El modelo de trabajo remoto, también conocido como home office, no es un concepto nuevo. Pero la verdad es que nadie esperaba que su adopción fuera casi obligatoria de la noche a la mañana. Y, según un estudio de la FGV (Fundación Getulio Vargas), el trabajo remoto debería crecer un 30% incluso después del período de distanciamiento social impuesto por la pandemia.
Una investigación realizada por Robert Half, empresa de reclutamiento y selección, con alrededor de 300 líderes de grandes compañías en Costa Rica y la región, reveló que el 62% de los gestores de Recursos Humanos aprueban el modelo de trabajo remoto o “Work-From-Anywhere”. Además, el 74% considera que un modelo híbrido, con colaboradores trabajando desde casa y otros en la oficina, es el esquema ideal.
Con esto, tenemos un gran desafío: ¿cómo implementar una estrategia eficiente de gestión de registros, independientemente de dónde estén almacenados, que permita un acceso rápido y controlado a los empleados que trabajan desde casa?
La respuesta está en la tercerización – total o parcial – de las tareas de gestión de registros. Principalmente cuando se trata de archivos físicos, los empleados en casa dejan de tener acceso a estos registros y es necesario resolver el problema de accesibilidad.
Según Kurt Thies, VP y Product Evangelist de Access, “tener registros físicos almacenados en las instalaciones de un proveedor externo es una práctica bastante común. La novedad es que ahora ese proveedor está almacenando y gestionando registros activos, y no solo los inactivos”.
Los servicios de gestión de registros ofrecen:
Consulta una lista de las principales actividades que deben considerarse en este período de transición. No te preocupes, todas estas etapas se realizan con el apoyo del proveedor:
1 – Asegúrate de que el cronograma de retención de registros esté actualizado e incluya los plazos de retención y las normas de privacidad
2 – Implementa un proceso de eliminación de registros ROT (Redundant, Obsolete, Transitory – redundantes, obsoletos y transitorios) para eliminar el almacenamiento de documentos que no sean registros oficiales
3 – Registra al menos el título del archivo y el intervalo de fechas y, si es posible, el identificador de la serie de registros y el período de retención asociado de los registros almacenados y en la caja.
4 – Asigna códigos de barras a las cajas y números a los archivos que se transferirán a otros centros de almacenamiento
5 – Evalúa qué archivos deben ser escaneados de acuerdo con sus plazos de almacenamiento y acceso
6 – Asegúrate de que esos archivos sean retirados por el socio externo
7 – Garantiza el rastreo de los registros
8 – Proporciona acceso a los documentos para los empleados
9 – Opta por colocar las imágenes digitalizadas en un repositorio común, como un área de almacenamiento en la nube
¿Y en caso de que la empresa decida mantener los registros físicos en la propia oficina? Los servicios de gestión de documentos también pueden ayudar. En ese caso, un empleado especializado del proveedor puede gestionar los archivos físicos y recopilar documentos para digitalizarlos a medida que se reciben.
Este modelo permite una supervisión mínima, ya que recursos especializados gestionarán los registros de la empresa. No existen costos de capacitación, ya que el propio proveedor asignará al profesional responsable de la gestión documental. Asimismo, la supervisión puede realizarse a través de un modelo compartido, donde el proveedor implementa las mejores prácticas, garantizando que los registros estén completos y cumplan con los requisitos, mientras que el contratante brinda las orientaciones relacionadas con los documentos.
El alcance de la implementación del programa de gestión de registros puede llegar aún más lejos si el equipo del proveedor está liderado por un Gerente de Registros Certificado. En ese caso, es posible revisar los procesos y hacer recomendaciones a la dirección de la empresa sobre las mejores prácticas para manejar registros en todos los procesos operativos.
Este gerente también puede liderar discusiones con el equipo de TI sobre las mejores prácticas para registros electrónicos, evaluando la oferta de software que respalde el almacenamiento en servicios seguros en la nube. Las posibilidades aquí son infinitas y debes hablar con tu proveedor sobre el tipo de soporte que se ofrece.
Ponte en contacto con los especialistas de Access y encontremos juntos las mejores soluciones para el intercambio seguro de información y la gestión de registros.
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