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Hoy, existe un enorme interés global en la digitalización de documentos, impulsado por avances tecnológicos, automatización e inteligencia artificial. La seguridad durante el proceso de manejo de registros y la digitalización es clave para una transición transparente y libre de errores. La automatización durante el proceso de digitalización utilizando los nuevos métodos disponibles agiliza los procesos, pero requieren de una serie de controles nunca antes usados por humanos. En efecto, se desarrollan soluciones al momento de surgir algún contratiempo o necesidad de manera personalizada por lo que dificulta el estandarizar o planear sobre modelos predefinidos. A continuación, algunas recomendaciones que se deben tomar en consideración basada en las necesidades actuales de las diversas empresas e instituciones.
Automatización de la Digitalización Inteligente con el uso de IA
La inteligencia artificial (IA) está revolucionando el proceso de digitalización: los sistemas automatizan la clasificación, indexado y extracción de información de documentos escaneados, facturas, contratos y formularios. Esto reduce drásticamente errores humanos y acelera los tiempos de gestión.
Herramientas de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP, por sus siglas en inglés) utilizan “Machine Learning” y el Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP, por sus siglas en inglés) para leer y entender los textos, incluso manuscritos y el contenido dentro de los formularios complejos.
Proceso de Digitalización Sostenible y Eficiente
Las organizaciones buscan que los procesos de transformación digital que sean eco-amigables y reduzcan el uso de papel. La sostenibilidad es un argumento relevante y bien valorado en la comunicación institucional.
Eliminar archivos físicos permite ahorrar espacio, reducir la huella de carbono y optimizar costes operativos. No se trata solo de reducir el impacto ambiental de la tecnología en sí, sino de utilizar la tecnología para abordar desafíos ambientales y sociales y construir un futuro más sostenible.
La digitalización de documentos y procesos reduce significativamente la dependencia del papel, disminuyendo la deforestación y el consumo de energía asociado a la producción y desecho de papel.
Blockchain, Seguridad y Cumplimiento Normativo
El auge de la digitalización implica mayores desafíos en la gestión segura de la información digital. El enfoque está en la ciberseguridad, el control de acceso y el cumplimiento de normativas (GDPR, FERPA, Basilea III). El segmento de IA aplicada a la gobernanza, ética y privacidad crece a más del 49% cada año, impulsado por la demanda de soluciones para riesgos, cumplimiento y buenas prácticas en el manejo de información.
El uso de blockchain comienza a implementarse en la certificación y verificación de documentos digitales para garantizar autenticidad y trazabilidad. Blockchain es una tecnología que funciona como un registro digital descentralizado, compartido y prácticamente inalterable de transacciones o información. Imagina un libro de contabilidad digital que se almacena en una red de computadoras, donde cada participante tiene una copia idéntica y actualizada en tiempo real.
La información se agrupa en “bloques”, que se enlazan de forma cronológica formando una “cadena de bloques” (blockchain). Una vez que los datos quedan registrados en un bloque y este se añade a la cadena, no pueden modificarse ni eliminarse sin el consenso de la red, lo que hace que el sistema sea altamente seguro y transparente. Este diseño protege contra manipulaciones, elimina intermediarios en transacciones digitales y permite el seguimiento y verificación de cualquier activo, tanto físico como digital, en tiempo real.
El blockchain es una base de datos distribuida que se usa para apoyar la seguridad, transparencia y confianza, transformando la forma en que empresas y personas registran, almacenan y transfieren información o activos. La relación entre blockchain, inteligencia artificial (IA) y la seguridad de los datos es cada vez más estratégica y complementaria. Juntas, estas tecnologías refuerzan los procesos de protección, integridad y transparencia en la gestión y análisis de la información.
Blockchain actúa como un registro inmutable y descentralizado donde cada transacción o modificación de datos queda registrada, lo que dificulta la manipulación y facilita la trazabilidad y autenticidad de la información. Esto resulta fundamental para cumplir con normativas y generar confianza, especialmente en sectores que manejan datos sensibles.
La inteligencia artificial se utiliza para analizar grandes volúmenes de datos almacenados en blockchain y detectar patrones inusuales, fraudes o ciberataques en tiempo real, haciendo posible la respuesta proactiva ante amenazas y la automatización de la protección. Cuando IA y blockchain trabajan conjuntamente, se potencian mutuamente:
La tecnología de blockchain aporta una base de datos sobre la cual la IA puede trabajar con la certeza de que los datos no han sido manipulados.
La IA añade capacidad de detección avanzada de riesgos, análisis predictivo y automatización de controles, mejorando la seguridad global del entorno digital.
Además, almacenar las “decisiones” o inferencias de la IA en blockchain genera un historial auditable y transparente, facilitando la “IA explicable” y el cumplimiento regulatorio en la toma de decisiones automatizadas.
En campos como la protección de datos personales, se utilizan técnicas como cifrado homomórfico, aprendizaje federado y desidentificación, lo que permite aprovechar los datos para entrenamiento y toma de decisiones de IA sin comprometer la privacidad individual. Aquí, blockchain aporta garantía de transparencia y gestión descentralizada, y la IA optimiza el procesamiento seguro.
En resumen, el blockchain ofrece otra capa para apoyar la integridad y transparencia de los datos, mientras la IA dinamiza su protección, monitoreo y uso eficiente, logrando ecosistemas digitales más confiables y resilientes frente a ciber amenazas.
Manejo de Registros, Almacenaje En La Nube y Accesibilidad Móvil
La gestión documental basada en la nube es una tendencia en crecimiento. Permite acceso remoto seguro, colaboración en tiempo real y escalabilidad sin grandes inversiones en infraestructura propia.
Las aplicaciones móviles y la compatibilidad multi-dispositivo posibilitan trabajar y firmar documentos digitalmente desde cualquier lugar.
Automatización de Flujos y Firma Digital
La automatización de flujos de trabajo durante procesos como la digitalización convierte procesos rutinarios en operaciones rápidas, auditables y sin intervención humana manual.
El uso de firmas electrónicas y APIs de eSignature está estandarizado en trámites legales, bancarios, recursos humanos y administración pública, generando entornos “paperless” totalmente legales.
Aplicaciones de Manejo de Registros en Sectores Clave
Sector de la Salud: Expedientes médicos digitales, integración de IA para reconocimiento y análisis de registros clínicos. El archivado de datos de HCE consiste en trasladar registros inactivos de sistemas heredados que contienen conjuntos de datos secuenciados por clave a un sistema de almacenamiento a largo plazo. Es un aspecto importante de la estrategia de retención de datos a largo plazo para las organizaciones sanitarias. Los datos archivados suelen almacenarse en un sistema adecuado, donde los proveedores de atención médica y otros servicios pueden buscarlos y acceder a ellos fácilmente cuando lo necesiten. Nuestra aplicación Fovea EHR Archive es una aplicación SaaS segura y multiusuario, desarrollada por nuestro equipo en Triyam, una empresa de Access, que archiva datos de sistemas heredados de EHR, EMR, ERP, empresariales, financieros y de facturación, entre otros. Fovea puede alojarse internamente, en instalaciones locales o en la nube con Microsoft Azure, y cuenta con certificación HIPAA y SOC2.
Sector de las Finanzas y Aseguradoras: En este sector se trabaja mucho la validación automática de documentos, prevención de fraudes y agilidad durante el proceso de onboarding. Las instituciones financieras y agencias aseguradoras son responsables de grandes volúmenes de activos físicos y digitales relacionados con las inversiones y transacciones monetarias de sus clientes. Por ello, empresas y consumidores confían en que sus bancos, aseguradoras, cooperativas de crédito, casas de bolsa y minoristas seleccionados mantengan la confidencialidad y seguridad de su información, a la vez que cumplen con las regulaciones estatales y federales. Incumplir esta normativa puede resultar en la pérdida de confianza del cliente, daños a la reputación, multas y sanciones regulatorias, lo que hace necesario el estricto cumplimiento de políticas rigurosas de gestión de registros.
Sector del Manejo de Inventario y Documentos Especiales: Automatización documental en cadenas de suministro y control de calidad en múltiples formatos es un reto. En Access almacenamos desde cintas magnéticas, radiografías, películas históricas, fotografías e incluso muestras de núcleos subterráneos en bóvedas de acceso seguro y ubicaciones de almacenamiento especializadas.
Seguridad de la Información Durante el Proceso de Digitalización
La digitalización de documentos transforma la gestión empresarial, pero expone la información a vulnerabilidades significativas. Integrar nuevas tecnologías como la inteligencia artificial requiere de prácticas robustas de seguridad para proteger datos desde la captura hasta su destrucción. A continuación, algunas recomendaciones concretas sobre seguridad del manejo de los documentos durante el proceso de digitalización:
Seguridad en Cada Etapa del Ciclo de Vida de los Datos
Políticas claras de retención, destrucción certificada y registro completo del ciclo documental
Guía Para Administradores de Registros Firmas Electrónicas y Cumplimiento en Estados Unidos y Canadá
Descargue la Guía del Administrador de Registros sobre Firmas Electrónicas y Cumplimiento en EE. UU. y Canadá para comprender mejor las regulaciones clave y los requisitos de retención relacionados con los registros firmados electrónicamente.
Cifrado de Datos: Utiliza cifrado robusto tanto en reposo como en tránsito (AES-256 o superior), especialmente en archivos PDF y documentos críticos.
Controles de Acceso Granulares: Implementa sistemas de gestión de identidades y acceso (IAM), autenticación multifactorial y define roles precisos para cada usuario.
Protocolos de Digitalización Segura: Crea flujos de trabajo estandarizados: cada documento escaneado debe ser auditado y clasificado según su nivel de confidencialidad.
Supervisión y Monitoreo Activo: Aplica herramientas de inteligencia artificial para detectar comportamientos anómalos en el acceso y modificaciones de documentos, activando alertas en tiempo real.
Copias de Seguridad y Plan de Recuperación: Programa backups automáticos y pruebas periódicas de restauración en entornos separados, usando soluciones en la nube.
Formación y Concienciación del Personal: Capacita al equipo interno sobre buenas prácticas, manejo de incidentes y riesgos más frecuentes como phishing, ingeniería social o errores operativos.
Cumplimiento Normativo y Auditoría
Actualiza procesos para cumplir con normativas internacionales como GDPR, HIPAA, SOX o las específicas del sector donde sus negocios operan.
Realiza auditorías periódicas que acompañen la gestión documental, identificando riesgos y trazabilidad completa del ciclo de vida de los datos.
Inteligencia Artificial y Seguridad
La IA no solo acelera el procesamiento de documentos, sino que puede:
Clasificar y etiquetar información sensible automáticamente.
Detectar patrones de uso atípicos o intentos de acceso no autorizados.
Sugerir alertas sobre la necesidad de renovar permisos o eliminar datos que han cumplido su ciclo de vida.
Ventaja Competitiva De Digitalizar Con Access Corp
Diferenciarse con procesos seguros y auditables no solo mitiga riesgos, sino que fortalece la reputación y la confianza de los clientes. Implementar estas recomendaciones, junto con las tecnologías más modernas y regulaciones del sector disponibles en Access Corp coloca a su empresa a la vanguardia del manejo seguro e inteligente de información.
Digitalizar no es solo modernizar: es proteger el activo más valioso de tu empresa —la información. ¿Tu proceso actual es seguro? Ahora es el momento de evaluarlo. Adoptar una estrategia integral y proactiva de seguridad convierte la digitalización en una oportunidad, no en una amenaza, desde el primer escaneo hasta la destrucción final.
Cómo Access Le Puede Ayudar
Si ha estado pensando en hacer que su organización sea más digital y al mismo tiempo garantizar la seguridad y privacidad de los manejos de sus documentos, ¡Access podría ser la solución! Comuníquese con uno de nuestros representantes para acordar una cita.
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