Bóvedas de Medios Externas
¿Su empresa se ocupa internamente de todos los respaldos de cinta magnética, radiografías médicas, fotografías y películas históricas o secretos empresariales de la compañía? Si es así, es hora de tomar una medida eficiente y preventiva para garantizar que los archivos comerciales críticos se protejan y almacenen adecuadamente para mantener su integridad y valor.
Desde empresas pequeñas hasta corporaciones grandes, nuestros profesionales de administración de recursos pueden ayudar. No solo son expertos en conservación de medios, sino que también comprenden en detalle las normas de gobierno de todos los sectores, que incluyen HIPAA, FACTA, FERPA, SOX, GLBA y BSA/AML.
Bóvedas de Medios Diseñadas con Sus Necesidades en Mente
Para los materiales y registros más delicados e irremplazables, Access proporciona instalaciones climatizadas con protección contra incendios y el clima que conservarán los documentos vitales durante años, ya sean 1 o 100 años.
Nuestras instalaciones de avanzada están diseñadas para regular y mantener una temperatura de 21°C, con una variación de +/- 2 grados; y la humedad de cada bóveda de medios se monitorea para mantenerla al 50 %, con una fluctuación permitida de +/- 5 %. En caso de ser necesario, también podemos ajustar parámetros del cliente para sus registros o materiales.
Los controles de climatización son fundamentales para mantener materiales delicados, como películas, cintas, radiografías y fotografías, en óptimas condiciones. Todas las bóvedas están sujetas a monitoreo para garantizar que permanezcan entre los límites establecidos las 24 horas, los 7 días de la semana, y que sus documentos siempre se conserven adecuadamente.
Cada bóveda está diseñada para superar los estándares de la industria en cuanto a la protección contra incendios y garantizar la seguridad de su información más importante en todo momento. Empleamos métodos activos y pasivos de protección contra incendios, construimos cada bóveda con materiales resistentes al fuego e instalamos sistemas de extinción de incendios en seco que respetan el medioambiente para brindar una protección optimizada, incluso en situaciones de emergencia.
Solo nuestros profesionales de administración de registros y usted tienen acceso a los archivos.
Si bien almacenar los registros internamente puede parecer una opción más conveniente, puede crear la posibilidad de pérdida o archivado incorrecto de registros, acceso no autorizado por parte de empleados e incluso potenciales filtraciones. Además, usted es responsable de almacenar, administrar y asegurar los registros por su cuenta.
Si opta por almacenar los registros de película, cinta y demás medios con Access, su seguridad está garantizada. Cada una de nuestras ubicaciones está equipada con seguridad física, video vigilancia monitoreada atentamente y seguridad biométrica dactilar para garantizar que nadie pueda acceder a los documentos sin su permiso. Y nosotros estaremos aquí para ayudarlo con lo que necesite.
Nuestro compromiso para garantizar que sus registros permanezcan protegidos va más allá de nuestras medidas de seguridad mejoradas. También mantenemos un estricto cumplimiento con los estándares PRISM Privacy+ y contamos con la certificación NAID AAA. Los objetivos del programa PRISM Privacy+ de auto certificación son garantizar la privacidad de la información de modo coherente con los estándares del sector y protegerlo contra el acceso o uso no autorizados que puedan resultar en daños a cualquier consumidor. Como una organización con certificación NAID AAA, cumplimos con los estándares establecidos del programa sobre la destrucción segura de registros en copia física, medios electrónicos y discos rígidos de computadoras.
Muchas organizaciones confían en LTO, DLT-S y otras cintas magnéticas para realizar respaldos frecuentes de su infraestructura de TI esencial. Desde las necesidades específicas de las instalaciones médicas, hospitales y laboratorios hasta corporaciones grandes de los sectores financieros o de seguros, nuestras bóvedas de medios están equipadas para almacenar estos respaldos vitales de modo que cumplan con las normas estrictas de su sector y para asegurar que las cintas permanezcan utilizables y que usted cumpla las normativas.
Acceso y Recuperación Rápida y Eficiente de Documentos: Donde Sea, Cuando Sea
Como probablemente ya haya experimentado, colocar los registros en un almacenamiento no significa que nunca los volverá a necesitar o a ver. Con frecuencia, las organizaciones necesitan acceder a los archivos para realizar consultas o reevaluaciones.
Cuando llegan, nuestros especialistas de administración de registros utilizan escáneres de mano portátiles para asignar un código de barras a cada fotografía, radiografía, escaneo, video y cinta e indexarlos en nuestro software de administración de registros digital. Este primer paso nos permite lo siguiente:
- Buscar, rastrear y recuperar los documentos de manera precisa y eficiente.
- Proporcionarnos (y proporcionarle) rastreo punto a punto.
- Establecer un registro de cadena de custodia que nos impute la responsabilidad por el traslado y almacenamiento seguros de sus registros en todo momento.
Opciones de Recuperación Diseñadas con Usted en Mente
Tan pronto nos informa que necesita acceso a un registro, podemos recuperar y entregarle los materiales en un plazo breve.
- En cuanto a las entregas físicas, ofrecemos servicios para el mismo día, el día siguiente y prioritario/urgente, porque sabemos que, en ocasiones, no tiene tiempo para perder.
- Respecto a las entregas digitales, proporcionamos servicios de escaneo a pedido para enviarle electrónicamente los registros a usted o cualquiera con permiso. Incluso podemos monitorear cuántas veces se abrió un documento y quién lo hizo, para mayor seguridad y cumplimiento con las normativas.
- Todas nuestras bóvedas de medios también cuentan con salas de lectura seguras en las instalaciones, lo que le permite acceder a su información y actualizarla sin necesidad de trasladar o digitalizar los archivos.
La información es su activo más valioso. Es nuestra pasión.
¿Está listo para tomar el control del ciclo de vida de su información? Manejamos documentos para más de 30,000 negocios en Norteamérica. Permítanos ayudarlo a manejar el suyo.