Los eventos recientes, debido a la pandemia de COVID-19, aceleraron un movimiento que ya venía creciendo, y aún más empresas comenzaron a buscar opciones para digitalizar sus documentos. Esto sacó a la luz desafíos que se enfrentaban desde hace algún tiempo y que se han vuelto aún más urgentes. Hay varias prioridades que necesitan atención especial al momento de reducir los procesos basados en papel.
Aun así, algunos factores han llevado a las empresas hacia soluciones digitales y para explorar cómo la digitalización puede reducir costos y el tiempo del equipo.
El primer factor surge de una de las mayores dificultades que enfrentan los equipos de gestión de documentos: la falta de capacidad para adaptarse a las necesidades de la empresa. Frecuentemente, estos equipos deben “hacer más con menos”, lo que hace importante entender cómo este equipo invierte su tiempo. Si un profesional dedica, en promedio, nueve horas semanales a buscar información, imagine poder usar ese tiempo para enfocarse en el negocio. Un entorno organizado y estructurado permite que la búsqueda sea más eficiente, ahorrando tiempo a los empleados.
Normalmente, en grandes empresas, los documentos no se almacenan en un solo lugar. Pueden estar en diferentes pisos o incluso en distintas ciudades. ¿Cómo manejar estos silos? La digitalización resuelve este problema, centralizando la información y permitiendo que los empleados autorizados tengan acceso a ella cuando lo necesiten.
Las empresas necesitan una forma fácil y segura de compartir documentos entre empleados, organismos gubernamentales, auditores e incluso con otras empresas, y esto debe hacerse de manera segura. En realidad, estos registros nunca deben salir de la posesión de la empresa, que debe mantener una auditoría completa sobre quién vio, modificó y cuándo se hizo. Y la empresa debe tener capacidad técnica para restringir el acceso siempre que sea necesario, para evitar que se hagan copias o se envíen documentos.
Una empresa puede usar varios sistemas especializados. ERP, CRM, entre otros, que sirven para diferentes propósitos, generan registros y tienden a actuar como silos de información. Integrar todos estos sistemas para que presenten una visión única y completa de la información no es tarea sencilla. Un mismo documento o información puede existir en más de un sistema, pero con diferentes versiones.
La solución es tener reglas de gobernanza de la información aplicables en todos los lugares donde estos documentos estén presentes, sin que sea necesario reemplazar sistemas o copiar físicamente esos datos.
¿Cuál es el grado de confianza de que toda la información en poder de la empresa está completa y es correcta? Desafortunadamente, sin una gestión eficiente de documentos, no es posible saber si los registros están completos o si falta algún documento. Manteniendo un flujo de trabajo y monitoreo, un sistema de gestión debe analizar todos los registros, verificando su integridad y buscando documentos vencidos, incompletos o que necesiten actualización.
Debido a los silos de información, la falta de control en el registro de información y fallas en los métodos de compartición deestos documentos, implementar una política de retención eficiente es un desafío para muchas empresas. Para cumplir con normas y regulaciones, es necesario garantizar que los documentos se mantengan durante el tiempo requerido y que sean debidamente destruidos al final de su ciclo de vida. Como cada documento tiene un programa de retención específico, la gestión documental debe manejar y ejecutar automáticamente su eliminación de acuerdo con la política. De igual manera, es esencial que el sistema también congele documentos y evite que sean destruidos en caso de litigios, auditorías o cuestiones regulatorias.
Cada uno de estos factores está relacionado de alguna manera con el tema de la conformidad, por lo que es esencial crear un entorno adecuado para garantizar la seguridad de la información. Sin embargo, para esto es necesario contar con un sistema que permita mejorar la visibilidad de los registros y, así, garantizar su integridad. Contáctenos y descubra cómo Access puede mejorar su gestión de documentos.
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