Automatización de procesos de RRHH: Laserfiche ECM.

Primero definamos “Automatización de procesos”

La automatización de procesos de negocio (BPA) es el uso de tecnología para automatizar tareas repetibles del día a día. Acelera la forma en la que se realiza el trabajo al dirigir la información a la persona adecuada en el momento adecuado a través de reglas y acciones definidas por el usuario. BPA ayuda a las organizaciones a agilizar procesos como la incorporación de empleados, las cuentas por pagar, la gestión de contratos y más.

Elementos clave para identificar un proceso de automatización:

• El proceso requiere coherencia en toda la organización.
• El proceso es repetible.
• El proceso debe estar libre de errores, siempre.

No se trata solo de reemplazar el papel con archivos PDF; la automatización de procesos comerciales tiene como objetivo hacer que los procesos sean más rentables, optimizados a prueba de errores y transparentes. Con procesos automatizados, las organizaciones ahorran tiempo y se aseguran que se implementen las mejores prácticas para mejorar la eficiencia operativa en general.

Automatización de Recursos Humanos

Los recursos humanos (RRHH), junto con muchos otros departamentos, dependen de procesos basados ​​en documentos para realizar su trabajo. Por ejemplo, los nuevos empleados deben leer y firmar los contratos de trabajo durante el proceso de incorporación. En una oficina en papel, este proceso requiere que alguien se asegure de que el contrato esté preparado, impreso, firmado por el empleado con precisión, recibido por RR.HH. y presentado correctamente. Aunque el contrato es una parte esencial de la incorporación de un nuevo empleado, se dedica mucho tiempo y recursos para completar este proceso en papel.

¿Qué es la automatización de recursos humanos?

Laserfiche: Solución para la administración de contenido empresarial (ECM) reduce el tiempo necesario para completar las tareas, aporta agilidad y calidad, transformando los procesos hacia la automatización. Las organizaciones utilizan Laserfiche para capturar, almacenar, proteger y acceder de forma segura a su información mediante:

• Importación de documentos a un repositorio digital, ya sean en papel o en formato digital.
• Organización de documentos en el repositorio, donde los empleados autorizados pueden buscar, consultar y editar documentos.
• Mantener los archivos en un formato estándar (como TIFF, JPG, PDF) que se pueden compartir fácilmente entre dispositivos.
• Archivar registros como archivos no editables y conservarlos de acuerdo con un programa de retención de registros compatible.
• Facilitar la localización de la información durante una auditoría o una solicitud de registros.

Laserfiche facilita estos procesos basados ​​en documentos y es una parte integral de su aplicación ECM. La automatización procesa muchas de las tareas administrativas que manualmente serían menos eficientes. Tales tareas incluyen archivar documentos, crear nuevas carpetas y transferir documentos entre empleados. Laserfiche también elimina la necesidad de tareas específicas en papel, como hacer fotocopias y recopilar firmas manuscritas.

¿Qué tareas de recursos humanos se pueden automatizar mediante Laserfiche?

Algunas funciones básicas de recursos humanos que se pueden mejorar con la automatización son las siguientes:

• Gestión de registros de empleados: Conserve los registros de los empleados de acuerdo con las regulaciones gubernamentales en el repositorio.
• Contratación de empleados: Almacene automáticamente las solicitudes enviadas a través de formularios en línea en el repositorio de ECM y asígnelas a un reclutador para que las revise.
• Incorporación de empleados: Enviar acuerdos de confidencialidad, renuncias y otros formularios a las nuevas contrataciones y, una vez completado, enviarlos a las carpetas correspondientes del repositorio.
• Beneficios: Realiza un seguimiento de cuándo los empleados son elegibles para la inscripción a los beneficios.
• Salud y seguridad: Envíe correos electrónicos de actualización a los monitores de piso cuando un empleado deja la organización o se muda a un nuevo piso.
• Formularios de impuesto: Facilite la distribución de formularios W2 y otros documentos fiscales con recordatorios por correo electrónico para los empleados.

Access como líder regional en administración de documentos, implementa Laserfiche en las organizaciones. Esta plataforma con base en la nube ofrece herramientas innovadoras para la automatización de procesos empresariales dirigido hacia múltiples sectores. La combinación de los servicios de la nube con las potentes opciones para administrar y analizar la información que ofrece Laserfiche, hace que esta sea una plataforma indispensable para la transformación digital de las organizaciones.