El área de Recursos Humanos es la responsable de la administración diaria de centenas de documentos de empleados. Esta información se archiva y se organiza de la mejor forma posible para que, cuando se la solicite, se pueda encontrar. Sin embargo, con la elevada demanda de solicitudes de auditoría interna y externa, RRHH precisa enfrentar los desafíos de conformidad en la retención de documentos.
En empresas de menor tamaño, la misión de administrar esta cantidad de información todos los días ya es complicada. Imagínese entonces cuando los profesionales de RRHH de una gran organización precisan vérselas con pilas de archivos en papel.
Según un estudio de la consultora AIIM, un 35% de los documentos de reclutamiento y selección se procesan en papel. Todavía según la consultora, otros documentos también se procesan aún en papel, tales como:
- Un 53% de los documentos de administración de archivos del empleado;
- Un 32% de los documentos de administración de políticas y procedimientos;
- Un 48% de los documentos de separación de los empleados y de los documentos onboarding.
Con toda esta cantidad de documentos en archivos de papel es normal que RRHH demore más tiempo para atender las demandas y solicitudes referentes a estas informaciones. Sin embargo, la transformación digital por la cual vienen pasando las empresas exige que RRHH esté en una posición más estratégica en la adquisición de talentos, entrenamiento y otras funciones críticas. Para ello, es preciso que la administración de documentos se haga de tal manera que exima a los profesionales de actividades como la búsqueda de documentos.
Localizar documentos necesarios para una auditoría, por ejemplo, toma mucho tiempo. Esto cuando dichos archivos no están incompletos a causa de que algún documento se haya perdido.
Otro problema común es el compartido de información sensible contenida en los documentos. Sin una herramienta adecuada, RRHH no tiene cómo garantizar que documentos sigilosos se vean expuestos.
Invertir en digitalización facilita procesos
Adoptar la digitalización de documentos no solo ayuda a liberar espacio físico, sino también a localizar archivos con mayor facilidad. Herramientas tecnológicas vuelven la búsqueda de información más práctica y rápida, además de exigir que menos recursos humanos se desplacen hacia esta misión. Un cronograma de retención de documentos manual también demanda más tiempo para ser organizado y verificado. Con una solución digital, sus archivos son digitalizados y monitoreados automáticamente. Cuando un documento está incompleto o está a punto de expirar el sistema va a avisárselo antes de que sea demasiado tarde.
Buscar documentos no será más un problema
Para juntar todos los documentos necesarios para una auditoría con documentos almacenados físicamente, varios días de trabajo y profesionales son destinados a esta misión. Es preciso que RRHH tenga maneras más eficientes para retirar documentos conforme su necesidad.
La automatización de los procesos le aporta al departamento de RRHH eficiencia. Al digitalizar los archivos, estos se guardan y clasifican de acuerdo a las reglas establecidas por cada empresa, garantizando una administración de procesos más ágil. Un sistema de administración facilita la localización de documentos, y además deja el compartido de informaciones más seguro y controlado.
Guardar informaciones de forma segura puede ser simple
Compartir información de forma segura con personas o grupos específicos puede ser un proceso menos trabajoso de lo que uno se imagina. A la información sensible se tiene que poder acceder de forma simple y segura, y solo en caso de necesidad.
En una auditoría los documentos impresos, enviados por email o copias, pueden colocar en riesgo de exposición o violación información sigilosa. Es deber de las organizaciones garantizar la seguridad de dicha información. Para asegurar que los documentos se compartan de forma segura, las empresas tienen que invertir en herramientas que permitan el control total de dichos archivos. Muchas soluciones permiten que usted controle qué acciones las puede hacer el destinatario, como por ejemplo, si el mismo tiene autorización para imprimir, copiar o descargar tal documento. El compartido de un archivo por medio de un enlace seguro, con plazo de validez para expirar, protege la información. Además de esto, para cada ítem compartido un registro de auditoría es creado, ofreciendo un historial claro de quién hizo qué cosa que con dicho documento.
Los servicios de custodia y administración de documentos de Access ayudan al departamento de RRHH a adoptar soluciones que estén en conformidad con los reglamentos de cada empresa y sector, sin importar el segmento.
