“¿Qué debemos hacer con todo este papel?” Pensar en cómo deben almacenarse los registros en papel ya no debería ser una pregunta en estos días. Después de todo, queramos o no, estos registros no van a desaparecer de la noche a la mañana.
La creación de información es constante y no hay señales de que vaya a disminuir pronto. Según un estudio de AIIM, la cantidad de registros deberá crecer 4,5 veces en los próximos años. Al mismo tiempo, el 80% de las organizaciones encuestadas por Access aún gestionan más de la mitad de sus registros en papel.
Esto significa que habrá mucha más información para gestionar en el futuro y los documentos físicos pueden (literalmente) perderse en este caos.
Si tu organización aún maneja registros en papel, es una apuesta segura mantener el control sobre esta información antes de arriesgarse a una espiral de contenido: moverlos fuera de la oficina.
Hasta hace poco, el concepto moderno de espacio de trabajo en la oficina se basaba en una idea simple: aquí es donde están todos los documentos.
En los últimos años, la rápida transformación digital ha llevado a cuestionar si la oficina centralizada todavía debería ser la norma. Avanzando hasta el presente, la Encuesta de Oportunidades Americanas de McKinsey reveló que el 58% de los estadounidenses tienen la oportunidad de trabajar de forma remota al menos un día a la semana, y el 35% puede trabajar desde casa todos los días.
Mover los registros en papel a otro lugar va más allá de simplemente digitalizarlos o sacarlos de la oficina. Hay muchos beneficios al almacenar estos registros en un almacenamiento externo, como reducir riesgos, simplificar la conformidad y mejorar la organización y accesibilidad.
El espacio de almacenamiento es siempre crítico. Aunque algunas organizaciones mantienen áreas dedicadas para el almacenamiento de registros en papel en sus instalaciones, esta no es la realidad para muchas otras. Puede haber momentos en que archivos confidenciales se guarden junto con decoraciones navideñas, servilletas de papel o incluso la máquina de café en la cocina. Además, muchas de estas instalaciones no están preparadas para resistir inundaciones, terremotos y otros desastres naturales.
“Si los archivos confidenciales se mantienen en lugares donde cualquier persona pueda acceder a ellos o donde corran el riesgo de ser dañados o destruidos, esto es simplemente un desastre esperando a suceder”, observó Manuel Beruman, Ejecutivo de Cuentas Regionales de Access, en un reciente seminario web.
Por muy buenas que sean estas instalaciones a menudo improvisadas, no son el mejor lugar para registros en papel confidenciales. Al almacenar sus registros externamente con un proveedor especializado, puede estar seguro de que estos registros corren mucho menos riesgo que si se guardaran internamente. Si la organización cumple con ciertas estructuras de seguridad, como PCI DSS, esto podría marcar la diferencia entre una auditoría exitosa o un fracaso.
Los centros de almacenamiento externo también cumplen con estrictos requisitos de verificación de antecedentes y cuentan con personal de seguridad dedicado en el lugar para garantizar que los registros en papel confidenciales sigan una cadena de custodia rigurosa.
Los estándares de conformidad pueden variar de una organización a otra. “Si desea tener una mejor idea del entorno regulatorio, comprenda quién regula y gobierna su organización. A partir de ahí, podrá entender qué significa realmente la conformidad”, explica Jen Bula, Ejecutiva de Cuentas Regionales de Access.
Muchos organismos gubernamentales tienen requisitos estrictos sobre lo que sucede si una organización no protege la información bajo su control. Según una investigación del Instituto Ponemon, el costo promedio de una violación de datos en Brasil es de R$ 6,20 millones.
“Es muy importante comprender todos los peores escenarios que pueden ocurrirle a la organización y luego evitarlos”, aconseja Jen. Mover registros importantesa un lugar externo puede ayudar a simplificar la conformidad con los reguladores, así como a mitigar el riesgo de violación.
Encontrar archivos críticos para el negocio no es tan fácil como uno podría imaginar. Según un estudio realizado por Wakefield Research y Elastic, el 81% de los profesionales no pueden encontrar documentos importantes cuando se les solicita. A veces significa que el documento no está en la caja donde debería estar, o que la caja de archivo está en otro lugar, o incluso que ha sido destruida accidentalmente.
Almacenar registros en papel con un proveedor externo como Access, puede reducir drásticamente el tiempo que sus empleados pasan buscando un archivo específico, ya que no tienen que revisar cajas para encontrarlo, ahorrando tiempo y energía. Al asociarse con un proveedor, puede garantizar que sus empleados tengan acceso rápido a la información que necesitan, estén donde estén.
Una oficina sin papel puede no ser una realidad, pero las organizaciones pueden avanzar hacia un futuro más sostenible. Esto comienza con el control de los registros en papel y la reducción de la cantidad de información creada en el futuro.
Access tiene instalaciones distribuidas en Brasil, Canadá, Chile, Costa Rica, Estados Unidos, Panamá, Puerto Rico, Trinidad y Tobago, asociaciones en Oceanía y Europa para ofrecer a su empresa una solución segura de almacenamiento en su totalidad. Estas áreas están especialmente diseñadas y cumplen con todos los requisitos de seguridad para la custodia física de registros en papel, en condiciones adecuadas para su preservación.
Cada caja de documentos recibe un código de barras y pasa por un lector que informa al sistema la ubicación de la caja en la que se almacenó el documento. En caso de necesidad de recuperación, el cliente puede realizar la solicitud directamente en el Portal All Store, que también permite el seguimiento desde la recepción del documento hasta su almacenamiento efectivo. Contacte con nosotros y conozca nuestro servicio de almacenamiento de documentos e información.
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