Planificación de la Continuidad del Negocio: Proteja Su Información Comercial Crítica Durante Inundaciones

Planificación de la Continuidad del Negocio: Proteja Su Información Comercial Crítica Durante Inundaciones

Melanie Hackley

Cuando se trata de lluvias excesivas e inundaciones, la pérdida de información y registros comerciales importantes sólo empeora la situación.

La planificación de la continuidad del negocio (BCP) es esencial para garantizar que su empresa pueda responder a las interrupciones en las operaciones debido a desastres rápidamente y de una manera que minimice las pérdidas.

Un área que debe cubrir su plan de continuidad del negocio y recuperación ante desastres son los daños y pérdidas por inundaciones. Según un informe del National Oceanic and Atmospheric Administration, las inundaciones debidas a los cambios en el nivel del mar son cada vez más comunes.

Continúe leyendo para saber cómo puede utilizar la planificación de la continuidad del negocio para proteger su información de inundaciones trasladándola a un repositorio digital seguro.

Por Qué Necesita un Plan de Continuidad del Negocio en Caso de Inundaciones

Depender de documentos en papel como fuente principal de almacenamiento de datos puede resultar muy perjudicial en caso de una emergencia imprevista, como una inundación. Además, las inundaciones son algunos de los desastres para los que es más difícil prepararse. La duración y la intensidad de una inundación pueden abarcan desde unas pocas horas hasta eventos de meses de duración, haciendo casi imposible el acceso a documentos físicos. (Si aún no están destruidos).

Esto no sólo es increíblemente inconveniente cuando se intenta mantener las operaciones funcionando sin problemas, sino que también puede significar pérdidas financieras graves debido a interrupciones en el servicio o pérdida de archivos. Es necesario tomar medidas antes de que ocurra un desastre para cualquier negocio que dependa de documentos físicos. La incorporación de una planificación de la continuidad del negocio y la digitalización de registros importantes con anticipación proporciona una capa de protección invaluable que evitará innumerables dolores de cabeza (y posibles daños) en el futuro.

Identificación y Evaluación de Riesgos y Potenciales Amenazas

Al evaluar los riesgos potenciales asociados con una inundación, los profesionales de RIM deben primero asegurarse de tener un inventario completo de la información de su organización o, de lo contrario, realizar una auditoría.

Este proceso debe incluir la identificación de qué información es necesaria para que los empleados realicen sus tareas laborales, así como dónde se almacenan esos datos y en qué formato. Después de comprender los detalles de la infraestructura de la empresa, los administradores de registros pueden identificar el tipo y la cantidad de datos que podrían estar en riesgo en un escenario de inundación.

Si bien este paso requiere tiempo, esfuerzo y personal para lograrlo, este conocimiento también es valioso para informar otros tipos de iniciativas de planificación de la continuidad del negocio. Esto incluye preparativos para desastres en caso de cortes de energía, fallos o mal funcionamiento del sistema y ataques cibernéticos, que pueden provocar pérdidas o violaciones de datos si no se gestionan adecuadamente.

Encontrar un Depósito de Documentos Digitales Seguro

Para los administradores de registros e información que manejan una combinación grande y compleja de documentos físicos y digitales, elegir la opción adecuada sistema de gestión de documentos puede hacer toda la diferencia.

Al evaluar posibles soluciones, aquí hay algunas características que debe buscar:

  • Almacenamiento seguro de datos para que los registros vitales permanezcan seguros durante una inundación;
  • Herramientas flexibles de gestión de acceso para garantizar que todo el personal tenga niveles adecuados de acceso a registros esenciales;
  • Capacidades de cumplimiento específicas de la industria que permiten a las empresas seguir cumpliendo con las regulaciones relevantes; y
  • Flexibilidad en la integración con sistemas empresariales existentes.

Las Implicaciones Legales de la Información Sobre “Preparación Contra Inundaciones”

Si bien trasladar la información al software de planificación de la continuidad del negocio de su elección puede garantizar que este segura, asegúrese de considerar su cronograma de retención de registros y de cumplir con los requisitos legales de retención.

Los costos de almacenamiento digital pueden ser manejables, pero las multas por retener información después de su fecha de retención ciertamente no lo son. Dependiendo de dónde opere su empresa, así como de su tamaño y sector industrial, querrá comprender todas las implicaciones legales asociadas con la protección de la información crítica de su empresa contra desastres como inundaciones.

La mejor solución es insertar automáticamente los programas de retención de registros en el software de gestión de documentos.

Prepare el Salvavidas Ahora

De acuerdo a la NOAA, los desastres por inundaciones cuestan un promedio de 4.700 millones de dólares por evento, y el número de fuertes lluvias e inundaciones por año ha ido en aumento.

Desde California hasta Luisiana y Tennessee, los desastres por inundaciones pueden afectar áreas de todo Estados Unidos. Por lo tanto, sería ingenuo suponer que una ubicación segura por sí sola será suficiente para proteger la información de su organización de una inundación, pero al ser proactivo, puede garantizar la continuidad del negocio durante una inundación. Aquí hay un overview de los planes de continuidad del negocio que seguimos antes, durante y después de este tipo de eventos para proteger su información.

Para obtener más información sobre cómo crear sus propios planes de continuidad empresarial o acceder a recursos relacionados con inundaciones, visite nuestro centro de planificación de continuidad del negocio.