El almacenamiento de documentos en la nube no es algo nuevo, existe desde hace años, pero su crecimiento exponencial es más reciente. Gracias a la confianza que los proveedores de servicios en la nube han ganado, las empresas han comenzado a considerar la nube como un factor relevante para dimensionar sus negocios, aumentar la seguridad de los datos y reducir costos con una gestión más eficiente de sus documentos.
El almacenamiento de documentos en la nube ofrece muchos beneficios en comparación con las formas tradicionales de almacenamiento de documentos físicos, principalmente porque hace que el almacenamiento y el acceso a esta información sean más fáciles y rápidos. Por otro lado, requiere una conexión estable para garantizar la recuperación eficiente de los datos.
Básicamente, para acceder a cualquier servicio en línea, es obligatorio utilizar un proveedor en la nube, y esto, obviamente, trae diversas ventajas para las empresas, principalmente en relación a poder acceder a la información deseada desde cualquier lugar, a través de diversos dispositivos, y el costo-beneficio de los servicios en la nube, que son mucho más bajos que los relacionados con mantener servidores legados que requieren, además del hardware y software, la contratación de personal especializado para gestionar la información de manera eficiente.
Además, el almacenamiento de documentos en la nube ofrece una gran conveniencia para las empresas y usuarios. Como el acceso a la información se puede realizar desde cualquier dispositivo, automáticamente, cualquier cambio realizado se refleja en todos los dispositivos sincronizados, garantizando que todos los usuarios siempre tengan acceso a la versión más actualizada de los documentos.
El mayor beneficio del almacenamiento de documentos en la nube es su acceso, ya que la mayoría de los servicios de gestión de documentos ofrecen una interfaz que permite la fácil búsqueda y recuperación de información, como All Store de Access. Como se mencionó anteriormente, basta con tener una conexión estable a internet para que la información se pueda acceder rápidamente. De la misma forma, el almacenamiento de documentos en la nube cuenta con recursos para facilitar el compartimiento de archivos con otros usuarios.
Una solución en la nube almacena la información en un lugar central, permitiendo un acceso fácil y en tiempo real a los datos. Al mantener una única fuente de información, el almacenamiento de documentos en servidores remotos seguros contribuye a la consistencia de la información, reduciendo errores y permitiendo un control preciso de versiones y el rastreo de actualizaciones y ediciones, reduciendo los silos y garantizando la integridad de la información.
El antiguo temor relacionado con la seguridad en la nube ha desaparecido casi por completo. Los proveedores serios tienen la ciberseguridad como principal preocupación. Los proveedores de almacenamiento de documentos en la nube, generalmente, trabajan con servidores redundantes que garantizan que, incluso si un centro de datos tiene problemas, los datos sean gestionados por otros centros de datos, aumentando la resiliencia del sistema y haciendo que los datos sean más seguros.
De la misma manera, la criptografía de los datos es un factor esencial para garantizar la seguridad de la información, siendo utilizada por la mayoría de los proveedores. La criptografía es un proceso que enreda la información en una secuencia ilegible para quienes no tienen la clave criptográfica.
Los servidores de Access poseen certificados de seguridad que garantizan que el tráfico de datos esté totalmente cifrado. Además, la empresa cuenta con un almacenamiento de última generación que replica automáticamente la información en una unidad de contingencia y tiene sistemas de energía ininterrumpida y generadores listos para entrar en acción en caso de corte de energía.
El almacenamiento de documentos en la nube atiende eficientemente las necesidades del negocio y acompaña el crecimiento de la empresa sin necesidad de inversiones en infraestructura de TI para mejorar la eficiencia operativa y ofrecer recursos que mantengan la productividad de los equipos. Con la nube, es posible aumentar o reducir la capacidad de procesamiento de documentos, añadir y quitar usuarios rápidamente y responder a las fluctuaciones normales del negocio.
Toda empresa necesita contar con un plan de almacenamiento de respaldo en el que copias de los documentos digitalizados sean almacenadas. En caso de algún problema con el servidor o un ataque cibernético, esta información puede ser recuperada rápidamente. Los servicios de almacenamiento de documentos en la nube, por lo tanto, ofrecen la mejor solución para la recuperación ante desastres, reduciendo el riesgo de interrupción de los servicios y pérdida de información crítica para el negocio.
Un gran desafío de la gestión de documentos es cumplir con las diversas normas de cumplimiento, protección y privacidad de datos. Los proveedores de servicios de almacenamiento de documentos en la nube cuentan con profesionales especializados en cumplimiento y ofrecen un sistema listo para satisfacer dichas normativas. La infraestructura de Access cuenta con cortafuegos, cifrado, control de acceso, destrucción segura y recursos de recuperación ante desastres que garantizan a las empresas cumplir con las diferentes normativas regulatorias.
El trabajo remoto e híbrido está en auge, y las empresas necesitan ofrecer acceso rápido, fácil y seguro a la información necesaria para que sus empleados puedan realizar sus tareas normalmente, sin importar dónde se encuentren. El almacenamiento de documentos en la nube permite que los usuarios accedan, editen y compartan documentos en tiempo real y desde cualquier lugar, mejorando la colaboración entre equipos remotos y distribuidos.
De la misma manera, el uso del almacenamiento de documentos en la nube permite que empleados, proveedores, socios y clientes compartan información fácilmente. Esto hace que el flujo de trabajo sea más eficiente y productivo, garantizando la continuidad del negocio y asegurando la información contra errores humanos y posibles interrupciones.
No se puede negar que los servicios en la nube son una tendencia irreversible y permiten a las empresas acceder a las tecnologías y recursos más recientes para realizar una gestión de documentos mejorada y eficiente, al mismo tiempo que reducen costos y mejoran la productividad de los empleados.
El almacenamiento de documentos en la nube se ha convertido, entonces, en la clave para el éxito de los negocios y Access ofrece a sus clientes el servicio de almacenamiento digital (almacenamiento en la web) “Hosting” que permite que todos los datos, imágenes digitalizadas y archivos electrónicos sean almacenados en el almacenamiento, con respaldo de medios en la Sala Segura y en un servidor externo.
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