Un sólido plan de gestión integrada de la información actúa como un mapa para guiar a su organización y mantenerse en cumplimiento, competitiva y bajo control. Después de todo, ¿alguna vez ha intentado conducir por una nueva ciudad sin un mapa o instrucciones para guiarlo a su destino? Funciona de la misma manera con el cumplimiento. Sin un plan de gestión de la información, ese viaje puede volverse frustrante, sin un final a la vista.
La gestión integrada de la información funciona como un mapa para que las organizaciones mantengan el cumplimiento y controlen sus datos. Por ello, su importancia no puede ser subestimada. Sin embargo, no todas las organizaciones tienen un plan listo, o tal vez no se ha actualizado en un tiempo.
Este plan integral describe diez pasos esenciales para ayudar a la organización a comenzar a crear o actualizar un plan de información integrada. Sirve como una guía para evaluar las prioridades de información de una empresa y convertir los planes de gobernanza y retención en realidad.
Como en cualquier proyecto, se debe comenzar en algún punto. En este caso, para construir un plan de gestión integrada de la información, es necesario comenzar delineando cuáles son sus puntos clave y los resultados deseados. A partir de ahí, el trabajo comienza de atrás hacia adelante. Para ello, es necesario entender a las personas, procesos y metas de la organización, todo lo que pueda impactar el plan de gestión de la información para determinar cómo se alcanzarán las metas y objetivos dentro del plazo y presupuesto estipulados.
La organización puede estar en la fase intensiva en papel, digital first o algo en medio de eso. Evaluar los tipos de formato y contenido asociado ayuda a establecer con qué se debe trabajar y cuáles son las lagunas que deben ser superadas, para que el plan pueda describir con precisión las prioridades y metas.
Analizar el plan de gestión integrada de la información en uso por la empresa puede revelar lo que está funcionando, y que debe ser mantenido y por qué, y lo que necesita ser reevaluado, permitiendo que se implemente un proceso de revisión para buscar soluciones más efectivas para optimizar continuamente el proceso.
A menudo, las organizaciones necesitan adoptar nuevos planes de gestión integrada de la información para resolver un problema regulatorio o facilitar el acceso a la información. Por ello, es esencial alinear el cronograma y presupuesto con estos diversos factores para garantizar el éxito. Con ello, también es posible discutir la agrupación del presupuesto con otros sectores beneficiados para generar más valor para toda la empresa.
Los resultados exitosos requieren supervisión estratégica y clara de las necesidades y prioridades concurrentes en toda la organización. En esta etapa, es necesario considerar qué habilidades y tiempo serán necesarios para el proyecto, cuáles son los recursos disponibles internamente y contar con un presupuesto asignado.
No importa cómo se almacenan las informaciones, la recuperación es el proceso más complejo. Por ello, es esencial desarrollar, mapear y aplicar una taxonomía consistente y un esquema de metadatos como prioridad para el proyecto, garantizando su éxito y la efectividad del proceso.
Como se mencionó anteriormente, cuando llegue el momento de planificar el lanzamiento del proyecto, es necesario comenzar con los resultados deseados e ir hacia atrás para planificar cómo se alcanzarán. Tomar la solución actual y ponerla dentro de una nueva solución de gestión integrada de la información rara vez funciona. Este enfoque normalmente resulta en sistemas torpes, poco adoptados por los empleados y con tiempo y presupuesto desperdiciados.
Una de las consideraciones más importantes al planificar una estrategia de gestión integrada de la información es si solo las personas adecuadas pueden acceder a los documentos que necesitan rápidamente y de manera segura. Si hay un requisito para acceso remoto a esta información, lo cual es bastante común hoy en día debido al crecimiento del trabajo remoto, la solución necesariamente involucrará alguna digitalización. Saber cuánto será necesario digitalizar y cuáles son estas informaciones, depende de varios factores y, principalmente, del objetivo con el nuevo plan.
Muchas soluciones digitales son fáciles de adoptar, pero difíciles de controlar. Los resultados pueden generar un caos desorganizado que aumenta los riesgos de cumplimiento y seguridad cibernética. Para evitar este desafío, es importante buscar una solución tecnológica que pueda ser implementada para automatizar el cumplimiento y la protección de datos.
Si la preocupación de la organización es cómo realizar todo este proceso por sí sola, eso no tiene por qué ser cierto. Trabaje con Access y le ayudamos a completar una lista de verificación de evaluación (que puede descargar a continuación) y nuestros especialistas apoyan en la construcción del plan de gestión integrada de la información, aclarando los pros y los contras de cada opción disponible para que la empresa pueda definir metas y priorizar los próximos pasos.
La gestión integrada de la información es esencial para ayudar a las organizaciones a lograr sus objetivos de cumplimiento y eficiencia operativa. Con un enfoque metódico y una planificación cuidadosa, puede asegurarse de que su estrategia de información no solo cumpla con los requisitos, sino que también apoye el crecimiento y éxito a largo plazo de su empresa.
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