El cronograma de retención de registros (RRS) se considera la columna vertebral del programa de gestión de información de una organización. Sin embargo, construir esta programación es solo el primer paso para hacer que esta gestión sea más eficiente.
Aunque sería más sencillo crear una política general de retención de registros que conservara estos documentos para siempre, la organización no cumpliría con una infinidad de normas que dictan qué información debe mantenerse y por cuánto tiempo.
Como estas normas cambian con frecuencia, es fundamental actualizar el cronograma de retención de registros regularmente. Pero, ¿con qué frecuencia?
Varios factores impactan la frecuencia con la que el cronograma de retención de registros debe ser revisado o actualizado. En este artículo, explicaremos cada uno de los factores que determinan la frecuencia con la que la organización debe revisar su política para adaptarse a las normas y reglas de seguridad cibernética, privacidad y cumplimiento.
Según Gartner, el 65% de la población mundial deberá estar cubierta por algún tipo de política de privacidad para finales de 2023, un aumento en comparación con el 10% en 2020. Esto indica que nuevas leyes y regulaciones relativas a la retención de registros se crean con frecuencia, y las regulaciones sobre la privacidad de datos también están aumentando. La base de datos utilizada por Access en relación con las legislaciones de retención de registros, por ejemplo, recibe diversas actualizaciones por día.
Cuando una organización puede estar sujeta a una, dos o incluso cientos de leyes, o más en el caso de una multinacional, significa que no se puede actualizar el cronograma de retención de registros solo una vez al año.
Puede ser casi imposible saber cuáles de estos cambios están corrigiendo solo un error tipográfico y cuáles representan cambios significativos. Por lo tanto, es crítico mantenerse actualizado sobre cualquier actualización, cambio o nueva regulación que pueda afectar al programa de retención de registros y guiar la frecuencia con la que debe ser actualizado.
Mantener los registros durante 10 años no es común para todas las empresas. Diferentes sectores tienen sus propias mejores prácticas y estándares para la retención de registros. Por ejemplo, el sector de la salud puede exigir la retención de registros de pacientes por un período más largo en comparación con las empresas de venta al por menor.
Mantenerse actualizado sobre estas normas específicas para el sector de la organización y comprender cómo varían hace que el proceso de actualización del cronograma de retención de registros sea más eficiente y alineado con las mejores prácticas, evitando posibles problemas en el futuro.
Las fusiones, adquisiciones, reorganizaciones u otros cambios significativos dentro de la organización pueden requerir una revisión y actualización del cronograma de retención de registros.
Estos cambios pueden afectar los tipos de registros generados, el volumen de documentos o la forma en que se gestionan internamente. La gestión de registros debe desempeñar un papel fundamental en las transacciones de fusiones y adquisiciones o en procesos de reorganización significativos.
Con la tecnología en evolución, las herramientas y sistemas utilizados para la gestión de registros también cambian y se vuelven aún más eficaces. Mantenerse al tanto de estos avances puede ser difícil, exigiendo que el cronograma de retención de registros sea actualizado para acomodar nuevos formatos, métodos de almacenamiento o procesos de recuperación de documentos.
Por ejemplo, la transición de registros en papel a formatos digitales o la adopción de soluciones de almacenamiento basadas en la nube pueden requerir la actualización del cronograma para acomodar estas tecnologías. De lo contrario, no queda claro cuál es el registro real y cuál es la copia.
Si estos registros quedan atrapados en sistemas aislados, es aún más importante recuperarlos, ya que esto garantiza que sean dispuestos adecuadamente de acuerdo con el cronograma de retención utilizado por la empresa.
Las auditorías regulares de las prácticas utilizadas para el manejo de registros pueden identificar áreas de mejora o incumplimiento. Cualquier conclusión de estas auditorías debe ser acatada inmediatamente mediante la revisión y actualización del cronograma de retención de registros según sea necesario.
Por ejemplo, en el caso de registros ociosos, si el equipo que está auditando los registros encuentra información que no fue considerada en el cronograma, seguramente será necesaria una actualización.
Considerar estos factores puede ayudar a determinar la frecuencia ideal para revisar y actualizar el cronograma de retención de registros. De esta manera, se puede garantizar que permanezca relevante, compatible y eficaz para satisfacer las necesidades de la organización.
Para obtener más información sobre la creación de un cronograma moderno de retención de registros, el equipo de Access ha creado una guía de creación para un programa de gestión de información preparado para el futuro que asegura que la información de su empresa sea accesible, compatible y segura.
Además, Access ofrece un servicio para la custodia y gestión de documentos e información especialmente creado para cumplir con los requisitos de cumplimiento de las empresas más diversas, proporcionando una solución altamente segura y eficiente, desde la captura, custodia, recuperación, hasta la destrucción segura de documentos.
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