5 Formas de Ahorrar Dinero Manejando Documentos en Formato Híbrido

Administrar una combinación de documentos en papel y digitales puede ser un dolor de cabeza y muy complicado, pero con un enfoque estratégico, puede ahorrar dinero, mantener un rendimiento a escala y aumentar la productividad de su empresa. A continuación, le indicamos cómo:

1. Optimizar el almacenamiento:

• • Haga de la digitalización una prioridad: identifique los documentos a los que se accede con frecuencia o que legalmente se exige conservar durante períodos prolongados. Digitalícelos para reducir las necesidades de almacenamiento físico.
  • Almacenamiento externo: para los documentos en papel esenciales que debe conservar, considere instalaciones de almacenamiento externas. A menudo, ofrecen soluciones más asequibles que el espacio de oficina principal.
  • Purgar con regularidad: Implemente una política de retención de documentos y destrucción periódica de los documentos en papel innecesarios para liberar espacio y reducir los costos de almacenamiento.

2. Agilizar los procesos:

• • Flujo de trabajo híbrido: Diseñe flujos de trabajo que integren sin problemas los formatos en papel y digitales. Por ejemplo, escanear los documentos en papel entrantes de inmediato y almacenarlos digitalmente, mientras se conservan solo las copias impresas esenciales.
  • Automatizar los procesos: Utilice sistemas de gestión de documentos (DMS) para automatizar tareas como indexación, enrutamiento y archivo. Esto ahorra tiempo y reduce los errores manuales.
  • Centralizar el sistema de almacenaje: Implemente un DMS que permita un acceso sencillo a los metadatos y datos digitales de los documentos físicos. Esto mejora la capacidad de búsqueda y reduce el tiempo dedicado a buscar información.

3. Reducir los costos:

• • Impresión: Fomente la colaboración digital y reduzca la impresión innecesaria. Implemente cuotas o restricciones de impresión para minimizar el uso de papel y tóner.
  • Envío: Para los documentos que deben enviarse físicamente, explore opciones de envío rentables y consolide los envíos siempre que sea posible.
  • Tiempo del personal: Al optimizar los procesos y mejorar el acceso a la información, puede liberar tiempo del personal para tareas más valiosas, lo que reduce los costos laborales.

4. Mejorar la seguridad:

• • Control de acceso: Implemente controles de acceso estrictos para los documentos físicos y digitales para proteger la información confidencial y reducir el riesgo de violaciones de datos.
  • Recuperación ante desastres: Realice copias de seguridad de los documentos digitales con regularidad y tenga un plan para la recuperación de documentos físicos en caso de incendio, inundación u otros desastres.
  • Cumplimiento: Asegúrese de que sus prácticas de gestión de documentos cumplan con las regulaciones pertinentes para evitar multas y problemas legales.

5. Adoptar la nueva tecnología:

• • Almacenamiento en la nube: Considere soluciones seguras de almacenamiento basadas en la nube para documentos digitales. Ofrecen escalabilidad, accesibilidad y, a menudo, costos más bajos que el almacenamiento local.
  • Soluciones de escaneo: invierta en escáneres de alta calidad que puedan digitalizar de manera eficiente documentos en papel e integrarlos con su DMS.
  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): utilice software de OCR para convertir documentos escaneados en texto que se pueda buscar, lo que mejora la accesibilidad y la eficiencia.

Recomendaciones para obtener los mejores resultados para un manejo eficiente de documentos híbridos:

• Evalúe sus necesidades: evalúe sus prácticas actuales de gestión de documentos e identifique áreas de mejora.
• Desarrolle una estrategia: cree una estrategia integral de gestión de documentos que se alinee con sus objetivos comerciales y su presupuesto.
• Capacite a su personal: asegúrese de que sus empleados estén capacitados en los nuevos procesos y tecnologías para maximizar la eficiencia.

Consideraciones De Un Buen Manejo de Documentos Híbridos Durante El 2025

Las nuevas regulaciones o desregulaciones gubernamentales están afectando cada vez más la gestión de documentos híbridos, en particular en lo que respecta a la privacidad, seguridad y accesibilidad de los datos. A continuación, se explica cómo:

1. Privacidad y seguridad de los datos:

• • GDPR, CCPA y otras: estas regulaciones exigen controles estrictos sobre los datos personales, incluida la forma en que se recopilan, almacenan y utilizan. Los sistemas de gestión de documentos híbridos deben garantizar el cumplimiento de los documentos digitales y físicos que contienen dicha información. Esto incluye:
    • Control de acceso: limitar quién puede acceder a datos confidenciales, ya sea un archivo digital o un documento físico en un archivador.
    • Cifrado de datos: proteger los datos digitales en reposo y en tránsito.
    • Políticas de retención: definir cuánto tiempo se pueden conservar los datos y cuándo deben destruirse de forma segura.
    • Pistas de auditoría: mantener registros de quién accedió a qué y cuándo.
    • Regulaciones específicas de la industria: la atención médica (HIPAA), las finanzas (GLBA) y otros sectores tienen sus propias reglas específicas para la gestión de documentos, especialmente en lo que respecta a la información confidencial.

2. Accesibilidad:

• • Cumplimiento de la ADA: las regulaciones como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades requieren que la información sea accesible para las personas con discapacidades. Esto significa:
  • Documentos digitales: usar formatos que puedan leerse con lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia.
  • Documentos físicos: proporcionar formatos alternativos como braille o letra grande cuando se solicite.
  • Iniciativas de gobierno abierto: muchos gobiernos están presionando para lograr una mayor transparencia y acceso público a la información. Esto requiere:
    • Búsqueda y recuperación sencillas: hacer que a los ciudadanos les resulte sencillo encontrar y acceder a los documentos públicos.
    • Formatos digitales: priorizar los documentos digitales para la accesibilidad en línea.

3. Almacenamiento a largo plazo:

• • Requisitos legales: muchos documentos deben conservarse durante períodos específicos debido a obligaciones legales o reglamentarias. Esto incluye registros fiscales, contratos y archivos de personal.
  • Archivado: los sistemas de gestión de documentos híbridos deben tener capacidades de archivo sólidas para garantizar la preservación y recuperación a largo plazo de documentos importantes.
  • Preservación digital: en el caso de los documentos digitales, esto incluye consideraciones como los formatos de archivo, el almacenamiento en medios y la prevención de la obsolescencia.

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Desarrolle Mejores Prácticas Que Se Ajusten a Las Regulaciones:

• Desarrolle una política integral de gestión de documentos: debe describir los procedimientos para manejar documentos físicos y digitales, incluida la privacidad, seguridad, retención y accesibilidad de los datos.
• Implemente un sistema de gestión de documentos (DMS) sólido: un buen DMS puede automatizar muchas tareas de cumplimiento, como el control de acceso, los cronogramas de retención y los registros de auditoría.
• Capacite a los empleados: asegúrese de que todos los miembros del personal comprendan las regulaciones y las políticas de gestión de documentos de su empresa.
• Realice auditorías periódicas: verifique sus sistemas y procesos para asegurarse de que cumplan con los requisitos regulatorios e identifique áreas de mejora.
• Manténgase actualizado: las regulaciones evolucionan constantemente, por lo que es importante mantenerse informado sobre cualquier cambio que pueda afectar sus prácticas de gestión de documentos.

Consideraciones Clave:

1. Enfoque híbrido: cómo gestionar la transición del papel al formato digital y cómo manejar la combinación de formatos de manera eficaz.
2. Seguridad de los datos: proteger la información confidencial del acceso no autorizado, tanto físico como digital.
3. Accesibilidad: garantizar que los documentos sean accesibles para todos, incluidas las personas con discapacidades.
4. Cumplimiento: mantenerse actualizado con las últimas regulaciones y garantizar que sus prácticas de gestión de documentos cumplan con esos requisitos.

Al prestar atención a estos factores e implementar las mejores prácticas, las organizaciones pueden garantizar que sus sistemas híbridos de gestión de documentos sean eficientes y cumplan con las regulaciones gubernamentales actuales. En estos tiempos donde el costo de todo encarece debemos buscar rendimientos a escala que reduzcan los costos por unidad y aumenten la capacidad de producción.

En Access ofrecemos una variedad de servicios del manejo de documentos que se pueden ajustar a la necesidad y presupuesto de cada cliente desde su jurisdicción y manteniendo la gobernanza y privacidad de sus documentos.