En una era digital, donde las conversaciones son frecuentemente dominadas por tecnologías de vanguardia, la captura de datos es la base para el éxito del uso de la inteligencia artificial, aprendizaje automático y blockchain por parte de las empresas. A pesar de ser un elemento fundamental, a menudo se olvida en medio del bullicio que causan las tecnologías innovadoras en el día a día de las operaciones.
Imagina construir un gran castillo sin una base sólida. Muy arriesgado, ¿no? De la misma manera, en el ámbito de la transformación digital y la gobernanza de la información, la captura de datos realizada de manera efectiva sirve como una piedra angular sobre la cual se construyen estrategias exitosas.
Desde mejorar la accesibilidad y la seguridad de los datos hasta permitir una toma de decisiones más inteligente, la captura de datos es vital para el éxito de los negocios. Sin embargo, las tecnologías en evolución y el elemento humano siempre presente crean desafíos únicos que deben considerarse al construir o mejorar los procesos de captura en una empresa.
En un mundo donde los datos son el nuevo petróleo, la captura de datos y la gestión eficaz de la información ya no son solo una buena práctica, son un imperativo estratégico. Sin una estrategia de captura implementada, las organizaciones corren el riesgo de quedar sepultadas bajo montañas de datos no estructurados y se vuelven incapaces de aprovechar su potencial transformador.
La captura de datos está al inicio del ciclo de vida de la información y sirve como base para todas las etapas posteriores. Por eso, procesos y procedimientos sólidos de captura de datos son esenciales para alcanzar:
La captura eficaz de información agiliza los procesos, reduciendo la necesidad de entrada manual de datos y minimizando errores. Esto conduce a tiempos de procesamiento más rápidos y una mayor productividad.
La captura de datos, cuando se realiza adecuadamente, garantiza que toda la información necesaria sea registrada y almacenada de acuerdo con los estándares legales y del sector, evitando posibles penalizaciones y problemas legales.
La recuperación y acceso a los datos se facilita con una captura sistemática de información. Esto es vital para responder dudas, realizar auditorías y para las operaciones diarias.
Con una captura de datos precisa y oportuna, las empresas pueden tomar decisiones más informadas. El acceso a información confiable contribuye al análisis de tendencias, realización de pronósticos y planificación estratégica.
La captura adecuada de información debe incluir medidas para proteger datos confidenciales contra accesos no autorizados y violaciones. Esto es crucial para garantizar la confidencialidad y proteger la información de la organización.
A medida que las organizaciones crecen, el volumen de datos también aumenta. Procesos de captura de datos eficientes garantizan que la empresa pueda manejar este crecimiento sin comprometer la precisión o la eficacia del análisis de datos.
En el webinar “Elevando la gestión de la información con una captura eficaz”, un panel de profesionales experimentados en gestión y registros de información debatió los desafíos enfrentados para la captura de datos. A continuación, enumeramos algunos de los principales desafíos discutidos por Laurie Carpenter, Directora de Redgrave LLP, Schana Penzone, Gerente Senior de registros y información de Cisco Systems y Cadis Stuart-Hodges, Gerente Global de registros de West Rock.
El control de versiones presenta desafíos significativos en la gestión de múltiples copias de documentos almacenados en diferentes ubicaciones. Establecer un sistema único de registro y designar un propietario oficial de registro son pasos fundamentales, pero lograr la adhesión de los usuarios puede ser más difícil, ya que las personas están acostumbradas a mantener sus propias copias.
Además, es esencial definir una filosofía clara de control de versiones. Por ejemplo, en plataformas como Microsoft Online, pequeños cambios pueden crear numerosas versiones innecesarias, complicando la gestión de documentos. Por lo tanto, es fundamental decidir si se deben reemplazar las versiones existentes o crear nuevas y capacitar a los usuarios sobre el enfoque adoptado.
Para superar los desafíos del control de versiones, se recomienda involucrar a las partes interesadas y realizar sesiones de pizarra para desarrollar convenciones y estructuras de nomenclatura de archivos efectivas que todos puedan respaldar.
La pandemia de COVID-19 forzó a las empresas a adoptar nuevas formas de trabajo, pero también alimentó la creación de silos, ya que los usuarios prefieren diferentes herramientas y sistemas de almacenamiento. Para mitigar esto, es crucial establecer procesos y directrices claras para la captura de información, control de versiones y gestión de documentos, además de obtener la adhesión de los empleados.
Schanna Penzone, Gerente Senior de registros e información de Cisco Systems, recomienda pensar en el futuro para establecer políticas relacionadas con la captura de datos. “Es realmente importante poder pensar en el futuro en términos de cómo podemos usar esta información o de lo que podemos necesitar para retenerla durante un período de tiempo y, en última instancia, descartarla”, comentó. La planificación adecuada hoy ayuda a mejorar las decisiones de mañana.
Después de ser preguntados sobre “las convenciones de nomenclatura necesarias con la IA”, los participantes del webinar reconocieron el valor de la inteligencia artificial en la gestión de documentos, particularmente en la búsqueda y recuperación. Sin embargo, enfatizaron la importancia de tener una convención de nomenclatura y una taxonomía en vigor para realizar la marcación y búsquedas efectivas. Simplificando, es necesario etiquetar la información para que la IA pueda encontrarla.
Nota: Los riesgos de conformidad y gobernanza asociados con la IA también deben considerarse, exigiendo la adopción de políticas de gobernanza de IA bien definidas.
En resumen, capturar datos y almacenarlos adecuadamente es más que solo digitalizar copias impresas. Involucra un mapeo detallado de procesos, colaboración continua, un uso sólido de la tecnología y adherirse a políticas. Estos elementos se combinan para generar los mejores resultados e impactar positivamente la jornada de información crítica de los negocios — desde el inicio hasta el archivo.
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