En una era en la que las violaciones de datos son constantes, la digitalización de documentos es una herramienta eficaz para mejorar la seguridad de la información y garantizar el cumplimiento de los reglamentos de protección y privacidad de datos. Esto es aún más crítico debido a la cantidad de documentos físicos que aún generan las empresas de todos los tamaños.
Dado que el almacenamiento de estos papeles requiere una gran cantidad de espacio, incluidos recursos de seguridad y prácticas para la destrucción segura, la digitalización de documentos ofrece una solución práctica y relativamente económica para superar estos desafíos, además de garantizar que la empresa se embarque en la transformación digital.
Además, con la creciente preocupación por la seguridad de la información y la necesidad de adaptarse rápidamente a las diversas normativas, la digitalización permite gestionar el ciclo de vida de los documentos con mayor eficiencia y eficacia.
En resumen, la digitalización de documentos consiste en la conversión de documentos físicos en archivos digitales. Esto permite a los usuarios acceder a copias electrónicas de estos documentos, facilitando la gestión, almacenamiento y recuperación.
Además de la conveniencia evidente que proporciona la digitalización, el proceso también desempeña un papel importante en la garantía de la seguridad de los datos de la empresa, reduciendo los posibles riesgos inherentes a la gestión de documentos físicos. Los documentos en papel pueden perderse, dañarse o ser robados. En cambio, las copias digitales están protegidas por robustos recursos de seguridad, como la encriptación, controles de acceso, registros de auditoría y otras herramientas de protección de datos. Esto reduce las posibilidades de que la información de la empresa sea accesible a personas no autorizadas o se vea afectada por una violación de datos.
Pero hay otros beneficios que van más allá de la facilidad de recuperación y las mejoras en la seguridad de la información, como:
La digitalización de documentos reduce la necesidad de mantener una montaña de papeles almacenada en la empresa, lo cual es aún más evidente en una organización de gran tamaño. Cuanto mayor es el negocio, más documentos se generan y mayor es el espacio necesario para almacenarlos. Además, todo este espacio debe estar protegido por cerraduras inteligentes, cámaras de seguridad, sensores de incendio, alarmas, entre otros dispositivos. La digitalización puede reducir, y en algunos casos eliminar, la necesidad de almacenamiento físico de los documentos.
Encontrar información en una pila de documentos en papel es un proceso lento, estresante y muchas veces frustrante, ya que no siempre es posible encontrar la información necesaria para el trabajo. Además, el almacenamiento físico puede poner en riesgo estos documentos, ya que cualquier persona puede tener acceso a ellos. La digitalización de documentos, cuando está bien hecha, permite que la información esté debidamente organizada e indexada para hacer la búsqueda y recuperación más rápidas, asegurando que el documento esté seguro antes, durante y después de ser accedido.
La gestión de documentos físicos también es deficiente en el seguimiento de la circulación de cada documento cuando está en uso. Por ejemplo, un empleado puede acceder fácilmente a un documento confidencial y hacer una copia sin autorización, comprometiendo esa información. Con la digitalización de documentos, solo los usuarios autorizados tendrán acceso a la información que necesitan para realizar su trabajo. Además, se genera una pista de auditoría que detalla todo lo que se ha hecho con ese documento: lectura, edición, copia, compartición, eliminación, etc.
La digitalización de documentos es solo un paso para proteger la información de la empresa. Como se mencionó anteriormente, hay otros recursos que deben implementarse para garantizar la completa seguridad de la información:
En el momento en que los documentos se digitalizan y se envían para su almacenamiento, deben ser encriptados para que su contenido se mantenga seguro. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados tengan acceso a esta información y, en caso de una fuga, el delincuente no pueda descifrar los datos sin la clave de encriptación necesaria.
Existen diversos recursos disponibles para gestionar el acceso a los documentos de manera eficiente. La información puede recibir controles que permitan que solo determinados usuarios puedan visualizarla, editarla o eliminarla. Por ejemplo, el equipo de RR.HH. no necesita tener acceso a los documentos del área fiscal. Esto hace que la prevención de fugas y el acceso no autorizado sean más efectivos.
Todos los documentos digitalizados permiten un registro de quién los accedió, cuándo se realizó y qué se hizo con el documento. Esta pista es fundamental para rastrear actividades no autorizadas y sospechosas.
Los documentos digitales se mantienen en servidores seguros en el lugar o en la nube, proporcionando recursos eficaces para su recuperación en caso de algún incidente. Con la implementación de un proceso regular de respaldo, la información se recupera rápidamente, casi sin afectar la operación diaria.
Leyes como la GDPR y Ley de Protección de Datos de Panamá son cada vez más comunes. Además, existen diversas normas de cumplimiento específicas para cada sector que deben cumplirse para evitar sanciones, multas y acciones judiciales. La digitalización de documentos ayuda a las empresas a retener sus documentos durante el período correcto, rastrear y gestionar datos para auditorías y garantizar la privacidad de la información.
El proceso de digitalización de documentos también debe realizarse de acuerdo con las mejores prácticas. Por ejemplo, es posible eliminar cierta información durante la digitalización, imposibilitando que usuarios no autorizados la lean. Un escáner puede configurarse para operar solo en determinados lugares, eliminando datos una vez que se envíen a su destino.
Otros recursos implican la automatización de la captura de información. Mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la máquina entiende lo que está escrito e indexa la información automáticamente, sin que un operador humano tenga acceso a los datos.
Al elegir un servicio de digitalización de documentos, es necesario asegurarse de que la empresa esté preparada para cumplir con los requisitos de la organización y trate la información con el cuidado y la confidencialidad necesaria para garantizar su protección durante todo el ciclo de vida.
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