La gestión de documentos ya ofrece diversos desafíos para empresas de todos los sectores, pero para los despachos de abogados puede ser aún más complicado. Los profesionales del sector llegan a lidiar con un número asombroso de documentos diariamente, y la mayoría debe ser mantenida en seguridad y confidencialidad por períodos muy largos, además de estar disponibles rápidamente cuando sea necesario.
Controlar esta información manualmente, como se hacía en el pasado, es muy caro, ineficiente y totalmente susceptible a errores que pueden generar perjuicios incalculables para las empresas y sus clientes.
Por otro lado, una gestión adecuada de documentos garantiza que esta información sea almacenada de forma segura, organizada correctamente y con rápida recuperación, aumentando la eficiencia y productividad del despacho.
Contar con un sistema de gestión de documentos es vital para transformar la realidad del sector jurídico. Este sistema proporciona un repositorio centralizado para los documentos, herramientas para organizar la información, recursos de búsqueda y recuperación.
Una gestión de documentos eficiente categoriza e indexa los documentos para que sean fácilmente encontrados. Esto reduce significativamente el tiempo gastado en la búsqueda de información específica, un factor crítico para el sector jurídico. Además, la solución proporciona recursos mejorados para garantizar la protección de esta información, cifrando los datos e implementando controles de identidad y acceso y proporcionando un historial de auditoría que permite saber exactamente quién visualizó, realizó cambios, compartió o imprimió el documento.
Un sistema de gestión de documentos también mejora la colaboración entre equipos, permitiendo que varios profesionales trabajen en el mismo documento al mismo tiempo, identifiquen cambios y mantengan siempre la versión más actualizada del documento en uso.
Además, la solución contribuye a que la empresa cumpla más fácilmente con normas y regulaciones de cumplimiento, manteniendo los documentos seguros y garantizando su privacidad.
El sector jurídico exige que el sistema de gestión de documentos ofrezca algunos recursos específicos para atender a las particularidades de los despachos y permitir una gestión eficiente y eficaz:
La gestión de documentos jurídicos necesita de un sistema de almacenamiento robusto para garantizar la protección de la información. Este almacenamiento puede ser local o en la nube y debe, independientemente del modelo, garantizar que la información sensible y confidencial se mantenga en total seguridad.
Esto requiere recursos para autenticación de usuarios, control de acceso, cifrado y copias de seguridad regulares. Con esto, se garantiza que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los documentos y puedan realizar cambios, evitando que la información sea perdida, robada o alterada sin autorización.
Los despachos de abogados operan bajo una estructura regulatoria rígida y también necesitan estar atentos a los regulaciones que guían el trabajo de sus clientes, como leyes de privacidad y regulaciones específicas, por ejemplo, dirigidas al sector de la salud.
Para ello, el sistema de gestión de documentos debe ofrecer recursos integrados para que se cumplan eficazmente regulaciones de privacidad, confidencialidad y retención de datos. Además, necesita contar con la capacidad de rastrear historiales de uso, aplicar políticas de seguridad y retención y generar informes.
Poder buscar y recuperar información rápidamente es fundamental para el sector jurídico. El sistema de gestión de documentos debe proporcionar recursos de búsqueda robustos que permitan a los usuarios encontrar la información deseada utilizando diferentes criterios, como palabras clave, tipos de documentos, fragmentos del documento, autores y fechas.
Una búsqueda y recuperación eficiente reduce el tiempo de búsqueda y, principalmente, la frustración del usuario al tener que investigar en archivos llenos de papel o carpetas digitales totalmente desorganizadas. Un sistema eficiente permite que esta búsqueda se realice con unos pocos clics.
Los documentos jurídicos pueden pasar por diversas revisiones y actualizaciones. Por ello, el sistema de gestión de documentos necesita proporcionar recursos para controlar las versiones, rastrear cambios y garantizar el mantenimiento de un historial de versiones de cada documento.
El control de versiones monitorea lo que cada usuario hace con un determinado documento, permitiendo que visualice la información, revierta a versiones anteriores y mantenga siempre la versión actualizada en destaque. Esto elimina riesgos de encontrar información incorrecta o desactualizada en los documentos. El sistema también permite que cada documento sea numerado, garantizando un identificador exclusivo para su rastreo y referencia a lo largo del ciclo de vida.
Los documentos pueden generarse en varios formatos, como PDF, Word, Excel, entre otros. El sistema de gestión de documentos debe poder almacenar y abrir estos documentos en sus formatos, facilitando su visualización, edición y colaboración sin que sea necesario implementar una aplicación diferente o convertirlo. Esto facilita la usabilidad del sistema, permitiendo que el usuario trabaje con los documentos fácilmente.
El sistema de gestión de documentos debe integrarse fácilmente a otros sistemas y herramientas en uso por la empresa. Esta integración garantiza que los datos fluyan entre diferentes sistemas sin fricción, eliminando la entrada manual de datos y reduciendo errores. Con esto, los flujos de trabajo se agilizan, permitiendo que los usuarios tengan acceso a la información en un único lugar.
El intercambio de información es vital para el sector jurídico. Así, el sistema debe contar con herramientas que garanticen el compartimiento seguro de información y faciliten el trabajo en equipo. Para ello, son fundamentales los recursos de compartición, definición de permisos y niveles de acceso, rastreo de cambios y mantenimiento de historial. El sistema también necesita permitir que varios usuarios visualicen y actualicen documentos simultáneamente y en tiempo real.
Muchas veces, diversos documentos pueden estar relacionados con un solo caso o cliente. Los sistemas de gestión de documentos jurídicos necesitan vincular automáticamente esta información, permitiendo una visualización integrada que facilite a los usuarios el acceso automático a los demás archivos vinculados. Esto hace que los flujos de trabajo sean más eficientes y reduce el riesgo de perder información crítica.
Access cumple con los requisitos de gestión de documentos con máxima calidad, eficiencia y seguridad. A través de un sistema personalizado, garantiza procesos ágiles y transparentes y en total conformidad con la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.
Para el sector jurídico, la Access ofrece soluciones para almacenamiento y digitalización de registros legales, guarda y gestión de documentos y destrucción segura. También ofrece el portal All Store, una solución digital para la gestión de documentos que permite importar, clasificar, buscar y almacenar el acervo digital de la empresa. Contáctenos y conozca la solución de gestión de documentos jurídicos de Access.
Share