El virus COVID-19 nos tiene a muchos confinados en casa y socialmente aislados. Pero la vida continúa, y también los negocios. Y cuanto más negocios sigan adelante, mejor estaremos todos. La simple realidad es que una economía moderna simplemente no puede cerrarse por completo durante varios meses. Tal como están las medidas de aislamiento y los cierres en curso ahora tendrán efectos económicos duraderos para todos nosotros. Entonces, ¿cómo mantenemos los motores de negocios y comercio funcionando hasta cierto punto mientras trabajamos desde casa?
Transición a un trabajo desde el hogar
La respuesta: información.
Todas las empresas, independientemente de su industria o actividades, dependen en gran medida de la información y su accesibilidad. Ya sea que su producto sea camiones o pólizas de alimentos o seguros, la información es vital para administrar las relaciones, entregar el producto o servicio y hacer que todos, el negocio, sus empleados, sus proveedores, paguen, para que puedan continuar en el negocio ellos mismos.
La parte de información de una empresa puede, en muchos casos, ejecutarse con éxito desde ubicaciones remotas como los hogares de las personas. La buena tecnología de la información, adecuadamente disponible y segura, permitirá al personal trabajar de manera tan efectiva desde su hogar como desde una oficina. No hace falta decir que eso es de suma importancia en este momento. No solo te mantienes ocupado y empleado mientras estás aislado en casa, también estás contribuyendo a la economía. Usted está ayudando a mantener a otros empleados, así como a hacer su parte para asegurarse de que los bienes y servicios esenciales, y el dinero para comprarlos, sigan estando disponibles para todos nosotros.
Muchos de nosotros, hemos trabajado desde casa durante mucho tiempo y nuestros procesos comerciales y de tecnología de la información ya están optimizados para la crisis actual. ¿Qué debe tener en cuenta a medida que avanza para transformar sus procesos comerciales?
Disponibilidad de información
Para trabajar desde casa, usted necesita su información en casa. Y una de las cosas que descubre rápidamente cuando se es nuevo es que la información que necesitas está inevitablemente en otro lugar. Si estás en casa, los registros están en el trabajo; si viaja, los registros están en su escritorio, no en su computadora portátil. Si trabaja en sistemas que permiten el acceso remoto, asegúrese de tener los permisos correctos para cualquier dispositivo que esté utilizando de forma remota. Afortunadamente, las aplicaciones más modernas permiten el acceso habilitado para la web.
Luego está la sincronización de dispositivos: asegurarse de que los mismos datos que están en su estación de trabajo estén en su computadora portátil y en la de todos los demás.
Entornos de papel
Si está trabajando en un entorno de papel, las cosas son un poco más complicadas. Ahora es un buen momento para considerar el escaneo bajo demanda o la transformación digital, especialmente si uno o ambos ya estaban en el radar para usted. Ambos implican convertir los registros de papel en imágenes, que luego se cargan en un sistema de información y están disponibles bajo demanda en cualquier momento y en cualquier lugar.
La diferencia entre el escaneo bajo demanda y la transformación digital es el momento del escaneo. Scan-on-demand es exactamente lo que parece: no lo escanea hasta que lo necesita, pero luego lo escanea de inmediato. La transformación digital está escaneando un conjunto de registros al por mayor, antes de la necesidad, por lo que está listo y esperando si es necesario.
Hay diferencias de costos entre los dos enfoques. El escaneo a pedido distribuye el costo sobre lo que podría ser mucho tiempo, ya que no se escanea nada hasta que realmente se necesita, que podría ser la próxima semana, el próximo año, o nunca. El número total de páginas escaneadas probablemente será menor y el costo seguramente se extenderá durante un período de tiempo más largo. Pero un proyecto de transformación digital probablemente será más barato por página, ya que se ejecuta como un solo trabajo.
Seguridad de datos
Todos esos nuevos trabajadores a domicilio y todos esos datos electrónicos nuevos significan muchos problemas de seguridad de datos. Recuerde, los piratas informáticos también trabajan desde casa y probablemente trabajarán horas extras durante los próximos meses. Recuerde también que la pandemia no es un pase libre cuando se trata de cumplir con leyes de privacidad de datos. De hecho, es todo lo contrario, las autoridades han emitido pautas oficiales de privacidad específicas para la pandemia COVID-19 con respecto a los registros de salud de los empleados, los registros médicos de los pacientes y otras situaciones.
Comunicaciones
Muchos de nosotros estamos familiarizados con las llamadas en conferencia, tanto de video como de audio, pero si está acostumbrado a las reuniones en persona, puede necesitar guía para pasar a la virtual. Hay algunas cosas para recordar aquí:
La mayoría de las personas tienen otras tareas además de las reuniones. Cuando no están todos en la misma oficina, puede ser tentador programar muchas reuniones para mantenerse al día con todos. Pero si no tienes cuidado, terminarás con reuniones de pared a pared durante todo el día, lo que hará que sea difícil hacer algo más.
Invitar a tres docenas de personas a una reunión parece eficiente, pero a menos que la mayoría de ellos estén allí para escuchar, probablemente no sea una gran idea. Siendo realistas, tener más de cuatro o cinco personas en una reunión significa que algunas no contribuirán activamente.
Si la situación actual del COVID-19 persiste durante meses, como parece, su capacidad de transición a un proceso e infraestructura remotos eficientes y efectivos se volverá crítica para usted, su empleador y la sociedad en general.
