El mundo está cada vez más conectado, exigiendo de las empresas la adopción de prácticas que faciliten el acceso a su información. Digitalizar documentos, entonces, se ha demostrado fundamental para garantizar esa accesibilidad, pero también para hacer que la información sea más segura y mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo.
Sin importar el tamaño de la empresa, la cantidad de documentos en papel tiende a convertirse en una carga con el paso del tiempo, ocupando espacios que podrían ser utilizados para optimizar los negocios y afectando la productividad de los empleados.
Sin embargo, la tecnología ha evolucionado de tal manera que digitalizar documentos se ha vuelto más simple, rápido y económico, pudiendo realizarse internamente o contando con el apoyo de un proveedor especializado en gestión documental. Es decir, la digitalización se ha convertido en un factor decisivo para el crecimiento de los negocios.
La digitalización de documentos es, básicamente, el proceso de convertir documentos físicos en formatos digitales. Estos archivos, entonces, se almacenan en servidores y pueden ser accedidos mediante un sistema de gestión de documentos.
El flujo de trabajo para digitalizar documentos implica procesos de indexación, reconocimiento óptico de caracteres e integración de estos documentos a los sistemas de la empresa, haciéndolos fácilmente recuperables para el día a día laboral.
Al digitalizar documentos, se generan diversos beneficios, como:
Mantener copias impresas de los documentos ocupa mucho espacio, y muchas empresas simplemente no tienen muchos metros cuadrados disponibles para tanto papel. Digitalizar documentos significa que ese espacio físico puede aprovecharse para otros fines, ya que los archivos generados pueden mantenerse en servidores remotos.
Y, con la adopción de la transformación digital en los negocios, los nuevos documentos ya pueden emitirse digitalmente, reduciendo aún más la necesidad de almacenamiento interno y los costos involucrados.
Mantener procesos basados en documentos físicos puede exponer a la empresa a diversos riesgos, como robo, extravío, calamidades naturales, etc. Al digitalizar documentos, esa documentación se envía a una empresa especializada para ser almacenada con mayor seguridad y cumpliendo los diferentes requisitos de conformidad que una empresa debe seguir.
Estos archivos están encriptados y solo pueden ser accesados por usuarios autorizados, garantizando su protección y privacidad, y evitando que se incumplan políticas y regulaciones.
Los documentos en papel son más difíciles de compartir, requiriendo que se digitalicen para enviarse por correo electrónico o copiarse, aumentando el desperdicio de papel. Este proceso se vuelve complejo si la empresa adopta el trabajo remoto.
Con la digitalización de documentos, esta información se vuelve accesible con pocos clics desde una plataforma centralizada, como FileBRIDGE, que permite la fácil recuperación de los documentos y su rápido compartimiento cuando sea necesario.
Estudios muestran que los empleados pierden algunas horas al día buscando documentos físicos, y muchas veces no los encuentran.
La digitalización de documentos permite la implementación de una solución de gestión de documentos que facilita la búsqueda y recuperación de documentos mediante metadatos previamente registrados, asegurando el acceso oportuno a la información deseada.
La sostenibilidad es una preocupación creciente en la sociedad, convirtiéndose en parte importante de la estrategia de negocios. Digitalizar documentos reduce el uso de papel, evitando que se talen árboles y permitiendo un uso más inteligente de los recursos naturales.
Clientes, empleados, socios y proveedores están cada vez más atentos a las prácticas ambientales implementadas por las empresas, y la digitalización de documentos se convierte en una parte vital de estas prácticas.
A pesar de los beneficios, el proceso de digitalizar documentos puede volverse muy complejo si no se planifica e implementa correctamente. No obstante, es una tarea que puede completarse con éxito con la preparación adecuada.
La primera etapa está orientada a identificar los documentos y priorizar cuáles serán digitalizados según la necesidad y frecuencia de uso.
Una vez realizado el análisis, el siguiente paso es organizar los documentos. Retire grapas, clips y cualquier otro elemento que pueda dificultar la digitalización. Evalúe las condiciones de los documentos y organícelos según el orden deseado: alfabético, cronológico, por tema o categoría, prioridad, ubicación, proyecto, entre otros factores.
Ahora es necesario elegir el escáner ideal para las necesidades de la organización y configurar el equipo según el tipo de documento. Defina la resolución y seleccione el tipo de salida (PDF, JPEG, etc.), coloque los documentos en el escáner y realice una prueba inicial de digitalización.
La elección de la solución de almacenamiento de documentos ideal, como la proporcionada por Access, es vital para garantizar que los documentos se organicen de forma lógica y segura, facilitando su recuperación.
En esta fase, para que todo se realice con eficiencia, es necesario mantener el área de digitalización ordenada, con iluminación suficiente y sin distracciones. Realice una prueba de digitalización y, si todo está correcto, inicie el proceso y supervise su desarrollo para evitar posibles atascos de documentos.
Se utilizan aplicaciones OCR, que reconocen los caracteres y convierten las imágenes en texto, para que la búsqueda y edición del contenido digitalizado pueda realizarse. Por ello, es recomendable verificar la calidad de los documentos digitalizados, para asegurar que la información sea legible y que ningún dato se pierda durante el proceso.
Realizada de manera simultánea con la digitalización de documentos, la indexación y categorización mejoran la búsqueda y recuperación de la información, haciendo el acceso más rápido.
Elegir la solución de almacenamiento ideal para el proyecto de digitalización, como la solución de almacenamiento digital de Access, es un paso importante. Esto garantiza que los documentos se organicen de manera lógica y segura, facilitando su recuperación.
Las medidas de seguridad son fundamentales para mantener la integridad de los documentos digitales. Por lo tanto, implementar recursos para control de acceso y copias de seguridad regulares evita que los datos sean accedidos por usuarios no autorizados y asegura su recuperación rápida ante fallos o situaciones imprevistas.
Solo digitalizar los documentos no es suficiente para garantizar que estén accesibles. Para ello, es necesaria la integración de una plataforma que permita la gestión centralizada, como el FileBRIDGE, que facilita el monitoreo, rastreo y organización de la información.
Si su organización necesita apoyo para digitalizar documentos, contáctenos y conozca nuestras soluciones. Estamos preparados para guiar a su equipo hacia un proyecto de transformación digital eficaz y exitoso.
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