Iniciar un trayectoria de digitalización y realizar la transición a operaciones sin papel o con poca utilización de documentos físicos puede presentar diversos desafíos para las organizaciones, incluidos los costos directos potenciales, el aumento de la escala y el alineamiento de la empresa en torno a iniciativas de digitalización.
Para que estos esfuerzos sean recompensados, es necesario tener firmeza en determinados factores, como la selección de la mejor tecnología, la implementación de políticas y procedimientos rigurosos en relación con el cumplimiento y la gobernanza de la información, y la capacidad de identificar soluciones escalables que se ajusten al presupuesto de la empresa.
Para facilitar el trayectoria de digitalización, conocer algunos factores críticos contribuye a garantizar que los resultados de la digitalización sean consistentes con las expectativas de las regulaciones de cumplimiento y las metas organizacionales — ¡del principio al fin!
Tener un plan en marcha antes de iniciar el trayectoria de digitalización es vital para el éxito. Describir en el plan qué documentos deben ser archivados, digitalizados o transferidos a formatos digitales ayudará a controlar costos, aumentar la escala del proyecto y garantizar que todas las partes interesadas estén alineadas con los mismos objetivos.
“A menudo [con clientes de Access] vemos varias organizaciones en las que diferentes departamentos están en el trayectoria de digitalización, pero nadie puede ponerse de acuerdo sobre quién toma decisiones sobre lo que va a suceder”, observó Greg Grospitch durante un seminario web.
Es necesario tener en mente que la digitalización no implica solo digitalizar todos los registros físicos posibles — un enfoque híbrido es de lejos el más eficaz. Archivar documentos inactivos, digitalizar registros activos y pasar a formatos digitales creará un flujo de trabajo más eficiente. Al adoptar procesos y herramientas digitales, las empresas pueden reducir costos y, al mismo tiempo, obtener información valiosa sobre sus procesos y operaciones.
Dicho esto, no pierdas mucho tiempo en la fase de planificación. Como dijo el General Patton, oficial del Ejército de los Estados Unidos que lideró las fuerzas del país en el Mediterráneo y Europa durante la Segunda Guerra Mundial, “un buen plan ejecutado con violencia ahora es mejor que un plan perfecto ejecutado en algún momento indefinido en el futuro”.
Después de tener el plan, es posible buscar un socio con los recursos adecuados para apoyar a la organización.
Encontrar un socio ideal para el trayectoria de digitalización y gestión de registros es esencial para gestionar el proceso legalmente.
Es importante observar los recursos de digitalización de un posible socio. Por ejemplo, este socio debe ser capaz de escanear y digitalizar de manera segura registros físicos en formatos digitales, incluidos PDFs, TIFFs, JPEGs, etc., en una resolución lo suficientemente alta para que no se pierda ninguna información, mientras aplica los metadatos apropiados a medida que los documentos se ingresan en un repositorio seguro.
Al explorar diferentes opciones de proveedores, es importante no juzgarlos solo por el precio. “Existen tantas variables en un proyecto de digitalización o conversión que es un proceso realmente complejo”, comenta Grospitch. “Yo te animaría a encontrar a alguien que entienda el motivo por el cual estás haciendo esto y pueda ayudar a guiarte en el camino.”
Otra cualidad a buscar en un socio es tener una experiencia holística en todo el ciclo de vida de la información. Aunque el enfoque esté en los esfuerzos de digitalización, estas prioridades pueden cambiar con el tiempo.
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Durante décadas, el estándar ha sido simplemente retener información indefinidamente. Pero entre la creciente cantidad de datos gestionados por las organizaciones y el aumento de las regulaciones en relación con la privacidad y la retención de registros, eso ya no es una opción.
Para garantizar el cumplimiento de seguridad, realiza una auditoría y un análisis de brechas, identificando qué información se almacena, dónde y bajo qué condiciones. Si hay archivos inactivos, que rara vez se acceden, en una sala de archivos, pero que deben ser retenidos, muévelos fuera del sitio para liberar ese espacio valioso y asegurarte de que no caigan en manos equivocadas.
Si tienes archivos físicos que necesitan ser accedidos con frecuencia, son los principales candidatos para el trayectoria de digitalización. Después de digitalizar tus documentos, la versión física probablemente podrá ser desechada. “Nueve de cada diez organizaciones con las que trabajamos optan por destruir las copias físicas”, explica Grospich. “Aunque esto no siempre sea una opción, por razones de regulaciones y cosas así, cuando puedas, debes hacerlo, ya que ayuda en el control de versiones.”
Por último, los archivos que no están en uso y que no necesitan ser retenidos probablemente podrán ser descartados de forma segura de acuerdo con tus políticas internas.
Si realmente quieres implementar procesos simplificados para el gestión de registros, comienza a hacer cambios hoy mismo — desde la creación de un plan hasta la asociación con el proveedor correcto — y aprovecha todo lo que las formas de trabajo digitales pueden ofrecer.
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