El aumento en la productividad y la reducción de costos son metas que están en la pauta de 10 entre 10 empresas. Y la digitalización de documentos es uno de los procesos que contribuye con el alcance de dichas metas, ya que almacenar internamente documentos en papel significa una inversión de tiempo, de espacio, de infraestructura y de personal.
¿Y cuáles son las mayores ventajas en implantar procesos de digitalización de documentos? A continuación, listamos 10 ventajas que comprueban la importancia de colocar a su empresa en la era de lo digital:
1 – Aumento de la productividad
Dependiendo de cómo están organizados (o no) los archivos, un empleado puede demorar hasta unos 12 minutos para encontrar un documento en papel. Ya con el acceso vía web de los documentos digitalizados, este tiempo puede ser reducido a segundos.
2 – Reducción de costos
Mantener archivos en papel genera costos tanto en la organización como en la contratación de un espacio físico para su custodia y en personal especializado en archivística. Independientemente de la madurez digital de la empresa, los servicios de digitalización de documentos permiten transformar información originalmente creada en papel, microfilm y microficha en archivos digitales.
3 – Acceso fácil y permanente
La digitalización de documentos permite que se pueda acceder a los archivos fácilmente vía una base de datos de administración de registros en la nube, a cualquier momento, en cualquier lugar. En carpetas físicas, esta búsqueda es mucho más demorada e incluso puede llegar a afectar la credibilidad de la empresa – imagínese a un empleado que trata de encontrar un recibo de compra en papel de un cliente, delante de él, y tardando más de 10 minutos para hallar dicho documento.
4 – Más seguridad
Además de la seguridad física, dado que los archivos digitales se pueden llegar a almacenar en salas cofre, un documento digitalizado es un documento rastreable. Esto significa que solo las personas autorizadas pueden tener acceso a determinados documentos mediante el uso de una clave. Las claves, inclusive, pueden tener variados niveles de autorización, garantizando todavía más la seguridad de la información. Esta rastreabilidad también asegura identificar cuándo y quién puede haber hecho modificaciones en el documento.
5 – Preservación del documento
Los documentos en papel están sujetos a la deterioración debido al tiempo y al manejo. La digitalización de documentos garantiza que la información esté preservada para consultas futuras, independientemente de cuántas veces se acceda a la misma.
6 – Recuperación en caso de desastres
El riesgo de un desastre natural, cómo inundaciones o terremotos, siempre existe, como también el riesgo de un incendio. La digitalización de documentos y su almacenamiento en la nube, al igual que su respaldo, garantizan que estos documentos estén siempre seguros, independientemente de sus archivos físicos.
7 – Ahorro de espacio
El alquiler o compra de espacios destinados para el almacenamiento de documentos en papel es una inversión que no tiene sentido. Al implantar un proceso de digitalización de documentos, todos los espacios físicos que forman parte de los activos de la empresa y que eran usados para el depósito de documentos quedan liberados, y pueden ser aprovechados para otras actividades más importantes para el negocio. A los espacios alquilados se les puede dar por finalizado sus contratos.
8 – Ventaja competitiva
La digitalización de documentos está en la pauta tanto de organizaciones globales como de pequeñas empresas, atentas a la superación de procesos internos alcanzada con la mejor administración de documentos, lo que deriva en una mayor competitividad y satisfacción de los clientes.
9 – Preservación del medio ambiente
Según la organización Water Footprint Network, para producir una hoja de papel A4 son necesarios cerca de 10 litros de agua. Y este es solo uno de los componentes usados en la fabricación del papel.
10 – Madurez digital
La digitalización de documentos es uno de los primeros pasos en la transformación digital, considerada como una estrategia fundamental para el crecimiento sustentable del negocio.
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