Los documentos digitales están convirtiéndose en predominantes en empresas de todo el mundo, y la digitalización de documentos acelera los entornos de negocio que, de otro modo, no podrían destacarse frente a la competencia sin la adopción de procesos digitales en sus flujos de trabajo.
Investigaciones muestran que más del 70% de las empresas cuentan con procesos de digitalización de documentos para optimizar procesos y mejorar la eficiencia y productividad. La digitalización, si se realiza correctamente, hace que el flujo de trabajo sea más rápido, preciso y confiable, al mismo tiempo que contribuye a garantizar la conformidad y hasta hace que el trabajo remoto sea más eficiente.
Además, la digitalización de documentos contribuye a que toda la empresa haga la transición de sus procesos manuales al mundo digital y, al buscar ayuda de un proveedor externo y confiable, como Access, los empleados no necesitan preocuparse por digitalizar los documentos, pudiendo dedicarse a otras tareas y generar oportunidades de negocio para la organización.
No importa si la empresa busca simplemente convertir sus documentos en papel a documentos digitales o crear un repositorio en la nube que facilite el acceso a la información, la digitalización de documentos hace que estos procesos sean más fáciles y permite que la información sea accesible desde cualquier lugar, a través de diversos dispositivos, lo cual es fundamental para garantizar que la fuerza laboral remota pueda realizar sus tareas de manera eficiente.
Con la información digitalizada, el análisis de datos se vuelve más efectivo, permitiendo que equipos de diferentes departamentos colaboren de manera eficiente, teniendo acceso a una base única de información que puede ser compartida y actualizada en tiempo real, generando insights extremadamente útiles para el negocio.
Además, la digitalización de documentos simplifica los flujos de trabajo, sin importar su complejidad, mejorando la experiencia del empleado. Como la información puede ser accedida rápidamente, la toma de decisiones también se beneficia, lo que le da a la empresa una ventaja competitiva importante. De la misma manera, con la mayor facilidad para encontrar información importante, el flujo de trabajo se optimiza, mejorando la productividad.
La gestión de documentos, básicamente, es un sistema que permite la creación, almacenamiento, recuperación, edición y eliminación de documentos. Como la mayoría de las empresas captura miles de documentos para funcionar, esta información necesita ser digitalizada para circular por diversos departamentos y personas con facilidad, haciendo que los procesos sean más eficientes, reduciendo costos y mejorando la satisfacción de empleados e incluso de clientes.
Los flujos de trabajo basados en papel están sujetos a errores, retrasos y, en consecuencia, costos más altos. La digitalización hace que el manejo de documentos sea más simple, lo que mejora la precisión de la información, reduciendo errores y aumentando la eficiencia y productividad de los empleados.
La digitalización de documentos, además de optimizar los flujos de trabajo, también hace que la gestión de documentos y registros sea más eficiente. La automatización de procesos permite cargar la información de cada documento automáticamente, manteniendo los registros organizados y permitiendo la generación de auditorías actualizadas, facilitando el cumplimiento de las normas de conformidad.
Como la digitalización de documentos permite simplificar procesos, se vuelven más ágiles, proporcionando al equipo información confiable, lo que lleva a una toma de decisiones más inteligente, mayor innovación y crecimiento del negocio.
No es necesario decir que los flujos de trabajo manuales son más caros, tardados e ineficientes. Al adoptar una estrategia de digitalización, las empresas logran reducir costos de impresión y almacenamiento de documentos, además de agilizar procesos y permitir que los empleados se dediquen a los negocios.
No se puede pensar en trabajo remoto sin la digitalización de documentos. Después de todo, no es posible mantener la eficiencia enviando documentos físicos a casa de los empleados en el momento que los necesiten. Solo digitalizando los documentos, optimizando el flujo de trabajo, incorporando procesos de firma electrónica y acceso fácil y seguro a la información, es posible mantener los negocios funcionando.
La digitalización de documentos es solo uno de los pasos para optimizar el flujo de trabajo, pero hay algunas prácticas que contribuyen a hacerlo más eficiente.
Crear un mapa del proceso permite visualizar y listar los recursos necesarios para entender cómo funciona el flujo de trabajo y cuáles son los procesos de documentos necesarios para optimizarlo.
Identifica métricas de rendimiento, como velocidad de procesamiento, número de errores, ROI, entre otros, que permitan comparar el rendimiento del flujo de trabajo actual y compara los resultados cuando se realicen modificaciones.
Al mapear procesos es posible identificar cuellos de botella que perjudiquen el flujo de trabajo. Busca información sobre las posibles causas e implementa soluciones para mejorar los procesos.
El mapeo de procesos permite identificar aquellos que pueden ser automatizados más fácilmente. Este modelo muestra todas las etapas del flujo de trabajo y cuáles son los caminos que los documentos necesitan seguir para ser aprobados y almacenados.
La digitalización de documentos y la automatización caminan de la mano para optimizar los flujos de trabajo. Por ejemplo, los formularios pueden ser completados y validados automáticamente, reduciendo errores de llenado y haciendo el proceso mucho más rápido. Un flujo de trabajo automatizado también permite que los documentos sean enviados automáticamente para su aprobación, reduciendo el tiempo y evitando que sean enviados al departamento incorrecto o incluso se pierdan.
Después de la digitalización de documentos, es necesario clasificarlos para que puedan ser recuperados fácilmente. Al enriquecer los datos, añadiendo contexto y metadatos a la información, pueden ser accedidos rápidamente, bastando solo unos clics.
Por lo tanto, integrar el sistema de gestión electrónica de documentos (GED) a los flujos de trabajo garantiza registros actualizados y correctos. Esta integración permite que los documentos sean capturados, almacenados e indexados automáticamente, facilitando la recuperación de los datos siempre que sea necesario.
Una vez realizadas las modificaciones en el flujo de trabajo, es importante monitorear el rendimiento de los procesos para garantizar que estén funcionando con eficiencia y realizar ajustes de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Access puede realizar el servicio de digitalización de documentos en una de sus unidades o directamente en las instalaciones de la empresa. Contáctanos y conoce nuestras soluciones de digitalización de documentos.
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