A pesar de la creciente digitalización, guardar documentos en papel sigue siendo parte de la rutina de todas las empresas, ya sea por razones culturales o legales, dado que algunos documentos deben ser almacenados por más de 20 años, como los certificados de salud ocupacional, o permanentemente, como es el caso del Libro de Inspección del Trabajo. Sin embargo, el uso de prácticas inadecuadas para almacenar y gestionar documentos en papel puede resultar en desorganización, dificultando la recuperación de documentos, cuando es posible encontrarlos.
Entonces, ¿cómo guardar documentos en papel durante todo su ciclo de vida sin perderlos ni dañarlos?
Organizar documentos en papel es fundamental para evitar la filtración de información crítica y confidencial. Para lograrlo, pueden emplearse diversos métodos de gestión documental, como la digitalización de documentos, o manteniéndolos organizados en archivos, cajas fuertes e instalaciones de almacenamiento externo. Esto varía según el contenido de los documentos y la frecuencia de acceso.
El primer paso para organizar y guardar documentos en papel es preparar estos documentos.
Es necesario revisar salas, armarios, cajones, etc., para encontrar todos los documentos que deben ser almacenados.
Una vez hecho esto, es necesario organizar los documentos, creando categorías que faciliten su recuperación: cuentas y recibos, registros médicos, información personal, documentos fiscales, proyectos, etc.
La clasificación permite identificar documentos que pueden ser descartados, ya que han llegado al final de su ciclo de vida. Para la destrucción segura de documentos, contar con el apoyo de una empresa especializada, como Access, garantiza que esta información no sea recuperada.
Según Gartner, un empleado promedio utiliza cerca de 10,000 hojas de papel por año. Además, según un estudio de Serasa Experian, el 44% de las empresas brasileñas almacenan documentos en papel sin digitalizar, lo que los hace más susceptibles a pérdidas, accidentes o problemas en la gestión de estos documentos. Sin embargo, es posible mitigar estos riesgos y almacenar documentos en papel de manera más eficiente.
La gestión de documentos físicos puede ser costosa e ineficiente, ya que estos documentos pueden dañarse, ser robados o destruidos. Además, el proceso de recuperación puede ser muy lento, cuando es posible encontrarlos. Por lo tanto, la digitalización de documentos facilita y asegura este proceso.
Al digitalizar los documentos físicos, esta información puede ser cifrada y almacenada en un solo lugar, facilitando su acceso desde cualquier dispositivo y lugar.
Mediante el Laserfiche, estos documentos son visualizados y compartidos únicamente por usuarios autorizados, además de mantenerse íntegros en caso de desastres naturales o accidentes que puedan afectar su versión física.
Normalmente, los archivos físicos se organizan en espacios de almacenamiento separados por categorías para una mejor organización a largo plazo. Los documentos que se acceden con mayor frecuencia pueden mantenerse en un lugar designado, como una caja de archivo o cajón, para facilitar su acceso, y luego ser trasladados a almacenamiento permanente cuando ya no se necesiten.
Access ofrece a sus clientes el servicio de Guarda Administrada, donde el cliente envía todos sus documentos y Access se encarga del almacenamiento, organización, clasificación y digitalización de los mismos, gestionando así el acervo del cliente.
Una caja fuerte es un espacio de almacenamiento permanente utilizado para guardar originales de documentos esenciales y confidenciales, asegurando la integridad de los documentos contra desastres como incendios. Sin embargo, hay algunos desafíos que hacen que este método sea más complejo, como garantizar la accesibilidad a los documentos durante emergencias. Por eso, se recomienda digitalizar estos documentos y mantenerlos seguros en archivos digitales.
Una caja fuerte electrónica es similar a una caja fuerte tradicional, pero con paredes menos gruesas, a prueba de fuego y con cerraduras digitales para asegurar el acceso. El proceso de almacenamiento es similar a los modelos anteriores: categorice los documentos y colóquelos en la caja fuerte digital, estableciendo una contraseña de acceso. Debido a que pueden tener diferentes tamaños, se pueden utilizar para documentos confidenciales o personales. Al igual que la caja fuerte tradicional, puede afectar el acceso a la información, por lo que la digitalización es extremadamente necesaria para garantizar la seguridad y accesibilidad.
Existen varias empresas que ofrecen el almacenamiento físico de documentos, donde la empresa contrata un servicio especializado para la guarda y gestión de documentos, manteniéndolos organizados y seguros durante todo su ciclo de vida, y realizando la destrucción segura al finalizar el plazo.
Access cuenta con edificaciones en diversas ciudades para asegurar un almacenamiento seguro de documentos, en instalaciones especialmente diseñadas para cumplir con los más estrictos requisitos de seguridad para la guarda física de documentos y la preservación de su integridad.
Existen varias plataformas que permiten el almacenamiento de documentos en la nube, facilitando su acceso. Sin embargo, contar con un proveedor especializado en la digitalización y gestión de documentos, como Access, garantiza que la información esté cifrada, segura y accesible desde cualquier lugar a través del Laserfiche.
A temperaturas más bajas, la tasa de descomposición causada por productos químicos en el papel y la actividad de insectos se reduce.
Utilice envoltorios plásticos para proteger los documentos y evitar que se mojen o rasguen debido al uso.
Guardar documentos en papel en recipientes diseñados para este fin ayuda a mantener su integridad por más tiempo.
Las cajas de cartón almacenadas cerca del suelo pueden dañarse por la humedad, lo que puede hacer que su contenido se deteriore. Procure almacenarlos en estantes o armarios sin contacto directo con el suelo.
Si los documentos están impresos en hojas grandes, pueden enrollarse y envolverse en película de poliéster transparente para ahorrar espacio y evitar la humedad. Etiquete cada rollo para facilitar su identificación.
Access ofrece a las empresas el servicio de Administración de Documentos Digitales, permitiendo que todos sus datos, imágenes digitalizadas y archivos electrónicos se guarden en nuestro Storage y sean accesibles de manera segura y conveniente a través del Laserfiche. Contáctenos y conozca nuestros servicios.
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