Reconocer la importancia de mantener un programa robusto de gestión de registros e información (RIM) y su impacto en el día a día de la empresa es fundamental para mantenerlo actualizado y atender las necesidades del negocio. Esto también exige adoptar un enfoque de limpieza regular en esta estrategia y, a medida que el año avanza, puede ser oportuno revisar el estado de los registros, los métodos de almacenamiento y las necesidades de organización de la empresa.
Si todo esto parece abrumador, no se preocupe. Conozca estos cuatro aspectos críticos de un programa de gestión de registros e información: usar, proteger, organizar y eliminar, y sepa cómo evaluar estos cuatro factores ayudará a revitalizar el programa, mejorar la eficiencia y agilizar los procesos en toda la organización.
Al evaluar el programa de gestión de registros e información, es fundamental asegurarse de que los equipos piensen sobre esta información de forma holística en cada etapa del ciclo de vida y cuál es el papel que cada departamento de la empresa tiene en este proceso. Por ejemplo, ¿cómo está protegiendo el departamento de recursos humanos sus archivos? ¿Qué registros se crean en el departamento de marketing? ¿El departamento financiero puede encontrar fácilmente los datos necesarios para hacer previsiones precisas?
Al adoptar el enfoque adecuado y evaluar los datos en todas las fases de su ciclo de vida, es posible hacer avances significativos en la mejora de la gestión de activos y procesos de información. Este esfuerzo resultará en una organización más simplificada, eficiente y eficaz.
Al embarcarse en este viaje, centre los esfuerzos en las cuatro áreas principales:
El primer paso es hacer un inventario detallado sobre qué información existe, dónde está almacenada y cómo puede ser accedida — ya sea en papel, archivos electrónicos o ambos modelos. Una vez que toda la información esté contabilizada, compártala con los equipos y asegúrese de que todos estén actualizados sobre las mejores prácticas de gestión de documentos y políticas de retención.
Incluso si la empresa está enfrentando desafíos relacionados con la gestión de registros e información, no ignore esta etapa. Dedique el tiempo necesario para garantizar que todos estén alineados con las mejores prácticas de gestión de registros y que se sigan procesos consistentes en toda la organización para evitar problemas futuros.
El siguiente paso exige asegurarse de que la información de la empresa esté segura. La protección y seguridad de datos es una parte crítica de la gestión de registros e información y está entre las principales cuestiones que impactan en la reputación de la organización. Por lo tanto, evalúe si el programa RIM de la empresa sigue procedimientos y protocolos seguros e identifique puntos débiles que puedan llevar a una violación de datos. Si encuentra algún archivo mal protegido, ese es un signo de que la gestión de registros e información no está funcionando correctamente.
Para superar este problema, trabaje con el departamento de TI para actualizar regularmente todos los softwares y aplicaciones en uso por la empresa para mantenerlos seguros. Si los registros están almacenados en el lugar, la protección adecuada debe incluir armarios y cajas fuertes cerradas, vigilancia las 24 horas, los 7 días de la semana, con el uso de cámaras y sistemas de alarma, además de mantener un control de acceso riguroso. Considere mover los registros a un lugar externo para mayor seguridad. En caso de desastres como inundaciones — como las que ocurrieron en el sur de Brasil — o incendios, los documentos de la empresa permanecerán protegidos contra daños potenciales.
A continuación, es necesario implementar un método de organización eficiente, de lo contrario, la recuperación de documentos puede verse perjudicada. Entienda si los registros en papel están adecuadamente almacenados y organizados con metadatos y si los archivos digitales han sido correctamente indexados.
Así como los archivos en papel bien organizados están sistemáticamente almacenados con categorías para recuperación futura, como nombre del cliente, año o número de identificación del empleado, los archivos electrónicos también deben seguir un enfoque similar. Esto implica la indexación estructurada y jerárquica de metadatos. Los metadatos categorizan y resumen los datos vitales en los archivos de la organización, mientras que la indexación captura los metadatos relevantes durante las búsquedas, eliminando la necesidad de realizar búsquedas más profundas y extensas. La organización de calidad es esencial para la gestión de registros e información, fortaleciendo el programa al abordar cuestiones a corto plazo, con productividad y eficiencia.
Por último, asegúrese de que la organización esté cumpliendo con los reglamentos de retención de registros, destruyendo o eliminando registros que han expirado y están más allá de la fecha de retención. La gestión de registros e información exige un cronograma de retención integral, que cubra registros en papel, documentos electrónicos y datos, además de cumplir con todos los requisitos regulatorios y operativos aplicables a la columna vertebral de un programa RIM exitoso.
Además, este es el mejor momento para eliminar cualquier documento en papel duplicado. Si la empresa tiene copias físicas y digitales de los mismos registros, elimine las versiones en papel de acuerdo con las directrices de retención. Aunque la mayoría de los registros son adecuados para almacenamiento electrónico, hay algunas excepciones que deben mantenerse en su formato original en papel — documentos de inventario, contratos autenticados con sellos en relieve, documentos que prueben la propiedad, con títulos, e instrumentos negociables, como cheques y pagarés firmados, por ejemplo.
Este momento también es ideal para repensar flujos de trabajo y entender si necesitan ser rediseñados. ¿Es necesario hacer la transición al almacenamiento externo? ¿O las copias impresas originales deben ser destruidas de forma segura, o devueltas al almacenamiento?
Sí, esta lista de dudas es larga. Al evaluar el programa de gestión de registros e información, surgen nuevas cuestiones constantemente. Por lo tanto, al iniciar los esfuerzos de limpieza, puede que se identifique que algunas áreas requieren una atención más profunda para resolver posibles brechas o mejorar procesos. Por otro lado, la empresa puede estar preparada para enfrentar un proyecto más extenso.
Sea cual sea el objetivo final, cuente con una Lista de Verificación para la gestión de registros e información que ayudará a la organización a evaluar el programa RIM, elaborar una estrategia de mejoras e implementar el programa de manera eficaz en cualquier escenario.
Y si el equipo no sabe por dónde comenzar con el programa RIM, hable con nuestros representantes que están listos para guiarlo sobre soluciones personalizadas de gestión de registros e información para su empresa, ayudándole a identificar objetivos de gestión y enseñándole cómo priorizar pasos críticos para alcanzar sus objetivos más fácilmente. Contáctenos y obtenga más información.
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