La gestión de la información de los pacientes es la base de prácticas de salud exitosas. Desde los registros médicos y los informes de diagnóstico hasta los detalles personales y los planes de tratamiento, gestionar correctamente la información de los pacientes es fundamental para brindar una atención óptima y proteger la privacidad de las personas.
Las organizaciones de salud tienen la difícil tarea de manejar una gran cantidad de información de pacientes y la gestión de estos registros no es algo sencillo, ya que implica recopilar datos precisos de los pacientes, almacenar la información de forma segura, proporcionar acceso solo a usuarios autorizados, cumplir con los cronogramas de retención obligatorios y emplear métodos de eliminación segura de los documentos.
Por ello, utilizar prácticas adecuadas para la gestión de la información de los pacientes es fundamental para garantizar la eficiencia de los procesos, proteger la privacidad del paciente, cumplir con normas de conformidad y mejorar la experiencia del paciente.
La gestión de información de los pacientes juega un papel esencial para crear una visión completa del historial del paciente. Esto incluye información sobre sus enfermedades, tratamientos, datos personales, entre otros, que ayudan a los profesionales a brindar la mejor atención posible.
Además, adoptar una estrategia de gestión adecuada contribuye a aumentar la eficiencia operativa, permite el seguimiento preciso de la información, facilita la investigación médica y asegura que la organización cumpla con leyes y regulaciones de privacidad de datos.
Algunos principios sustentan una gestión exitosa de la información de los pacientes. Cada uno de ellos, cuando se implementa de manera consistente, puede mejorar la calidad de la atención, simplificar procesos administrativos y empoderar a los proveedores de servicios de salud con conocimientos prácticos.
Estas prácticas ayudan a desentrañar la complejidad de la gestión de información de pacientes y contribuyen a crear estrategias que optimizan la forma en que las organizaciones de salud recopilan, almacenan, analizan y comparten datos de pacientes.
Para gestionar con éxito los registros médicos, una organización debe establecer políticas y procedimientos sólidos que prioricen la seguridad y la privacidad de la información. Estas políticas y procedimientos deben revisarse siempre que los cambios organizacionales o ambientales afecten la seguridad de la información de salud del paciente.
Los sistemas exitosos de gestión de información de pacientes involucran a toda la organización. Los ejecutivos de nivel senior deben obtener información de todos los departamentos que generan o manejan registros, garantizando que todos los aspectos operativos estén cubiertos en la elaboración de los procedimientos.
Este enfoque colaborativo ayuda a establecer una estructura coherente y promueve la alineación organizacional en el mantenimiento de la seguridad e integridad de la información de los pacientes.
El error humano contribuye a las violaciones de datos, por lo que las organizaciones de salud deben priorizar programas de capacitación completos para sus empleados. Aunque los ciberdelincuentes representan una amenaza, la mayoría de las violaciones de datos son causadas por empleados. Un estudio reciente encontró que empleados negligentes o descuidados estuvieron en el origen del 56% de los incidentes de seguridad.
Por ello, las empresas deben capacitar a los empleados que interactúan con registros de salud en cualquier etapa del ciclo de vida de los datos. Estos programas de capacitación deben cubrir diversos aspectos de la gestión de información de los pacientes, incluyendo manipulación de datos, controles de acceso, confidencialidad, regulaciones de privacidad y protocolos de respuesta a incidentes.
Al proporcionar a los empleados los conocimientos y competencias necesarios, las organizaciones pueden fomentar una cultura de cumplimiento y minimizar el riesgo de violaciones de datos causadas por errores humanos.
Para monitorear de manera eficiente los registros de pacientes, desde su creación hasta su destrucción, las organizaciones de salud necesitan un sistema integral de taxonomía e indexación que cubra todos los tipos de registros en sus operaciones.
Al etiquetar e indexar los registros con precisión, se pueden simplificar los procesos de gestión de información, reducir el tiempo de búsqueda y mejorar la eficiencia operativa, al mismo tiempo que se garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios relacionados con la retención y eliminación de registros.
Mantener el cumplimiento con leyes y normas en constante cambio es una tarea compleja y hay poco margen para errores humanos en el área médica. Al automatizar procesos, un sistema centralizado de gestión de información de pacientes puede mejorar la precisión, garantizar la consistencia y proteger los datos de los pacientes. Además, los sistemas automatizados pueden imponer procedimientos estandarizados y proporcionar verificaciones y balances integrados, mejorando aún más la precisión.
Desde la creación hasta la destrucción, los registros de pacientes deben mantenerse seguros. Los registros electrónicos deben contar con medidas de seguridad robustas, incluyendo cifrado, controles de acceso y auditorías detalladas para rastrear y monitorear accesos y modificaciones. Los registros en papel deben protegerse físicamente en salas cerradas con acceso restringido para evitar manipulación o retiro no autorizado.
Para registros almacenados fuera del sitio, las organizaciones deben elegir instalaciones certificadas y climatizadas que cumplan con estrictos estándares de seguridad para salvaguardar la confidencialidad e integridad de la información. Al final de su ciclo de vida, tanto los registros en papel como los electrónicos deben destruirse de manera segura para evitar accesos o recuperaciones no autorizadas.
Además de las auditorías reglamentarias obligatorias, las organizaciones de salud deben implementar una estrategia de auto auditoría para garantizar el cumplimiento continuo e identificar posibles vulnerabilidades en sus sistemas de gestión de información de pacientes. Estas auto auditorías deben incluir el monitoreo del desempeño y del cumplimiento, así como evaluaciones periódicas de la adherencia de la organización a las políticas y procedimientos establecidos, implementando una gestión eficaz de la información del paciente.
Al adoptar estas prácticas, las organizaciones de salud pueden desbloquear una infinidad de beneficios. En última instancia, una gestión exitosa de la información de los pacientes conduce a mejores resultados en la atención, reducción de costos y un sistema de salud mejor equipado para atender las crecientes necesidades de las personas y comunidades. Contáctenos y conozca nuestras soluciones para el sector salud.
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