La administración de la información es una tarea cada vez más desafiadora. Muchas empresas producen y reúnen más y más datos y actúan en ambientes regulatorios en constante cambio. Con ello, la correcta administración de la información ofrece la posibilidad de que la empresa obtenga ventajas competitivas, entendiendo mejor todo el escenario económico y manteniendo la solidez de la marca.
Crear e implantar una estrategia de administración de la información requiere mucho cuidado y algunos pasos pueden ayudar a su empresa a alcanzar sus metas. Vea cómo mejorar la administración de la información:
Foco en la gobernanza de los datos
La gobernanza de los datos incluye todas las reglas y procesos que la organización precisa cumplir en relación a la información contenidas en un documento, empezando por su creación, pasando por su administración y compartido, hasta llegar a una destrucción segura. Mientras la administración de la información aborda el ciclo de vida de un documento, la gobernanza de los datos adopta una visión más amplia, garantizando que toda la información generada por los documentos esté alineada con las metas de la organización. Una estrategia eficiente de gobernanza involucra a toda la empresa, asegurando que todos los empleados conozcan y sigan los procedimientos apropiados para crear y administrar información comercial.
Incentive el comprometimiento
El éxito de una estrategia de administración de la información está vinculado al comprometimiento de toda la organización, incluyendo todos los niveles, desde la dirección, gerencia y demás empleados. Para garantizar la adhesión a los objetivos de la empresa, es importante indicar a una persona o a un comité para evaluar y mejorar todo el proceso, incluyendo a representantes de cada departamento. Aproveche la experticia de la empresa aliada en la administración de la información en la auditoría de los datos y en la creación de una estrategia de alcance para la generación, administración y destrucción de los datos.
Este comité también debe acompañar los cambios de las reglas y reglamentos, compartiendo esta información con los demás empleados, ofreciendo un entrenamiento continuo sobre las mejores prácticas.
Implante un cronograma de retención de los registros
Basado en requisitos legales y regulatorios, como también en las necesidades operacionales de la empresa, el cronograma de retención de los registros apunta por cuánto tiempo un determinado documento debe quedar almacenado para garantizar la conformidad.
Muchas empresas no adoptan esta práctica, por miedo a que un día puedan precisar el documento que fue descartado, pero mantener esta información más allá del período de retención no solo es caro, sino que también representa un riesgo para la empresa.
Además de tiempo y dinero, la custodia de documentos tras el término del plazo se puede convertir en un problema si dicha información queda expuesta después de un filtrado de datos o litigio. Un cronograma de retención permite que las empresas organicen, administren y recuperen con más eficiencia la información, ahorrando tiempo, dinero, y asegurando la conformidad.
Tras el plazo de custodia estipulado por ley, auditorías o cuestiones judiciales, toda la información se debe destruir, con seguridad, lo más rápido posible.
Documente las políticas de administración de la información
Todos los empleados deben tener acceso a los procedimientos que forman parte de la política de administración de la información, con reglas claras sobre todo el ciclo de vida de un documento. La política de administración de la información debe contener:
- Papel y responsabilidad de los empleados
- Ciclo de vida del documento
- Propiedad de los registros
- Auditorías
- Cuestiones legales
- Control de acceso y de compartido
- Custodia de los registros
- Entrenamiento en mejores prácticas
La política de administración de la información debe estar accesible a todos los empleados y, también, debe ser compartida por toda la organización. El sector de RRHH tiene un papel fundamental en la diseminación del conocimiento sobre las mejores prácticas, organizando un calendario de entrenamiento.
Compartido seguro
En caso de haber una auditoría, cuestiones legales o inclusive para el día a día de la empresa, los empleados deben tener acceso a los documentos cuando así lo precisen, como también poder compartirlos con auditores externos, por ejemplo, si es necesario, de forma segura.
A pesar de los riesgos asociados al envío por email de datos confidenciales – la información puede ser violada, impresa o copiadas – casi el 50% de los líderes de negocios admite que ya usaron sus contas personales de email para compartir datos corporativos.
Los empleados tienen que contar con procesos seguros para el compartido de dicha información, rastreando cuándo y quién accedió a cada documento, y si fue realizado algún cambio, de acuerdo con el nivel de autorización determinado por la clave de acceso.
Conozca cómo puede ayudar Access a su empresa a tener las mejores prácticas de administración de la información.