Administración de Registros de Atención de la Salud

ALMACENAMIENTO DE PELÍCULAS Y REGISTROS MÉDICOS

Las organizaciones, clínicas, consultorios y departamentos con visión de futuro en el sector de la atención de la salud deben cumplir las normas federales y estatales sobre retención de registros.

Estas normas, que definen los requisitos de programación de acceso, retención y desechado de PHI y otros registros comerciales, traen aparejados beneficios que incluyen los siguientes:

Menores costos de almacenamiento.
Exposición limitada a demandas innecesarias.
Menores riesgos asociados con la filtración de datos.
Eliminación de requisitos de espacio y costos de almacenamiento in situ.

En Access, lo ayudaremos a crear un programa de Administración de la Información de la Salud (HIM) integral que se apegue a un cronograma de retención de registros estricto para consolidar la información médica y los registros de sus pacientes. Dicho programa asegurará que solo se almacenen los registros médicos de activos físicos y digitales incluidos en los requisitos del programa, y que se trituren de forma segura aquellos que los superen.

Además, nuestras soluciones de almacenamiento de películas y registros médicos especializadas lo ayudarán a mantener el cumplimiento con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA), las reglas complejas sobre Divulgación de Información (ROI) y su política de Gobierno de la Información (IG).

Como proveedor de administración de registros con servicios completos, también ofrecemos tres métodos de entrega oportunos para los archivos físicos que desee recuperar de forma digital:

Escanearemos los registros necesarios y los pondremos a disposición a través de FileBRIDGE.com, para recuperaciones a voluntad.
Los cargaremos al sitio de DHS y le enviaremos un vínculo para que los reciba a través de su interfaz cifrada.
Escanearemos e importaremos los documentos directamente a sus sistemas (EMR).

En Access, no solo somos un proveedor de almacenamiento de documentos; también contamos con la experiencia general y la obtenida para comprender por completo el sector de la atención de la salud y sus necesidades, a diferencia de los proveedores tradicionales de almacenamiento externo de registros que no pueden (o no quieren) comprometerse con usted del mismo modo.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS RADIOLÓGICOS

Para combinar los activos físicos y digitales, facilitar las conversiones digitales y reducir los recursos de personal y almacenamiento necesarios para el cumplimiento con la normativa, contamos con el equipo para escanear y convertir las películas analógicas a formato digital que puede transmitirse a su sistema PAC (archivado y comunicación de imágenes).

Podemos proporcionar registros digitales de los siguientes tipos de documentos radiológicos:

Radiografia
Ultrasonidos
Mamogramas
Tomografía Computarizada
Tomografía por Emisión de Positrones
Imágenes de Resonacia Magnética

También podemos digitalizar otras formas de películas radiológicas, contáctenos hoy para más información.

BÓVEDAS EXTERNAS PARA CINTAS

Si buen muchas organizaciones están pasando a sistemas de respaldo en la nube, la cinta sigue siendo una opción efectiva y económica para las instalaciones médicas, los hospitales y los laboratorios con visión de futuro que necesitan respaldar su infraestructura de TI.

Podemos ayudarlo con todas sus necesidades de bóvedas externas para cintas para los siguientes tipos de medios de respaldo:

LTO
DLT-S
DAT (Cinta de Audio Digital)
AIT (Cinta Inteligente Avanzada)
QIC (Cinta de Cartucho de un Cuarto de Pulgada)

CORREOS DESECHABLES E INTERARCHIVADO

Para digitalizar e insertar documentos finales, la mayoría de los hospitales y centros médicos tuvieron que emplear al menos dos o tres personas exclusivamente para esa tarea.

Cambie el foco de esos recursos a sus ofertas de calidad y crecimiento, y permita que Access archive los papeles sueltos y actualizaciones de los documentos con confianza para garantizar que todos los resultados de laboratorio y demás documentos finales se archiven correctamente con los registros relevantes. Para ayudarlo con las necesidades de administración digital, también contamos con la capacidad de comentar los documentos finales. Independientemente de sus necesidades de administración de registros de activos físicos y digitales, o de cómo desea administrar su información, Access puede ser un activo para sus instalaciones.

Si bien las normas federales y estatales indican cronogramas de retención específicos de la PHI y los datos relacionados con internaciones y los negocios, cada documento o archivo que supera esos requisitos debe desecharse de forma segura conforme a otras normas, como HIPAA.

Además, los avances tecnológicos y los ciclos de vida finitos de los dispositivos significan que los discos rígidos de computadoras y equipos médicos también deben desmantelarse eventualmente. La destrucción y el desechado adecuados de estos activos mitigan el riesgo y optimizan los recursos, incluidos el espacio valioso y los gastos presupuestarios.

Con Access, puede destruir y reciclar de forma segura los equipos de computación y de oficina y los registros médicos/de negocios sabiendo que nos aseguraremos de que cumpla con las normativas y minimizaremos sus preocupaciones sobre la seguridad.

Nuestra experiencia general y conocimiento profundo del sector de la atención de la salud nos permiten comprender de forma única sus necesidades como un hospital, laboratorio o instalación médica con visión de futuro. Trabajaremos con usted para diseñar, crear e implementar una solución de administración de registros estratégica y personalizada que cumpla con sus necesidades. Y cuando creemos los programas de Administración de la Información de la Salud (HIM), tomaremos en cuenta la cadena de suministros, las obligaciones de reintegro y los requisitos legales, así como también las formas más eficientes para cerrar la brecha entre los objetivos de retención física y digital.

Como un beneficio adicional para nuestros valiosos clientes de atención médica, también trabajamos con un asesor legal externo que es no sólo un experto líder en HIPAA, sino que también tiene una amplia experiencia dentro de el Sector de la salud. En Access, nuestro objetivo es superar sus expectativaspara que puedas disfrutar los mejores servicios que nos son conocidos por proveer. Contáctanos hoy para más información sobre cómo podemos ayudarle.

REVISIONES COMERCIALES TRIMESTRALES

En Access, somos más que un proveedor de almacenamiento: somos parte de su equipo de administración. Nuestra meta es asegurarnos de que su programa de HIM permanezca vigente conforme a las necesidades comerciales, y crezca con ellas.

Es por eso que, cuando corresponda, compartiremos “prácticas recomendadas” introducidas por otras organizaciones de atención de la salud para garantizar que esté informado sobre cualquier avance importante de prácticas de administración de registros y de productividad.

También acordaremos revisiones trimestrales de los programas diseñados para descubrir áreas de sus procesos comerciales que puedan mejorarse, y para garantizar que el programa cumpla con la normativa. Estas revisiones implican lo siguiente:

Monitoreo de tendencias de actividades.
Validación de cronogramas de retención mediante la revisión de elementos nuevos.
Monitoreo de crecimiento del volumen de almacenamiento por departamento.
Aseguración de la validez de los cronogramas de destrucción seguros.
Uso de servicios STAT.

La información es su activo más valioso. Es nuestra pasión.

¿Está listo para tomar el control del ciclo de vida de su información? Manejamos documentos para más de 30,000 negocios en Norteamérica. Permítanos ayudarlo a manejar el suyo.

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