Para empresas pequeñas, la gestión de registros puede ser sencilla: un solo empleado puede almacenar y organizar todos los documentos confidenciales, pero a medida que la empresa crece, el número de archivos y la necesidad de almacenamiento también aumentan. Para corporaciones que ofrecen servicios en áreas como finanzas, salud y educación, la ley exige mantener una amplia gama de documentos almacenados por un largo período, y muchos de estos archivos son físicos.
La necesidad de utilizar un sistema de gestión de registros abarca tanto a empresas con archivos físicos como digitales; la primera requiere tecnología y actualización, y la segunda organización y espacios cibernéticos para un mejor almacenamiento. Un gran volumen de datos y documentos exige que las empresas los organicen y almacenen de manera segura por un tiempo determinado, y deben eliminarse correctamente según las normas regulatorias de descarte de archivos.
¿Es importante el sistema de gestión de registros para empresas pequeñas, medianas y grandes?
El sistema de gestión de registros ofrece un servicio que ayuda a las empresas a organizar todos los documentos archivados. Estos sistemas están compuestos por software y cuentan con orientación y soporte de profesionales con experiencia y conocimiento en los estándares de cumplimiento aplicables al sector en el que opera la empresa.
Un sistema integral de gestión de registros proporciona herramientas y servicios que facilitan cada etapa del ciclo de vida del documento. Además, ayuda a las empresas a establecer un proceso de organización que beneficia a todos los departamentos que manejan archivos.
Otro punto importante es la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica. Esta ley establece que las empresas deben tratar la información personal únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fue recopilada; una vez cumplido ese plazo, los datos deben ser eliminados o anonimizados. El incumplimiento de la ley puede generar sanciones administrativas y multas, así como posibles implicaciones legales para la empresa. Con un sistema de gestión de registros, la información se administra de manera transparente y accesible según los lineamientos de la Ley 8968, además de alertar a la empresa sobre la vigencia y los plazos de retención de los documentos.
Con un sistema de gestión de registros, las organizaciones pueden reducir el espacio físico destinado al almacenamiento de registros, organizar y recuperar registros de manera eficiente, gestionar el acceso de forma segura y mantener el cumplimiento regulatorio. Descubre más en los siguientes puntos:
Tener un espacio físico dedicado únicamente al almacenamiento de archivos puede generar un costo comercial excesivo e innecesario para las corporaciones, además de aumentar el riesgo de pérdidas, robos, daños y obstrucción de datos. Un sistema electrónico de gestión documental ayuda a ahorrar espacio físico y recursos financieros. Además, existe la opción de almacenar archivos extremadamente confidenciales, ya sea en formato físico o como copias impresas, en depósitos o cajas de seguridad.
Proteger los datos confidenciales es esencial para cualquier tipo de organización. Con un sistema de gestión de registros, el software ofrece seguridad mejorada mediante control sobre los documentos. Además, el acceso a las carpetas está controlado, y solo las personas autorizadas pueden acceder. También existe la opción de recibir notificaciones si algún empleado sin permiso intenta acceder a la información.
Los documentos almacenados en formato físico dificultan el trabajo de los administradores que necesitan buscar, localizar o recuperar información. Con un sistema de gestión tecnológica, este proceso se simplifica. Algunas soluciones incluyen la opción de búsqueda por palabra clave o frase, facilitando la recuperación de archivos y ahorrando tiempo a los administradores.
Una de las principales funciones del sistema de almacenamiento de registros es ofrecer software que proporcione acceso fácil y oportuno a los registros mediante búsquedas sofisticadas.
Además del almacenamiento digital, también existe la opción de almacenamiento físico para documentos extremadamente confidenciales que no pueden digitalizarse.
Otro punto relevante es la disponibilidad del informe de cadena de custodia, que ayuda a las empresas a demostrar cumplimiento con los estándares de seguridad.
El programa de retención de registros actúa directamente con el servicio de destrucción segura de registros físicos o digitales, manteniendo a la corporación dentro de los requisitos legales.
La Access cuenta con soluciones modernas y tecnológicas para la gestión y digitalización de documentos de empresas pequeñas y grandes, además de garantizar la seguridad de toda la información. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudar a tu empresa en la gestión de sus archivos.
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