En un escenario cada vez más digital, la gestión de documentos desempeña un papel crítico para organizaciones de todos los tamaños y sectores de actividad. A través de ella, los usuarios pueden crear, recuperar y colaborar de manera eficiente y segura, aumentando la productividad, garantizando el cumplimiento y simplificando las operaciones.
En los últimos años, la tecnología para la gestión de documentos ha evolucionado significativamente, dejando atrás los sistemas basados en papel y abrazando el mundo digital para proporcionar acceso a herramientas y soluciones innovadoras, que han hecho que la gestión sea mucho más eficiente, segura y permitiendo un acceso simplificado.
Estar al tanto de las tendencias en la gestión de documentos es esencial para que las empresas logren mayor eficiencia, productividad y apliquen las mejores prácticas para controlar su información. Aquí hay algunas de ellas:
Gran parte de esta revolución ha sido causada por la migración de sistemas a la nube, que proporciona un repositorio de documentos centralizado y accesible desde cualquier lugar, optimiza la colaboración, garantiza actualizaciones en tiempo real y permite el fácil intercambio de documentos. Además, estas soluciones contribuyen a reducir costos y simplificar el mantenimiento, ya que eliminan la necesidad de infraestructura local.
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático continuarán transformando la gestión de documentos. Los algoritmos se volverán más sofisticados, permitiendo una comprensión más efectiva del contenido de los documentos y facilitando búsquedas basadas en el contexto y análisis predictivos.
La integración de la gestión de documentos con tecnologías innovadoras, como el IoT, creará nuevas oportunidades para las empresas. Los sistemas OCR y de procesamiento de documentos también están integrando IA y ML para aumentar su precisión, la comprensión de documentos no estructurados y la automatización de la clasificación.
Aunque esta tecnología ha aparecido entre las tendencias para la gestión de documentos durante algunos años, se cree que, a partir de 2024, su adopción presentará un crecimiento significativo. El blockchain funciona como un libro mayor en el que se almacenan de manera segura diversos documentos, garantizando su inmutabilidad y autenticidad. Algunos sistemas de gestión de documentos ya cuentan con esta tecnología integrada.
En el pasado reciente, las empresas clasificaban sus documentos manualmente, en un proceso lento y propenso a errores. Actualmente, la tecnología ya permite automatizar la tarea de clasificación de documentos mediante IA y ML, haciendo el proceso más preciso y sin fallos.
Con las regulaciones de privacidad de datos volviéndose más rigurosas y comunes, la gestión de documentos necesita concentrarse en adoptar medidas robustas de privacidad y seguridad para garantizar el cumplimiento de estas normativas. El uso de la criptografía, controles de acceso más eficientes y el cumplimiento de normas como la Ley de Protección de Datos Personales de Panamá serán fundamentales para garantizar la protección de datos confidenciales de clientes, empleados y socios.
Algunas plataformas de gestión de documentos permiten que los usuarios accedan a información a través de cualquier dispositivo. Esto facilita el acceso y la búsqueda de documentos, permitiendo que la información sea fácilmente encontrada y compartida desde cualquier lugar, fortaleciendo la estrategia de colaboración de la organización.
Las plataformas de video son parte de una nueva generación de sistemas para la gestión de documentos, permitiendo a los usuarios monitorear sus documentos con mayor eficiencia. Además, estas plataformas hacen que el análisis y la aprobación de contenido sean más consolidados, ya que el proceso se basa en la visualización de los documentos. Algunas plataformas también permiten estandarizar los medios digitales, con documentos en video, imágenes y audio, y crear foros colaborativos en los que los equipos pueden enviar, revisar y compartir contenido.
Algunas tendencias aparecen año tras año, como la automatización de procesos. Sin embargo, las organizaciones están entendiendo cada vez más su importancia para acelerar procesos de negocios, pero también para hacer que la gestión de documentos sea más ágil, reduciendo errores, tiempo de procesamiento y mejorando la trazabilidad de los documentos. Con esto, el uso de RPA, que involucra la adopción de robots para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, crece rápidamente, permitiendo que los procesos de entrada, clasificación y validación de datos se vuelvan más rápidos y consistentes.
La gestión de documentos integrada a herramientas de colaboración facilita el flujo de trabajo con documentos, permitiendo la ejecución eficiente de los procesos relacionados. El trabajo remoto o híbrido está cada vez más fuerte, por lo que las empresas necesitan garantizar que sus empleados tengan acceso fácil y seguro a los documentos. Por eso, actualmente, las soluciones de gestión de documentos traen recursos continuos para garantizar una colaboración eficiente, facilitando este proceso y reduciendo el tiempo necesario para la recuperación y compartición de información vital para los negocios.
Las empresas trabajan con diferentes sistemas que necesitan interactuar entre sí. Una solución de gestión de documentos, por lo tanto, necesita garantizar una integración fácil con estos sistemas, permitiendo que la información fluya fácilmente entre ellos, sin la necesidad de intervención humana.
La solución de gestión de documentos necesita ser flexible y ofrecer la opción de adaptarse a las necesidades de los usuarios, garantizando la mejor experiencia, permitiendo que accedan a la información que desean fácilmente a través de cualquier dispositivo y con la máxima seguridad.
Aunque la tecnología permite que los datos se almacenen en un repositorio central, los silos de información aún persisten en muchas empresas. Cuando la información está restringida a un solo departamento, dificultando su compartición, esto lleva a ineficiencias que pueden perjudicar a los negocios. Garantizar la integración de los datos, implementando una solución basada en IA para agregar datos de diferentes fuentes y asegurar su coherencia, lleva a una mayor productividad y eficiencia.
El futuro de la gestión de documentos se basa en el uso masivo de sistemas automatizados e inteligentes, la integración con tecnologías innovadoras y el enfoque en la privacidad y seguridad de los datos para garantizar la colaboración entre usuarios, impulsar la eficiencia y obtener ventajas competitivas.
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