Beneficios de la digitalización de expedientes médicos

La digitalización de expedientes médicos es la forma más eficiente para que las empresas de salud manejen grandes cantidades de documentos en papel y registros generados diariamente para atender a los pacientes. Como resultado, el número de organizaciones que buscan servicios de escaneo profesional se ha triplicado rápidamente en los últimos años. 

Los servicios de digitalización de expedientes médicos ofrecidos por profesionales capacitados y experimentados permiten una digitalización adecuada del contenido, cumpliendo con normas de privacidad y conformidad, además de mejorar la eficiencia operativa y prácticamente eliminar procesos basados en papel. 

Si bien muchas empresas ya han iniciado un viaje de transformación digital y están migrando hacia una oficina libre de papel, el sector de la salud aún está dando sus primeros pasos en la digitalización de expedientes médicos y otra información de pacientes, empleados, proveedores y socios. 

Sin embargo, este camino no es sencillo ni fácil, ya que el sector de la salud es uno de los más regulados en cuanto al uso de datos de pacientes y la privacidad de la información personal. Contratar servicios de digitalización de expedientes médicos es la forma más eficaz de comenzar o mejorar la estrategia de digitalización y gestión de documentos para optimizar procesos, reducir costos y mejorar la atención al paciente. 

Riesgos de mantener procesos basados en papel

Gestionar documentos en papel es ineficiente y está totalmente sujeto a errores que implican riesgos para la organización y afectan negativamente la calidad de la atención al paciente. 

Aumento de costos

Como ocurre con cualquier empresa, las organizaciones de salud deben mantener los datos de los pacientes seguros y permitir acceso solo a personal autorizado. Cuando este manejo se realiza manualmente y se basa en documentos en papel, los procesos ineficientes pueden aumentar los costos y el tiempo que el personal dedica a organizar y encontrar registros cuando sea necesario. 

Además, muchos registros médicos deben almacenarse durante períodos prolongados, lo que hace que el almacenamiento físico sea extremadamente costoso. La digitalización de expedientes médicos resuelve este problema al liberar espacio y reducir los costos involucrados. 

Problemas de conformidad

Las organizaciones de salud en Panamá manejan diariamente datos confidenciales de pacientes y, si esta información no se maneja correctamente, puede poner en riesgo a los profesionales de la salud y a las empresas en cuanto a la conformidad. Esto se debe principalmente a la gestión de documentos en papel, que puede perderse, dañarse o etiquetarse incorrectamente con facilidad.
En Panamá, la ley XYZ/2022 ha establecido normativas para la digitalización, uso y almacenamiento electrónico de expedientes médicos, equiparando la validez de los datos digitales al original si están firmados con certificado digital. Esta legislación también fija un período de retención de 15 años para los expedientes médicos, tanto en formato electrónico como en papel. Además, las disposiciones de protección de datos buscan prevenir violaciones graves a la privacidad de la información de los pacientes, imponiendo sanciones significativas en caso de incumplimiento.
Por lo tanto, adoptar un sistema de gestión de documentos ayuda a evitar riesgos de conformidad y mejora la seguridad y privacidad de los documentos mediante un control de acceso eficiente.

Error humano

Los errores pueden ocurrir en cualquier momento y en todos los entornos laborales, pero en el caso de la información médica, extravíos, almacenamiento incorrecto o errores en el llenado de formularios pueden exponer datos personales y causar pérdida de documentos.  

Además, los registros en papel tienen más probabilidades de ser robados o dañados. La digitalización de expedientes médicos reduce los posibles errores y hace que los documentos sean más claros y organizados. 

Beneficios de la digitalización de expedientes médicos

La migración hacia una estrategia de oficina sin papel permite a los profesionales de la salud ofrecer una atención al paciente de mejor calidad, optimizar procesos administrativos y aumentar la productividad, entre otros beneficios. 

Mejora la seguridad de los datos

Las violaciones de datos de salud han aumentado en los últimos años. A diferencia de los números de tarjetas de crédito o cuentas bancarias, que pierden su utilidad una vez que se detecta una violación, los registros médicos permiten que los ciberdelincuentes cometan múltiples fraudes. Por lo tanto, es vital proteger esta información, y la digitalización de expedientes médicos permite almacenar documentos de manera segura en la nube y controlar el acceso únicamente a usuarios autorizados. 

Maximice la satisfacción del paciente

La digitalización de expedientes médicos permite centralizar la información y recuperarla rápidamente cuando sea necesario. Esto agiliza la atención y mejora la satisfacción del paciente. El uso de un sistema de gestión de documentos fortalece la relación entre médicos y pacientes y permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos. 

Liberación de espacio

Los documentos en papel ocupan mucho espacio, por lo que la digitalización de expedientes médicos puede liberar espacio físico para que la organización lo utilice en otras actividades. 

Optimice la colaboración

La digitalización simplifica y optimiza los procesos, haciendo que los registros sean accesibles para todos en cualquier momento. El almacenamiento centralizado permite que médicos, enfermeras, personal de atención y profesionales de otros sectores accedan fácilmente a los registros, mejorando la colaboración entre equipos. 

Recuperación fácil

Los registros en papel son más propensos a extravíos y daños. La digitalización de expedientes médicos reduce el riesgo de pérdida y facilita su recuperación a través de un portal que centraliza la información. 

Reducción del uso de papel

La sostenibilidad no es solo una moda; cada vez más empresas implementan prácticas sostenibles que, además de contribuir a la preservación del medio ambiente, reducen costos. Eliminar el uso de papel permite que el personal se dedique a tareas más importantes y agregue valor al negocio. 

Cumplimiento de normas de conformidad

La digitalización de expedientes médicos ayuda a la organización a cumplir más fácilmente con los requisitos de conformidad y privacidad. Implementar una solución de gestión de documentos permite organizar, indexar y producir informes que satisfagan las necesidades de una posible auditoría. 

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