La protección de datos es un tema central para las empresas modernas. En una era en la que la información se vuelve cada vez más digital, los conceptos tradicionales de ciberseguridad necesitan actualizarse para hacer frente a amenazas más complejas. Al mismo tiempo, los requisitos de acceso y compartición de documentos se vuelven cada vez más estrictos y, en algunos casos, incluso llegan a impactar en la productividad.
Con más datos circulando en las más diversas nubes, la privacidad y protección de esta información dejaron de ser solo una preocupación del área de TI y pasaron a formar parte del día a día de toda la organización. Ataques cibernéticos sofisticados aprovechan esta realidad interconectada que beneficia a los negocios, exigiendo a las empresas la implementación de una política de seguridad robusta que también cumpla con las diferentes leyes y regulaciones orientadas a la protección de datos y la privacidad.
El resultado es que cada vez se vuelve más difícil para las organizaciones proteger su información. Por ejemplo, mientras en la Unión Europea la protección de datos personales es un derecho de los usuarios, en Estados Unidos el acceso y compartición de esta información es más aceptado y eso implica en la manera en que se protege dicha información. Es decir, el nivel de protección de datos está también ligado a diferentes reglas, basadas en el país donde se generan o almacenan esos datos.
De acuerdo con Statista, actualmente más del 60% de todos los datos corporativos ya están almacenados en la nube, con un 71% de organizaciones utilizando más de tres proveedores de infraestructura, según Enterprise Strategy Group. Esto deja claro que para manejar correctamente esta infinita cantidad de datos, las empresas enfrentan dificultades en la forma en que estos datos fueron recolectados y si están siendo gestionados adecuadamente.
Una investigación de Splunk muestra que el 64% de los profesionales de seguridad encuestados consideran un desafío mantenerse al día con los nuevos requisitos de seguridad y cumplimiento. La adopción de servicios en la nube trae un reto que debe ser considerado por el área de TI: la capacidad de lidiar con estos reglamentos, que puede ser extremadamente difícil sin el apoyo de una empresa especializada en gestión documental que trabaje en conjunto con los equipos de TI y seguridad. De esta forma, la organización puede entender dónde están almacenados sus datos, su grado de exposición y los riesgos que enfrenta.
Sin embargo, existe una brecha que todavía debe superarse para que la protección de datos sea realmente eficiente. Muchos procesos continúan realizándose de forma manual y con enfoques de gestión documental obsoletos. Al mismo tiempo que muchas empresas invierten tiempo y dinero en la prevención de posibles violaciones y el cumplimiento de reglamentos, sus documentos son gestionados de manera ineficiente.
La protección de datos es vista como fundamental para evitar el uso indebido de la información, pero también como un recurso necesario para impedir la eliminación no autorizada o la falsificación de datos. Esto es aún más crítico cuando se trata de proteger la privacidad de datos personales.
En una era donde se recolectan miles de datos, entender cómo son tratados es esencial para cumplir con diversas normas de cumplimiento. Por ejemplo, leyes como la LGPD otorgan a las personas derechos de acceso a sus datos, permitiendo que soliciten su modificación o eliminación en cualquier momento. Por lo tanto, pensar en la privacidad implica implementar controles para la recolección, uso, almacenamiento y compartición de esa información.
No obstante, es importante resaltar que a medida que la empresa crece, los riesgos también aumentan potencialmente, bastando una brecha en la gestión documental para que hackers aprovechen la oportunidad de acceder a información crítica y confidencial. Un sistema robusto de gestión documental permite que la empresa integre controles para garantizar una mayor seguridad cibernética y el cumplimiento de reglamentos de privacidad.
El sistema de gestión electrónica de documentos (GED), básicamente, proporciona a las organizaciones los recursos para controlar su información digitalmente, automatizando la recolección, protección de datos, almacenamiento, categorización, aprobación y gestión de archivos. El sistema permite registrar todas las actividades relacionadas con los documentos, ofrece respaldo basado en la nube y organiza los archivos.
Es mucho más barato prevenir un ataque cibernético que actuar solo después de identificarlo. Y una solución GED contribuye a optimizar la protección de datos:
Gestionar documentos también implica controlar el acceso a la información, implementando contraseñas fuertes, accesos restringidos, carpetas y archivos invisibles, entre otros recursos. Esto proporciona a la organización un control más eficiente sobre su información y reduce posibles vulnerabilidades.
Un GED basado en la nube garantiza a las empresas acceso a servicios confiables de protección de datos. En la nube, los datos pueden ser visualizados solo por usuarios autorizados, ocultando, protegiendo y eliminando archivos cuando sea necesario, desde cualquier dispositivo.
Pérdida, robo, sabotaje, manipulación de datos. Prever todos los escenarios, aunque ayuda a reducir riesgos, no impide totalmente que se pierda información importante. Con un sistema GED, esa información es fácilmente copiada a otros servidores, facilitando su recuperación en caso de incidente. El sistema también permite automatizar el proceso de respaldo para que ocurra en segundo plano, sin necesidad de intervención humana.
Los servidores que almacenan los datos de un sistema GED ofrecen un control mejorado para garantizar la seguridad física de la información. Estos servidores proporcionan sistemas de control de acceso y monitoreo para evitar cortes de energía y controlar la temperatura y humedad, entre otros factores que aseguran el menor tiempo de inactividad posible.
Access ofrece a sus clientes servicios de digitalización, custodia y administración de documentos, permitiendo que los clientes almacenen y accedan a todos sus datos, imágenes digitalizadas y archivos electrónicos en servidores seguros.
A través del portal FileBridge, el sistema de gestión de documentos de Access, la información se mantiene cifrada, con replicación automática a una unidad de contingencia, sistemas de respaldo y generadores que garantizan la continuidad de la operación en caso de corte de energía.
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