muy lento, si es que se pueden encontrar. Un archivo digitalizado simplifica este proceso y lo hace más seguro.
Al digitalizar los documentos físicos, esta información puede ser cifrada y almacenada en un solo lugar, facilitando su acceso a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
Estos documentos son visualizados y compartidos solo por usuarios autorizados, además de mantenerse íntegros en caso de algún desastre natural o accidentes que puedan afectar su versión física.
Normalmente, los archivos físicos cuentan con un espacio de almacenamiento separado por categorías, lo que permite una mayor organización a largo plazo. Los documentos a los que se accede con mayor frecuencia pueden guardarse en un lugar propio, como una caja de archivo o gaveta para facilitar su acceso, y pasar al almacenamiento permanente cuando ya no sean necesarios.
Access ofrece a los clientes el servicio de Guarda Administrada, en el que el cliente envía todos sus documentos y Access se encarga de todo el proceso de almacenamiento, organización, tipificación y digitalización de sus documentos, es decir, Access gestiona el acervo del cliente.
Una caja fuerte es un espacio de almacenamiento permanente y se usa para guardar originales de documentos esenciales y confidenciales, garantizando la integridad del documento contra desastres como incendios. Sin embargo, hay algunos desafíos que hacen que esta modalidad sea más compleja, como garantizar la accesibilidad a los documentos durante emergencias. Por ello, es aconsejable digitalizar estos documentos y mantenerlos a salvo en archivos digitales.
La caja fuerte electrónica es similar a una caja fuerte tradicional, pero cuenta con paredes menos gruesas, es resistente al fuego y tiene cerraduras digitales para hacer su acceso seguro. El proceso de almacenamiento es el mismo que en los modelos anteriores: categoriza los documentos y colócalos en la caja fuerte digital y define una contraseña de acceso. Como pueden ser de varios tamaños, es posible usarla para documentos confidenciales o personales. Al igual que la caja fuerte tradicional, puede impactar el acceso a la información, haciendo que la digitalización sea extremadamente necesaria para garantizar la seguridad y accesibilidad.
Existen diversas empresas que proporcionan el almacenamiento físico de documentos, en el cual la empresa contrata un servicio especializado para la guarda y gestión de documentos, manteniéndolos organizados y seguros durante todo su ciclo de vida y realizando la destrucción segura de estos documentos una vez terminado dicho plazo.
Access cuenta con edificaciones en diversas ciudades para garantizar un almacenamiento seguro para los documentos en lugares especialmente diseñados para cumplir con los requisitos de seguridad más estrictos para la guarda física de documentos y la preservación de su integridad.
Existen diversas plataformas que permiten el almacenamiento de documentos en la nube, facilitando su acceso. Sin embargo, contar con un proveedor especializado en digitalización y gestión de documentos, como Access, garantiza que la información esté cifrada y segura, y accesible desde cualquier lugar a través del portal All Store.
Algunas prácticas contribuyen a garantizar la integridad de los documentos en papel durante todo su ciclo de vida.
Cuanto más baja sea la temperatura, menor será la tasa de descomposición causada por productos químicos en el papel y la actividad de insectos.
Utiliza envolturas plásticas para cubrir los documentos y evitar que se mojen o rasguen debido al uso.
Guardar documentos en papel en recipientes diseñados para este fin ayuda a mantenerlos íntegros por más tiempo.
Las cajas de cartón mantenidas cerca del suelo pueden dañarse por la humedad, haciendo que el contenido se deteriore. Intenta almacenarlas en estantes o armarios sin contacto directo con el suelo.
Si los documentos están impresos en hojas grandes, pueden enrollarse y envolverse en película de poliéster transparente para ahorrar espacio y evitar la humedad. Para facilitar su identificación, etiqueta cada rollo.
La Access ofrece a las empresas el servicio de Administración de Documentos Digitales, permitiendo que todos sus datos, imágenes digitalizadas y archivos electrónicos sean almacenados en nuestro Storage y puedan ser accesibles a todos los clientes con seguridad y conveniencia. Contáctanos y conoce nuestros servicios.
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