Lamentablemente, toda empresa está sujeta a enfrentar un desastre, sea natural, como inundaciones y desmoronamientos provocados por lluvias, por ejemplo, y también aquellos causados por empleados o contratistas, tales como incendios, sabotaje y otros accidentes. Y ya que evitar una catástrofe no siempre es posible, es necesario garantizar la continuidad del negocio con la implantación de un plan de recuperación de desastres.
Sin embargo, en primer lugar, ¿qué es un plan de recuperación de desastres? Su implantación busca no solo prevenir riesgos, sino, también, remediar las consecuencias de accidentes e incidentes de proporciones pequeñas, medianas y grandes. El plan contiene escenarios y procedimientos necesarios para que la empresa retome sus actividades operativas lo más rápido posible, con el menor perjuicio posible, de forma tal que la productividad y los resultados no se vean afectados de forma permanente.
Además de impactar en la continuidad del negocio, la pérdida definitiva de documentos implicará en diversas multas y situaciones de no conformidad con empleados, asociados y, principalmente, con órganos gubernamentales.
Para evitar estos problemas, el primer paso es designar un comité de planificación para supervisar el desarrollo e implementación del plan de recuperación de desastres, con representantes de todas las áreas de la empresa, evaluando las necesidades críticas tales como:
- Operaciones funcionales
- Personal clave
- Información
- Los sistemas de procesamiento
- Los servicios
- Documentación
- Registros vitales
- Políticas y procedimientos
El procesamiento y las operaciones deben ser analizados para determinar el tiempo máximo en que cada departamento y la empresa pueden operar sin un determinado sistema o información crítica. Una vez que las funciones primarias sean identificadas, las operaciones y los procesos se deben clasificar por orden de prioridad: esencial, importante y no esencial.
La probabilidad de que ocurra un desastre en una organización es altamente incierta. Un plan de recuperación de desastres, por eso, es semejante al seguro de responsabilidad civil: provee un nivel de comodidad al saberse que, de ocurrir una catástrofe, no va a causar un desastre financiero.
Cómo mantener los documentos en seguridad
Cuando pensamos en documentos físicos, el plan de recuperación de desastres se debe desarrollar junto con un aliado de confianza, con experticia comprobada en la administración documental. Mantener los archivos in-site, en salas sin ningún tipo de protección especial, no garantiza mínimamente la seguridad.
Por otro lado, invertir en salas especialmente proyectadas y que sigan todos los requisitos de seguridad para la custodia física de la documentación, en condiciones adecuadas para la preservación de su integridad, es un costo innecesario para la empresa.
Una sala de ese tipo debe tener humedad y temperatura controladas; sistema para detección anticipada de humo; sistema de combate a incendios, alarma contra invasión y acceso restricto por biometría, entre otros ítems de seguridad. En fin, es un costo muy alto.
Con un aliado, los beneficios y la importancia de contar con un plan de recuperación de desastres en la administración documental son claros. Con una planificación eficaz, cuando un evento sucede, la organización está preparada para reducir los riesgos, minimizar el tiempo de inactividad, permanecer en conformidad y garantizar que los registros internos y de los clientes estén protegidos.
Access ofrece consultoría para, en conjunto con su empresa, rever procedimientos, identificar fallas en el proceso de archivado y evaluar cuál es la mejor solución para garantizar la seguridad de los documentos e implementar un plan de recuperación de desastres.
