Comprensión de las Mejores Prácticas de Gobierno de la Información

El Día Mundial de la Gobernanza de la Información (GIGD) se celebra cada febrero y crea conciencia sobre la importancia de la gobernanza de la información (IG) en el mundo cada vez más digital de hoy. El día destaca los procesos, las tecnologías y las personas que abordan el uso, el valor y la seguridad de la información.

A medida que la información continúa creándose a un ritmo acelerado y más organizaciones adoptan nuevas tecnologías, es imperativo que las empresas comprendan la importancia de IG en términos de crecimiento y éxito a largo plazo. IG es una disciplina que evoluciona continuamente y, por lo tanto, las mejores prácticas aún se están configurando y refinando. En honor a GIGD, le compartimos las cinco claves para una estrategia de IG efectiva y segura.

Su Información Es un Activo

El gobierno de la información es, simplemente, la gestión de la información de una organización. Esto incluye toda la información creada dentro de una empresa, desde archivos de empleados y registros de cuentas por pagar hasta liderazgo intelectual, sitios web, datos de clientes, correos electrónicos, publicaciones en redes sociales y más. IG abarca las diversas políticas, procedimientos, estructuras y procesos que las organizaciones deben cumplir al crear, administrar y compartir información.

Con 2.5 quintillones de bytes de datos creados cada día y las violaciones de datos ya no son una pregunta de “si” sino de “cuándo” para las organizaciones, las empresas que aún tienen que implementar una política de IG no pueden postergarlo más. La IG estratégica no solo protegerá mejor a su empresa de ser violada, sino que también mejorará la productividad y aumentará la eficiencia en toda la organización. Para aquellos que ya tienen una política de IG, es esencial monitorear y evaluar regularmente los procedimientos establecidos para garantizar que aborden todo tipo de información creada por la empresa.

El Propósito de la Gobernanza de la Información

Dado que su organización es única, enfrentará desafíos y objetivos que son específicos de su negocio. En ese sentido, no existe un enfoque de “talla única” cuando se trata de un programa IG eficaz. Sin embargo, existen ciertas mejores prácticas que son comunes a todos los programas.

El primer paso para desarrollar una política sólida de gobierno de la información es identificar conjuntos de información clave que sean relevantes para su organización. Una vez que se realizan las inversiones en IG, los programas deben ser monitoreados tanto para el éxito como para el cumplimiento. Las siguientes mejores prácticas respaldarán la aplicación y se pueden ajustar para satisfacer las necesidades de su negocio.

• Garantice el apoyo multifuncional: el patrocinio debe provenir de los principales líderes de la empresa para ayudar a garantizar el apoyo de todas las partes interesadas. Esto significa que varios departamentos, incluido el legal y el de Sistemas de Información, deben trabajar juntos para coordinar las iniciativas de su empresa.
• Maneje el cambio: en IG, el cumplimiento es imperativo. Debe haber un alto nivel de autoridad y la mejora de procesos debe tratarse como un viaje, uno que se gestiona de manera efectiva y permite el cambio. Al implementar un nuevo programa, asegure un patrocinador ejecutivo a nivel de la alta dirección.
• Desarrolle programas de capacitación: cuando comience una nueva iniciativa de IG, los programas de capacitación serán fundamentales. La capacitación debe ser obligatoria para todos dentro de la organización. Los programas deben crearse teniendo en cuenta las necesidades específicas de su empresa, centrándose en el contexto de los entornos de trabajo de los usuarios.
• Programe reuniones procesables: su consejo de IG o equipo multifuncional debe reunirse regularmente (al menos trimestralmente) para evaluar los informes de rendimiento, el uso de nuevas tecnologías, las preocupaciones presupuestarias y los cambios en la administración. Las estrategias deben modificarse en función de la información presentada en estas reuniones.
• Apóyese en el soporte de la tecnología : aunque es importante mantenerse activo, debe haber algún nivel de automatización durante cada etapa del ciclo de vida de un programa de IG. Esto incluirá análisis de datos y herramientas de clasificación automatizadas. Si es posible, considere automatizar la detección de incumplimiento y el monitoreo de autoevaluación.

Ya sea que su organización recién comience a desarrollar una política clara de IG o que esté reevaluando los procedimientos actuales, estas mejores prácticas lo ayudarán a lograr los objetivos de su organización y proteger su información comercial crítica.