La transición de registros físicos a digitales no es solo una cuestión de conveniencia, facilitando el acceso, es una cuestión de abrazar un futuro en el que la información se vuelve más accesible, segura y gestionada.
Los insights que Gary plantea definieron el tono de la discusión, desafiando las visiones tradicionales sobre la gestión de información y registros: “no se trata de descartar los métodos tradicionales, sino de integrar la innovación con respecto a costo-beneficio y eficiencia”, comentó. Este sentimiento subraya la necesidad de adoptar un enfoque estratégico para la implementación de nuevas tecnologías.
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Subtítulo del vídeo: Jamie Greenstein, gerente senior de marketing, sobre planificación estratégica, implicaciones de costos y mejores prácticas
El papel de la tecnología y la automatización en la transformación de RIM fue un tema clave. Se exploró el papel de la inteligencia artificial en la automatización de la clasificación, en la mejora del análisis de datos y en la mejora de los procesos de toma de decisiones.
La integración de inteligencia artificial en la gestión de la información no es una posibilidad para el futuro, ya se ha convertido en una realidad que está remodelando la forma en que las empresas manejan e interpretan los datos.
Jamie Greenstein enfatizó que “la inteligencia artificial no es solo un complemento, es una herramienta transformadora para gestionar diversos formatos de datos”, dejando clara la importancia de su adopción para agilizar los procesos de RIM.
Access Unify™, una solución de digitalización “just-in-time” que aprovecha la auto-clasificación y la inteligencia artificial, fue destacada como una solución práctica para satisfacer la creciente demanda de las empresas por la digitalización de documentos y registros.
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Subtítulo del vídeo: Matt Bennett, ejecutivo de desarrollo de negocios, sobre objetivos de digitalización
Los sistemas y formatos obsoletos y heredados representan obstáculos para los objetivos de transformación de datos de muchas organizaciones. Matt Bennett destacó la necesidad de auditar y reemplazar estos sistemas por alternativas compatibles con el mundo digital.
“Eliminar sistemas antiguos y heredados por alternativas compatibles con nuevas y más eficientes tecnologías es crucial para la gestión de la información”, aconsejó. Varias aplicaciones de software a menudo hacen que los procesos automatizados sean más complejos, perjudicando la simplicidad prometida por la adopción de la tecnología.
Aquí es donde la consolidación se vuelve necesaria y puede ser aún más importante en una adquisición. Incluir equipos multifuncionales, como profesionales de TI y de conformidad, en estas decisiones importantes no solo garantiza que su empresa tenga el conocimiento adecuado, sino que también optimiza la seguridad organizacional.
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Los fantasmas del pasado, presente y futuro de la RIM: resumen anual y predicciones para 2024
Visita los fantasmas del pasado, presente y futuro de la RIM mientras reflexionamos sobre el año que pasó y pensamos en todo lo que está por venir en la gestión de información y registros en 2024.
La digitalización promete mayor simplicidad en los procesos de gestión de información, pero no elimina las preocupaciones relacionadas con la conformidad. Comprender el inventario y realizar limpiezas de rutina aseguran que la empresa permanezca dentro de las reglas de retención y políticas de conformidad, actuando como una medida preventiva contra violaciones, pérdida de datos y acceso no autorizado.
Jenniger Bula destacó el equilibrio necesario: “en sectores sensibles como el de la salud, la conformidad no es una opción, sino un requisito. No hay área gris. O estamos en conformidad o no”. Las soluciones de Access están desarrolladas con base en la conformidad, asegurando que la digitalización avance de la mano con el cumplimiento de los requisitos regulatorios de diversas áreas de negocio.
A medida que avanzamos en 2024, el panorama de la gestión de información y registros sigue evolucionando. Pero necesitamos seguir lidiando con los “fantasmas del pasado de la RIM” para poder trazar un camino para que todos los profesionales no solo sigan el ritmo de los cambios, sino que también logren aprovecharlos para obtener ventajas estratégicas para sus negocios.
Abrazar la digitalización en la gestión de información, adherirse a la conformidad, integrar nuevas tecnologías y garantizar la adhesión de los ejecutivos no son solo estrategias, sino que estos factores son fundamentales para asegurar el futuro de los negocios y su éxito. Como Gary Roy resumió adecuadamente: “el futuro de la RIM depende de nuestra capacidad de adaptación e innovación”.
Por eso, para profundizar en estos insights y explorar estrategias para tener un viaje exitoso en la gestión de información y registros en 2024, te invitamos a asistir a nuestro nuestro webinar completo y obtener conocimiento de primera mano para transformar tus registros y prácticas de gestión de información hoy mismo.
Access es una empresa reconocida en el mercado como una de las más dinámicas, con la reputación de invertir en servicios innovadores y de alta calidad. Nuestro portafolio consiste en:
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