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El manejo de documentos es una labor clave dentro de las operaciones de cualquier negocio. Los responsables de crear, recibir y mantener documentos como parte de su labor diaria deben hacerlo de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas. Los procesos dentro del Sistema de Gestión Documental incluyen: planeación (técnica), producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración de los datos.
Es por esta razón que cuando el plan de gestión de documentos de la organización sea llevado a cabo por contratistas externos, es importante garantizar que éstos cumplan con las normas establecidas por los gobiernos y las políticas de la organización.
Diseño e Implementación de Sistemas de Documentos (DIRS) (DISDA)
Tres Requisitos Claves Para Un Buen Plan de Sistema de Gestión de Documentos (SGD)
Diseño – Para el diseño se debe considerar la creación y captura de documentos, es decir una vez creado el documento como se capturarán sus datos. Por ejemplo, usted llega al consultorio médico y como usted cada paciente tiene que proveer su información personal. Hoy en día existen diversidad de formas de capturar esa información. El formato del documento puede ser electrónico o físico.
Documentos físicos: es un deber de toda organización el proteger los documentos físicos. También deben escanear y digitalizar los mismos para compartir la información con múltiples agencias. Por ejemplo, una oficina medica debe digitalizar la información para compartir los servicios brindados con compañías de seguro médico, laboratorios u otros proveedores que necesitan acceso a los datos del paciente para facturar o brindar otros servicios.
Documentos digitales: se deben guardar en una computadora personal, un disco duro externo, un servicio de almacenamiento en la nube o una combinación de estas opciones. Se debe tener en cuenta la seguridad de los lugares que almacenaran los datos, el control de acceso y el termino de retención de la data. Todo dependerá de la jurisdicción en que se alojan los datos y las políticas de la industria en la que se opera.
Organización de documentos: se debe definir los metadatos relevantes para su organización. Se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. Por ejemplo, se pueden usar metadatos como autor, fecha de creación, proyecto, cliente, palabras clave, etc. En adición, se utilizan los metadatos junto con la estructura de carpetas y otros métodos de organización para obtener un sistema de organización de fácil acceso, para la conservación y la automatización del acceso a la información.
Política – Se debe considerar las regulaciones vigentes del manejo y gobernanza de los documentos. El Consejo Internacional de Archivos (por sus siglas en ingles ICA) aprobó el Código de Ética el 6 de Septiembre 1996 en Beijing, China el cual incluye normas de conducta para los archiveros. En el Código de Archivos y Patrimonio Documental de España puedes ver un compendio reciente de los archivos públicos y regulaciones existentes en ese país.
El deber primordial de los archiveros es mantener la integridad de los documentos que están custodiando.
Se debe respetar tanto el acceso como la privacidad según la legislación vigente.
El Consejo Internacional de Archivos se nutre de 11 principios que abarcan todos los aspectos de la gestión de archivos, desde la creación y captura de registros hasta su preservación y acceso. Algunos de los principios clave incluyen:
Los archivos son un patrimonio fundamental de la humanidad.
Los archivos deben gestionarse de manera profesional y responsable.
Los archivos deben ser accesibles a todos.
Los archivos deben preservarse para las generaciones futuras.
El Consejo Internacional de Archivos, celebra anualmente una reunión para hacer frente de manera colectiva a los cambios dentro del campo de los archivos y la gestión documental. Se invitan a los profesionales del sector a participar y proponer nuevas reglas de estandarización para mantener la gestion documental actualizada con las nuevas tendencias y procesos.
Implementación – La implementación del Sistema de Gestión de Documentos (SGD) puede variar según las necesidades y características específicas de cada organización. A continuación, mostramos algunas sugerencias para el uso de herramientas que ayudan a ejecutar el plan de gestión documental:
Invertir en un hardware para el funcionamiento del SGD, como servidores, discos de almacenamiento y redes.
Instalar el software del SGD y configurarlo de acuerdo con los parámetros definidos en la etapa de diseño.
Integrar el SGD con otros sistemas existentes en la organización, como el ERP o el sistema de correo electrónico.
Desarrollar un plan de capacitación para los usuarios del SGD, que incluya la familiarización con el sistema, la creación y gestión de documentos, la búsqueda y consulta de información, y la resolución de problemas comunes.
Impartir cursos de capacitación a los usuarios en función de sus roles y responsabilidades dentro de la organización.
Brindar materiales de apoyo y documentación a los usuarios para facilitar el aprendizaje del sistema.
En Puerto Rico existen varias agencias y organizaciones que desarrollan guías y planeación estratégica para crear un sistema de Gestión Documental de manera personalizada para preservar sus documentos. A continuación, algunos recursos disponibles en línea:
Las operaciones de Access en Puerto Rico cuentan con servicios de almacenaje, escaneo, digitalización y destrucción segura con servicio de recogido y entrega en toda la isla. También le podemos ayudar a desarrollar su Sistema de Gestión Documental personalizado para su negocio siguiendo las políticas vigentes y protegiendo los documentos desde su creación hasta su destrucción.
Access es una empresa de digitalización de documentos con oficinas en EU y Latinoamerica. Nuestro nuevo libro electrónico o eBook Captura Efectiva: La Base de la Gobernanza de la Información y Transformación Digital ofrece unas guías prácticas de cómo manejar la información dentro de un ambiente cambiante usando las tecnologías de punta disponibles.
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